Es mucho más fácil para ti tener una idea del flujo de una tarea o proyecto usando una herramienta que describa visualmente este flujo. Para tener esto, necesita una plantilla de mapa de procesos, que es muy común en muchas organizaciones para planificar y administrar proyectos .
Plantillas de mapas de procesos
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¿Qué es el mapeo de procesos de negocio?
Una parte integral de la gestión de procesos empresariales es el uso de una plantilla de mapa de procesos. Este es un marco utilizado en la creación de representaciones visuales de procesos de trabajo dentro de su organización.
Con ejemplos de mapeo de procesamiento, puede demostrar la relación entre las entradas y los pasos que producen un servicio o producto final. Este proceso de documentación generalmente se refiere a:
- Lo que hace tu negocio.
- Por qué su negocio hace lo que hace.
- ¿Cuál es el estándar de éxito de su empresa?
- Quién es responsable.
- Dónde y cuándo ocurren los diversos pasos.
El uso del mapeo de procesos promueve la transparencia para quienes laboran en su empresa y como importante, para todos los stakeholders, en especial los involucrados en la misma.
Plantillas de flujos de proceso
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¿Por qué necesita una plantilla de mapa de procesos?
Uno de los principales objetivos de utilizar una plantilla de mapa de procesos es la mejora de la eficiencia en su negocio. Estos son algunos de los beneficios de usar plantillas de mapeo de procesos comerciales:
- Para proporcionarle información sobre un determinado proceso.
- Ayudar a los equipos a generar ideas y mejorar los procesos.
- Para mejorar la comunicación.
- Para proporcionar documentación para sus procesos.
Además, el uso de plantillas de flujos de procesos también puede identificar repeticiones, demoras y cuellos de botella al tiempo que define la propiedad del proceso, los límites del proceso, las métricas del proceso y las responsabilidades del proceso.
Incluso puede utilizar el mapeo de procesos para la gestión de residuos, agilizar los procesos de trabajo y mejorar la comprensión. Con él, puede comunicar visualmente los detalles importantes de un proceso en lugar de escribir instrucciones extensas. Aquí hay algunos otros usos de esta plantilla:
- Para aumentar su comprensión de un determinado proceso.
- Analizar cómo se puede mejorar un proceso.
- Para mostrar cómo hacer un proceso a otros.
- Mejorar la comunicación entre individuos involucrados en el mismo proceso.
- Para planificar tus proyectos .
Puede utilizar mapas de procesos para simplificar sus proyectos y ahorrar tiempo, ya que pueden:
- Crea y acelera el diseño de tu proyecto.
- Proporcionarle una comunicación visual eficaz de información, datos e ideas.
- Ayudarlo con la toma de decisiones y la resolución de problemas.
- Para identificar problemas y posibles soluciones.
- Mostrar secuencias y conexiones completas.
- Muestra todo el proceso de principio a fin.
- Muestre procesos que divida en pasos y luego use símbolos fáciles de seguir.
Con un mapa de procesos, puede comprender las características de un proceso que, a su vez, puede ayudarlo a crear datos útiles que puede usar para resolver problemas. Con estos mapas, puede hacer preguntas relevantes estratégicamente para ayudarlo a mejorar un determinado proceso.
Ejemplos de mapeo de procesamiento
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Tipos de plantillas de mapas de procesos
Aquí hay una lista de los diferentes tipos de ejemplos de mapeo de procesamiento junto con una breve descripción de cada uno y cuándo puede usarlos:
- Diagrama de flujo básico
Quizás la plantilla de mapa de proceso más conocida, este es un mapa simple que brinda una visualización de los pasos en un proceso, incluidas las salidas y entradas. Puede usar esto para:
Planificar nuevos proyectos
Documentar y modelar un proceso.
Resolver problemas.
Ayude a los equipos a expresar sus ideas de manera más efectiva.
Administrar y analizar flujos de trabajo. - Mapas de procesos de alto nivel
Esta plantilla de diagrama de procesos muestra las actividades principales de un determinado proceso. No proporciona muchos detalles sobre los ciclos de trabajo, los puntos de decisión, los roles involucrados y otra información. Puede usar esto para:
Definir y diseñar procesos comerciales.
Identificar los detalles y pasos más importantes de un determinado proceso. - Mapa detallado del proceso
Muestra una versión detallada de un proceso. El mapa contiene todos los detalles de los subprocesos. Puede usar esto para:
Proporcionar todos los detalles relacionados con cada uno de los pasos del proceso.
Documentar los puntos de decisión dentro de un determinado proceso. - Diagrama de flujo de funciones cruzadas
Muestra las relaciones entre las unidades funcionales y los pasos del proceso . Puede utilizarlo para:
Identificar los roles más importantes responsables del proceso y cómo se relacionan entre sí.
Resalte cómo fluyen los procesos a través de los límites de su empresa.
Identifique posibles redundancias de procesos, fallas, demoras, inspección excesiva, reelaboración y más. - SIPOC
Este mapa muestra los elementos clave de un proceso que incluye Entradas, Proveedores, Procesos, Clientes y Salidas. Puede usar esto para:
Identificar los elementos más importantes de un proceso antes de crear un mapa más detallado.
Definir el alcance de un proceso complejo.
Uso en la fase de Medición de la metodología DMAIC. - Value Stream Map
Esto le ayuda a visualizar el flujo de información y materiales necesarios para llevar su producto al consumidor. Puede usar esto para:
Registrar mediciones de las salidas y entradas de cada paso del proceso.
Identificar los residuos entre y dentro de los procesos.
Analizar, documentar y mejorar el flujo de materiales e información.
Obtenga información sobre el flujo del proceso y la toma de decisiones.
Identifique dónde enfocar sus subproyectos o proyectos en el futuro.
Plantillas de diagramas de proceso
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¿Cómo creo un mapa de procesos?
Solo hay unos pocos pasos que puede seguir para desarrollar una plantilla de mapa de procesos efectiva que lo ayude a facilitar las mejoras en sus procesos comerciales. Los pasos para desarrollar una plantilla de mapeo de procesos comerciales son:
- Elija un proceso
Primero debe identificar la razón por la que necesita crear un mapa de procesos. ¿Es porque su proceso actual no está funcionando bien? ¿Necesita planificar un nuevo servicio? ¿Necesita aumentar el valor derivado de un determinado proceso?
Identifique el inicio, refiriéndose a los eventos que crearon la demanda del mapa del proceso y el desencadenante detrás del proceso. Debe definir de forma única el fin, que incluye las condiciones o parámetros para satisfacer la demanda.
También el último paso, debe crear un documento que contenga información sobre los detalles del proceso específico, las expectativas de los accionistas, los problemas comerciales, el alcance del proceso y los objetivos comerciales. - Identificar el alcance de cada paso del proceso
Debe observar todo el proceso y recopilar información y datos. Esta recopilación de datos y observaciones debe estar debidamente documentada. Es importante identificar todos los parámetros involucrados en el proceso, como los proveedores, la maquinaria y más.
Además, también es fundamental identificar y luego verificar las entradas y salidas involucradas en el proceso. Puede lograr esto a través de una lluvia de ideas efectiva, instrucciones de trabajo, estándares de la industria y la experiencia de sus gerentes y operadores. - Planifique y luego programe sus recursos
Debe identificar los sistemas involucrados en el proceso. Para esto, debe cambiar su mentalidad de funcional a orientada al proceso mientras diseña el mapa. Puede lograr esto concentrándose en los roles en lugar de los trabajos. Debe basar la programación adecuada de las tareas involucradas, las personas involucradas y el tiempo estimado que necesitan para completar, en los roles y sistemas. - Elija su técnica de mapeo
El siguiente paso en el proceso es elegir una técnica de mapeo, como un diagrama de flujo de implementación o un diagrama de flujo de proceso. Después de elegir, puede planificar el proceso de realizar entrevistas con personas individuales y grupos focales. También es un acierto revisar su mapa de procesos anterior para comprender los organigramas anteriores , las descripciones de puestos y los esfuerzos de mapeo. - Realizar entrevistas
Debe planificar y luego realizar entrevistas en la secuencia de roles tal como los ha establecido en el mapa de procesos. Asegúrese de explicar el objetivo, el propósito y el alcance de estas entrevistas, incluidos los mapas del proceso, a los participantes para que pueda obtener resultados efectivos.
Al realizar las entrevistas, es fundamental establecer e identificar los roles, las tareas de entrada, las tareas de salida, las tareas realizadas, las decisiones y los vínculos con otros procesos. Cada decisión y tarea debe identificarse de forma única en este paso. - Realice el proceso tal
cual.
Proporcione una breve descripción de las actividades que transformaron las entradas en salidas. Es hora de mapear el proceso sin tener en cuenta el llamado «según el procedimiento operativo estándar» o «debería ser un proceso». Algunos de los puntos que debe tomar en consideración son:
Las principales actividades involucradas en el proceso.
La fuente de aprobaciones y decisiones de un determinado paso antes de pasar al siguiente paso.
Las áreas donde ocurren varios métodos.
Las causas del trabajo extra, los desperdicios y los cuellos de botella.
Los factores que impiden que los miembros del proceso se desempeñen de manera eficiente y eficaz.
Debe enumerar todos los pasos del proceso y luego unirlos cuidadosamente con sus respectivos roles. Asegúrese de asignar los símbolos de diagrama de flujo apropiados. Además, revise su mapa de procesos para asegurarse de que tenga el flujo correcto.
- Analizar, evaluar y aprobar
Para reiterar, debe revisar minuciosamente su diagrama de flujo para ver si tiene retrasos, redundancias, roles ambiguos, pasos innecesarios, tiempo de ciclo, flujos de actividad repetidos, lapso de actividad, bucles de reelaboración y cuellos de botella. Después de esto, es necesario evaluar el rendimiento del proceso. Para hacer esto, puede usar una de las siguientes herramientas:
Diagrama de causa y efecto Gráficos de
Pareto
Modelado
de procesos Gráficos de comportamiento de procesos
Simulación
Finalmente, después de que todas las partes interesadas realicen una revisión final, puede completar su plantilla de mapeo de flujo de trabajo. Luego, debe colocar sus firmas junto con otras personas autorizadas.
