50 plantillas gratuitas de seguimiento de proyectos múltiples [Excel y Word]

Hacer un seguimiento de varios proyectos puede ser un desafío. Pero si tiene una plantilla de seguimiento de varios proyectos, puede ayudar a que la tarea sea más manejable. Con esta plantilla, puede administrar sus proyectos usando un solo archivo. En este artículo, repasaremos todo lo que necesita saber sobre las plantillas o hojas de cálculo de gestión de proyectos múltiples.

Múltiples plantillas de seguimiento de proyectos

¿Por qué debería usar una plantilla de seguimiento de múltiples proyectos?

La forma más fácil de hacer una plantilla es usando Microsoft Excel. Una plantilla de gestión de proyectos de Excel puede ser una herramienta muy eficaz, especialmente cuando necesita gestionar una serie de proyectos, ya sean simples o complejos, grandes o pequeños. Algunas personas creen que solo necesita una plantilla de plan de proyecto de Excel si se trata de proyectos grandes y elaborados .

Pero la verdad es que puede utilizar una plantilla de este tipo en cada proyecto, sin importar cuán pequeños sean sus proyectos. Este documento lo ayudará a mantenerse más organizado, por lo tanto, le dará una cosa menos de qué preocuparse.

Una plantilla de seguimiento de múltiples proyectos puede ser muy útil en todas las diferentes fases de sus proyectos . La plantilla le proporcionará un lugar para guardar toda la información importante sobre su proyecto. Es de fácil acceso e incluso puede compartirlo con todo su equipo para mantenerlos actualizados. La mejor parte es que, después de hacer su propia plantilla o usar la que hemos hecho para usted, puede seguir reutilizándola cada vez que tenga muchos proyectos que necesiten manejarse.

Plantillas de gestión de proyectos de Excel

Tipos comunes de plantillas de seguimiento de múltiples proyectos

Si planea usar una plantilla de seguimiento de múltiples proyectos, debe saber que hay diferentes tipos entre los que puede elegir. Cada tipo de plantilla de plan de proyecto de Excel se adapta a diferentes tipos de proyectos . Por lo tanto, necesita saber qué plantilla usar para cada situación. Estos son algunos de los tipos más comunes de plantillas de seguimiento de múltiples proyectos de Excel para usar:

plan de proyecto ágil

La base para este tipo de hoja de cálculo de gestión de proyectos son las características de los proyectos. Con él, puede proporcionar estimaciones de cuánto durará la entrega de cada función sin agregar demasiados detalles sobre el proceso de entrega en sí. En esta plantilla, puede agrupar proyectos que tienen características similares en categorías. Después de desarrollar este tipo de plantilla, una persona debe seguir actualizando la información según sea necesario.

Un plan de proyecto ágil incluye las tareas de los proyectos, las personas responsables de esas tareas, las fechas de inicio, las fechas de finalización y el estado de cada tarea.

Gráfico de gantt

Esta es una de las plantillas disponibles más utilizadas. En este tipo, puede incluir los nombres de las tareas, las fechas de inicio, las fechas de finalización y la duración de esas tareas. Luego, transformaría toda esta información en un gráfico de barras horizontales. Con un diagrama de Gantt , es rápido y fácil visualizar los niveles de prioridad de las tareas y averiguar cuáles de ellas dependen unas de otras. Esto es especialmente efectivo cuando se trata de un proyecto elaborado con muchas características.

Con el software adecuado, incluso puede utilizar un diagrama de Gantt interactivo. Con dicho software, puede personalizar el gráfico utilizando diferentes símbolos y colores para que sea más detallado y fácil de entender. Puede utilizar el formato condicional y otras características para resaltar las partes importantes de sus proyectos.

Al igual que los otros tipos de plantillas, un diagrama de Gantt le permite mantener toda la información sobre sus proyectos en un solo lugar. Después de compartir el documento con los demás miembros de tu equipo, todos conocerán todos los detalles de los proyectos y las tareas más importantes.

Este tipo de plantilla es especialmente útil cuando administra un gran proyecto, ya que lo ayudará a mantener todo organizado y bajo control. Ya sea que use un software simple para hacer el gráfico o uno que tenga muchas funciones, un diagrama de Gantt hará que la gestión de proyectos sea más simple y fácil.

Rastreador de problemas

Cuando se trata de varios proyectos, siempre existe la posibilidad de que algunos problemas pasen desapercibidos. Por naturaleza, la mayoría de los proyectos vienen con riesgos ocultos. Por ejemplo, es posible que no haya definido el alcance, que tenga dependencias imprecisas y más. Entonces, sus efectos solo salen a la luz en momentos cruciales cuando se vuelven imposibles de manejar.

Puede evitar que esto suceda creando una plantilla de seguimiento de problemas. La clave para lidiar con los riesgos es identificarlos desde el principio para estar preparado para enfrentarlos. De esa manera, hay muy pocas posibilidades de que afecten los presupuestos o los plazos de sus proyectos.

Un rastreador de problemas puede ser uno de los documentos que usa para el seguimiento o la gestión de proyectos. Tal plantilla le permite identificar cualquier problema rápidamente y asignar a alguien para que los resuelva tan pronto como surjan. Esta plantilla es muy útil, especialmente cuando se trata de proyectos medianos o grandes que implican varias modificaciones.

presupuesto de proyectos

Gestionar más de un proyecto puede afectar a su empresa, especialmente si no piensa en el presupuesto. Esta es una de las partes más importantes de la gestión de proyectos. Sin un presupuesto, no tendrá dinero para gastar en materiales, mano de obra y otros costos.

El uso de una plantilla de presupuesto de proyectos para sus diferentes proyectos lo ayudará a mantener la diligencia en términos de gastos. También informará a todos los involucrados en el proyecto si todavía tiene dinero de sobra. Tal plantilla es muy útil sin importar cuántos proyectos tenga y sin importar cuáles sean sus tamaños.

Línea de tiempo del proyecto

Una línea de tiempo es otra herramienta importante, especialmente si está administrando varios proyectos. Esto le permitirá visualizar mejor sus proyectos de una manera fácil de entender. En la plantilla de línea de tiempo , puede realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos, identificar posibles fuentes o causas de retrasos, realizar un seguimiento de cuánto tiempo tomaría cada tarea de sus proyectos y más.

Al igual que la plantilla de presupuesto, puede usar este tipo para proyectos de diferentes tamaños. Es especialmente efectivo si está administrando diferentes proyectos que tienen diferentes recursos. De esa manera, sabrá exactamente cómo distribuir su tiempo para terminar todo. Incluso puede mostrárselo a los inversores o partes interesadas de sus proyectos para darles una idea de cuándo logrará todo.

Lista de quehaceres

Si está administrando varios proyectos, necesita conocer todas las tareas involucradas en su finalización. Puede hacerlo utilizando un tipo de lista de tareas pendientes de una plantilla de seguimiento de varios proyectos. Haz una lista de todas las tareas según su nivel de prioridad para que puedas concentrarte más en las tareas más relevantes. Puede crear esta plantilla para que sea tan específica o detallada como desee. Hacer esto le dará una mejor idea de qué tareas hacer primero y cuáles puede retrasar si es necesario.

Puedes crear los diferentes tipos de plantillas por tu cuenta o descargar la que necesites desde aquí. Luego puede comenzar a personalizarlo agregando toda la información relevante sobre sus proyectos. ¡Después de eso, puede comenzar a administrar sus tareas con facilidad!

Plantillas de plan de proyecto de Excel

Uso de una plantilla de seguimiento de múltiples proyectos en Microsoft Excel

Como se mencionó anteriormente, uno de los software más utilizados para crear plantillas para el seguimiento de proyectos es Microsoft Excel. Una plantilla de seguimiento de múltiples proyectos de Excel mantendrá toda la información organizada y fácil de encontrar. Por supuesto, debe saber cómo crear y usar una plantilla de este tipo en Excel para que su trabajo sea más fácil en lugar de complicado. Aquí hay algunos tips para ayudarte:

• Ya sea que esté creando la plantilla por su cuenta o descargándola, lo primero que debe hacer es comenzar con una lista. De esa manera, sabrá qué proyectos incorporar en su plantilla junto con la información relacionada con esos proyectos.
• Lo siguiente que debe hacer es establecer los objetivos de sus proyectos . Proporcione declaraciones para sus proyectos también para hacerlos más específicos.
• Ahora puede comenzar a crear su plantilla de gestión de proyectos de Excel. Puede descargar esta plantilla o crear una por su cuenta.
• Comience a agregar sus proyectos y haga una lista de las tareas que necesita realizar para ellos ordenadas por prioridad. Sería muy útil agregar las fechas de inicio y finalización previstas para sus proyectos.
• Al agregar tareas, es importante diferenciar las más importantes de las menos importantes.
• Si está trabajando con un equipo, hable sobre cómo funcionan las tareas y cuánto tiempo deben tardar en completarse. Luego asigna las diferentes tareas a los miembros de tu equipo.
• Después de ingresar toda la información relevante, asegúrese de guardar su documento con un nombre de archivo único. Utilice este documento para realizar un seguimiento de sus proyectos y su progreso.

Una vez que haya comenzado con sus proyectos y las tareas dentro de ellos, puede volver a la plantilla que ha creado. Úselo como referencia o guía para asegurarse de no dejar ninguna tarea sin hacer o sin completar. Cuando haya terminado todo, guarde la plantilla en un archivo y utilícela como referencia para sus proyectos futuros.

Hojas de cálculo de gestión de proyectos