48 plantillas de plan de proyecto profesional [Excel, Word, PDF]

Sin un plan de proyecto bien desarrollado, no es posible ejecutar con éxito un proyecto. Entonces, ¿qué es un plan de proyecto? Un plan de proyecto es la planificación escrita del proyecto. En términos simples, un plan de proyecto es la versión grabada de la planificación de su proyecto.

Puede tener una mejor idea de esto mirando una plantilla de plan de proyecto. Entonces, ¿qué abarca la planificación de proyectos? Vamos a ver.

Plantillas de plan de proyecto

Comprender la planificación de proyectos

Al mirar una plantilla de plan de proyecto, puede descifrar fácilmente lo que abarca la planificación del proyecto. Sin embargo, la comprensión de la planificación del proyecto y las cosas que abarca sigue siendo importante. ¿Qué es la planificación de proyectos? Las formas de completar un proyecto dentro de un período de tiempo específico junto con los recursos designados y las etapas definidas son lo que revela la planificación del proyecto. Básicamente, la planificación de proyectos abarca:

• Estableciendo objetivos
• Identificación de entregables
• Planificación de horarios
• Hacer planes de apoyo

Los planes relacionados con los métodos de comunicación, los recursos humanos y la gestión de riesgos son a lo que se refieren los planes de apoyo.

¿Qué pretende hacer la planificación del proyecto?

Las actividades del proyecto y los productos finales que se realizarán son lo que define la planificación del proyecto. Además, revela las formas previstas de llevar a cabo las actividades. Básicamente, la planificación de proyectos busca:

• Definir cada tarea principal
• Proporcionar un marco de control y revisión de la gestión
• Estimar el tiempo y los recursos necesarios

Puede obtener una buena idea de los objetivos y actividades que se incluirán en la planificación del proyecto mirando una plantilla de planificación del proyecto. Los objetivos y actividades que encontrará en la plantilla de planificación de proyectos incluyen:

• El proyecto define y vincula objetivos
• El trabajo específico a realizar.
• Las estimaciones de planificación, seguimiento y control del proyecto que se documentarán
• Compromisos planificados, documentados y acordados por los grupos afectados
• Supuestos, alternativas y restricciones relacionadas con el proyecto

Se incluyen varias cosas en el proceso de planificación del proyecto, que incluyen:

• Estimación de los recursos necesarios para identificar y evaluar el riesgo, completar el proyecto, negociar compromisos y producir un cronograma
• Estimación del alcance técnico del esfuerzo
• Estimación del tamaño del proyecto

 

Se requiere la repetición de los pasos antes mencionados para establecer el plan del proyecto. Por lo general, antes de que se complete realmente un plan, se realizan varias iteraciones de planificación del proyecto. Para comprender esto, es posible que desee ver una plantilla de planificación de proyectos.

Ejemplos de plantillas de planes

¿Qué es un plan de proyecto?

La mejor manera de averiguarlo es mirando una plantilla de plan de proyecto. Sin embargo, haremos todo lo posible para comprender el plan del proyecto aquí. Un documento formal y aprobado que se utiliza para gestionar y controlar un proyecto se conoce como plan de proyecto. Todos los esfuerzos de gestión asociados con el proyecto se basan en el plan del proyecto. Además, con el tiempo, se espera que el plan del proyecto cambie.

El plan del proyecto no es un documento de texto expansivo, sino que incluye la información al punto asociada con el proyecto. Esto es algo que notará en una plantilla de plan de proyecto. A medida que el proyecto avanza a través de diferentes etapas, la información del plan del proyecto evoluciona. Además, a medida que se revela nueva información sobre el proyecto, el plan del proyecto debe actualizarse. Ahora echemos un vistazo a las cosas que se deben incluir en el plan del proyecto.

Elementos a incluir en un plan de proyecto

Al mirar una plantilla de plan de proyecto, sabrá fácilmente qué incluir en un plan de proyecto. Sin embargo, todavía vamos a discutir las cosas que se deben incluir en un plan de proyecto. Las siguientes son las cosas que todo plan de proyecto exitoso incluye:

Visión del proyecto/ resumen ejecutivo

Demostrando claramente los fines y objetivos del proyecto, esta sección incluye una breve descripción del proyecto.

Público objetivo

En esta sección se describe el público objetivo y los resultados de aprendizaje deseados.

Contenido y contexto del proyecto

Esta sección revela si el proyecto se basa en experiencias previas o es un proyecto nuevo . Además, establece si se utilizará una plataforma existente.

Responsabilidades y funciones clave

Esta sección proporciona detalles de las personas involucradas en el diseño y ejecución del proyecto. Además, revela las tareas que les han sido asignadas. Esta sección revela quién es el responsable de la toma de decisiones y del proyecto. Para cualquier proyecto, esta sección es una parte extremadamente importante del plan del proyecto.

Tareas clave y entregables

Para lograr los objetivos del proyecto, es necesario definir las tareas clave y los entregables. Esta sección es donde debe definir las tareas clave y los entregables del proyecto.

Recursos

Esto incluye los recursos necesarios para lograr los objetivos de los proyectos.

Hitos clave y cronograma del proyecto

Esta sección incluye un orden sensato de todas las tareas. Es importante identificar claramente las fechas de inicio y finalización de las tareas. Muchas herramientas útiles de planificación están disponibles para este propósito.

Costeo y Presupuesto

Esta sección incluye todos los costos relacionados con las tareas y entregables clave del proyecto, tales como:

• Materiales y consumibles
• Equipo
• Cargos de acceso o lugar
• Eventos
• viajes y submarinos
• Comunicación con las partes interesadas
• Honorarios de consultoría
• Salarios

Planes de Contingencia

Esto muestra cómo se gestionarán los problemas y cambios relacionados con el alcance del proyecto. Básicamente, esto muestra cómo evaluará y mitigará los riesgos del proyecto.

Estrategia de comunicación

Esta sección muestra cómo administrará las comunicaciones con todas las partes interesadas . Esto incluye la frecuencia y los métodos de comunicación. Además, debe incluir los planes de marketing y promoción, así como los planes de circulación e intercambio de información.

Estrategia de evaluación y seguimiento

Esta sección muestra el impacto y los resultados del proyecto, así como también cómo medirá el éxito.

Mantenimiento de registros

Esta sección revela la persona responsable de administrar todos los documentos del proyecto y el mantenimiento de registros. Esto es algo que debe acordarse al comienzo del proyecto. Por lo general, el director del proyecto es responsable del mantenimiento de registros y la gestión de todos los documentos.

 

Ahí lo tiene: el contenido de un plan de proyecto. Para comprender mejor el contenido de un plan de proyecto, puede consultar una plantilla de plan de proyecto. Ahora que hemos discutido las cosas que se deben incluir en un plan de proyecto, es hora de analizar el proceso de planificación de la gestión de proyectos.

Ejemplos de plantillas de planes

 

Comprender el proceso de planificación de la dirección de proyectos

A menudo, los proyectos gestionados por personas capaces se retrasan o no se completan. La razón de esto es bastante simple: los proyectos no se planifican correctamente. Las cosas fatales para cualquier proyecto incluyen la falta de creación de un enfoque sistemático y la falta de una planificación adecuada. Por lo tanto, es importante comprender el proceso de planificación de la gestión de proyectos. Una buena manera de hacerlo es consultar una plantilla de plan de gestión de proyectos. Los siguientes son los pasos clave involucrados en la planificación exitosa del proyecto.

Concepción e inicio del proyecto.

El primer y más importante paso en el proceso de planificación del proyecto es la concepción y el inicio del proyecto. Esto incluye examinar cuidadosamente una idea para determinar si un proyecto es beneficioso para la organización. Además, para determinar si el proyecto se puede completar de manera realista, se empleará un equipo de toma de decisiones durante esta fase.

Creación de una hoja de ruta

Una hoja de ruta con objetivos claramente definidos es algo que todo proyecto necesita. Cree objetivos que no requieran cambios después de completar la primera fase del proyecto. Además, nombre a todos los interesados ​​que se benefician del proyecto. Además, indique las necesidades de las partes interesadas.

Desarrollo de una lista de entregables

Desarrollar una lista de entregables es una parte clave del proceso de planificación del proyecto. Básicamente, debe desarrollar una lista de todos los entregables del proyecto. Una vez que haya terminado, informe a todos los miembros del equipo sobre esta lista.

Identificar los hitos del proyecto y las actividades requeridas para completar el proyecto.

Es importante que cree y mantenga un documento que muestre claramente todos los hitos del proyecto, así como las actividades necesarias para completar el proyecto. Teniendo en cuenta la eficiencia, disponibilidad y productividad de los miembros del equipo, establecer plazos razonables.

Definición y planificación del proyecto.

Para delinear el trabajo a realizar, debe poner por escrito el alcance del proyecto, el acta de constitución del proyecto y el plan del proyecto. Durante esta fase, el equipo del proyecto debe determinar los recursos necesarios, calcular un presupuesto y un cronograma, y ​​priorizar el proyecto.

Creación de un presupuesto para el proyecto.

Una vez que haya definido y planificado el proyecto, debe crear un presupuesto para el proyecto. Para crear un presupuesto para el proyecto, considere todas las tareas y entregables del proyecto. Debe considerar todas las tareas y actividades necesarias para completar una parte del proyecto. Una vez que haya hecho eso, averigüe los recursos necesarios para realizar estas tareas y actividades y el costo de estos recursos.

Identificar a las personas y/u organizaciones involucradas en el proyecto.

Una parte importante del proceso de planificación del proyecto es la identificación de las personas y/u organizaciones involucradas en el proyecto. Debe identificar a las personas y/u organizaciones involucradas en el proyecto por su nombre. Las funciones y responsabilidades del proyecto de cada individuo/organización deben identificarse y establecerse claramente. En caso de que no haga eso, puede ocurrir una falta de comunicación que eventualmente conducirá a retrasos y situaciones en las que los miembros del equipo tendrán que realizar su trabajo nuevamente.

Establecimiento de pautas de informes de progreso

Una parte importante del proceso de planificación del proyecto es establecer pautas para la presentación de informes de progreso. Esto incluye las pautas de informes de progreso diarios, semanales o mensuales . Lo ideal es configurar un espacio de trabajo colaborativo en línea o de proyecto de oficina donde todas las partes puedan monitorear el progreso.

Identificación de los riesgos del proyecto.

Un evento que puede o no ocurrir pero que puede afectar significativamente el resultado del proyecto se conoce como riesgo. La identificación de riesgos es una parte crítica de cualquier proyecto. Por lo tanto, el proceso de planificación del proyecto requiere que identifique los riesgos del proyecto. Además, si los miembros del equipo no podrán cumplir con los plazos o si se van a agregar nuevos requisitos al proyecto, analice las alternativas.

Comunicar el plan

Una parte extremadamente importante pero a menudo ignorada del proceso de planificación del proyecto es la comunicación del plan del proyecto. Durante esta fase, es necesario comunicar:

• Dónde se almacenará la información relacionada con el proyecto y quién puede acceder a ella
• ¿Qué métricas se utilizarán para garantizar la fabricación de un producto de calidad?
• Cómo se tratarán los problemas
• ¿Quién quiere qué informes, con qué frecuencia, en qué formato y con qué medios?

Además, debe comunicar los pasos posteriores a la finalización del proyecto, tales como:

• Cómo se revisará y aprobará el plan del proyecto
• El proceso para cambiar el contenido del plan
• Cómo se ejecutará o controlará el plan del proyecto
• Las funciones y responsabilidades clave de cada parte interesada

Lanzamiento o ejecución del proyecto

Durante esta fase, se informa a los equipos de las responsabilidades y se distribuyen las tareas. Un buen momento para sacar a relucir información importante relacionada con el proyecto es lo que representa esta fase.

Realización y control del proyecto.

A medida que los recursos realizan el trabajo programado, los administradores de proyectos deben comparar el estado y el progreso del proyecto con el plan real. Durante esta fase, ajustar los cronogramas o hacer lo que se requiere para mantener el proyecto en marcha es lo que los gerentes de proyectos pueden necesitar hacer.

Ahí lo tiene: los pasos involucrados en el proceso de planificación del proyecto. Para tener una mejor idea del proceso de planificación del proyecto, consulte una plantilla de plan de gestión de proyectos. Aunque varían según la industria, los procesos de planificación de proyectos son los elementos de proyecto más tradicionales.

Por lo general, el objetivo de un proceso de planificación es beneficiar a la organización cambiando un proceso, ofreciendo un producto o resolviendo un problema.

El primer paso para crear un plan de proyecto simple/viable es establecer el objetivo de su plan de proyecto y cómo encaja con sus objetivos generales. Es importante que tenga en cuenta que un plan de proyecto sólido se basa en la información disponible y no en un futuro desconocido. Por lo tanto, es importante que el objetivo de su plan de proyecto se base en la información disponible y no en algo que ‘espera’ en el futuro. Podrá tomar decisiones acertadas si el objetivo de su plan de proyecto se basa en la información disponible.

Plantillas de planes gratis

¡Palabra final!

Al establecer el objetivo de su plan de proyecto, es prudente considerar todos los hechos conocidos. Para conocer los hechos que debe tener en cuenta, consulte una plantilla de plan de proyecto. Afortunadamente para usted, tenemos muchas plantillas de planes de proyectos que puede usar para crear un plan de proyecto exitoso.