Una hoja de cálculo de seguimiento del tiempo es una herramienta muy útil, ya que puede utilizarla en diferentes situaciones y en diferentes industrias. Estos son diferentes tipos de hojas de cálculo de registro de tiempo y plantillas de registro de tiempo que van desde simples hasta complejas. Puede descargar una plantilla o crear una para usted según sea necesario.
Hojas de cálculo de seguimiento del tiempo
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¿Qué es una hoja de cálculo de seguimiento del tiempo?
El tiempo es lo único que nunca podemos recuperar ni podemos obtener más, sin importar cuán desesperadamente lo intentemos. Todos tenemos que hacer todo lo que tenemos que hacer en las 24 horas que hay en cada día. Entonces, en lugar de desear más tiempo, es mejor aprender a llevar la cuenta del tiempo usando una hoja de cálculo de seguimiento del tiempo.
Al igual que cuando usa una hoja de cálculo de seguimiento de presupuesto, puede usar una hoja de cálculo de registro de tiempo para realizar un seguimiento de cómo usted o sus empleados utilizan su tiempo. Esta es una de las mejores maneras de aprender a usar su tiempo de manera eficiente. Inmediatamente verá la importancia de una plantilla de registro de tiempo, incluso después de usarla solo durante un par de días o semanas.
Seguimiento del tiempo en Excel
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Métodos para el seguimiento del tiempo.
Además de usar una hoja de cálculo de seguimiento del tiempo de Excel, existen otros métodos que puede emplear para realizar el seguimiento del tiempo. Analicemos estos uno por uno:
- Método de papel
Este es el método más fácil de usar. Todo lo que necesitas es un cronómetro, un bolígrafo y una hoja de papel. Utilice este método cuando necesite realizar un seguimiento de cuánto tiempo realiza tareas o actividades regulares. Ponga en marcha el reloj cuando empiece, deténgalo después de realizar la tarea y registre la hora en la hoja de papel. - Sistema de honor
Este método de seguimiento del tiempo implica estimaciones de tiempo y los empleados suelen utilizarlo. Aquí, le da a su empleador una estimación de cuánto tiempo ha dedicado a una tarea o proyecto específico.
Luego, el empleador o el gerente del proyecto registra ese tiempo para obtener una estimación de cuánto pagarle. Solo use el sistema de honor cuando esté seguro de que sus empleados le darán una respuesta honesta. - Hoja de cálculo de seguimiento de tiempo
Por último, este método implica que utilice una hoja de cálculo de seguimiento de tiempo o una plantilla de horas facturables en el caso de los empleados. Para este método, debe ingresar manualmente los tiempos registrados en la hoja de cálculo, ya sea en su computadora o en una hoja impresa.
Plantillas de registro de tiempo
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Tipos de hojas de cálculo de seguimiento del tiempo
Hay diferentes maneras de usar una hoja de cálculo de seguimiento del tiempo. Este tipo de documento es especialmente útil si trabaja con contratistas, empleados a tiempo parcial o temporales. Por ejemplo, con una plantilla de horas facturables, puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo trabajaron sus empleados, incluidas las horas extra y los descansos. Aquí hay algunos tipos de hojas de cálculo de seguimiento de tiempo para usar:
- Semanalmente
Use esta hoja de seguimiento de tiempo de Excel para realizar un seguimiento de las tareas o las horas de trabajo por semana. Ingrese información relevante en la hoja de cálculo, incluido su nombre, número de contacto y el nombre del gerente del proyecto. También puede incluir información sobre la empresa como referencia.
Para este tipo de hoja de cálculo, asegúrese de que haya espacios para las fechas, las horas de inicio, las horas de finalización y los descansos. Luego agregue una columna o fila para ingresar la cantidad total de horas que el empleado trabajó durante la semana, incluidas las horas extra. - Semanalmente (con licencias no pagadas)
También utiliza este tipo de hoja de cálculo semanalmente. Pero para este, incluye una columna o fila para cualquier licencia no pagada que el empleado tome dentro de la semana. Además, puede incluir campos para vacaciones , días festivos, horas extras y horas regulares. Si desea que el documento sea más específico, también puede agregar la tarifa por hora del empleado. - Quincenal (calculado)
Si paga a sus empleados dos veces por semana, puede usar esta hoja para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. Descargue una plantilla que realiza los cálculos por usted automáticamente para que no tenga que calcular antes de pagar a sus empleados. - Cada dos semanas (horas extra)
Si permite que sus empleados trabajen horas extra porque quieren o necesitan hacerlo, puede usar este tipo de hoja de cálculo de seguimiento de tiempo. Esto difiere del calculado ya que contiene un campo adicional para las horas extra. Nuevamente, es más conveniente que descargue una plantilla que ya tenga las fórmulas integradas. - Mensual (básico)
Utilice esta plantilla si desea realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados por mes. Incluya toda la información que necesita en esta plantilla y para evitar tener que hacer los cálculos manualmente, ingrese también las fórmulas correctas. Solo use este tipo si sus empleados no toman descansos diarios. Pero puede usar esto sin importar cuántos días trabajen sus empleados cada mes. - Mensual (para proyectos)
Si necesita realizar un seguimiento de cuántas horas trabajan sus empleados para cada uno de sus proyectos mensuales , puede utilizar esta hoja de cálculo de registro de tiempo. Solo asegúrese de ingresar la cantidad total de horas que cada uno de los empleados trabaja individualmente para garantizar la precisión de los resultados. - Hora militar
Por último, muchas empresas hacen uso de la hora militar . Si usa este formato, también podría usar una plantilla de registro de tiempo usando la hora militar. Esto podría facilitarle la comprensión del momento en que registra o calcula los salarios de sus empleados.
Plantillas de horas facturables
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Hojas de cálculo de seguimiento de tiempo usando Excel
La mayoría de las veces, usamos Microsoft Excel cuando usamos plantillas, especialmente hojas de cálculo. Este es un software muy común que es versátil, práctico y bastante fácil de usar. Esto significa que también puede crear una hoja de cálculo de seguimiento del tiempo de Excel desde cero o utilizando una plantilla prefabricada.
Aunque muchas personas optan por ingresar los datos manualmente incluso cuando usan Excel para crear la hoja de cálculo, es más conveniente y mucho más fácil registrar el tiempo directamente en Excel. Aquí hay algunos inconvenientes de escribir manualmente la información en su hoja de cálculo de seguimiento del tiempo:
- No es muy preciso, sobre todo a la hora de hacer los cálculos para determinar los sueldos de los empleados .
- Puede terminar con estimaciones imprecisas relacionadas con la asistencia y el presupuesto.
- Es más fácil cometer errores cuando ingresa manualmente los números en la hoja de cálculo, especialmente cuando hay varias columnas.
- Cuando está a cargo de mantener varias hojas de cálculo, puede ser muy difícil trabajar con todas ellas cuando vienen en formato impreso.
- Debe archivar todas las hojas de cálculo anteriores en una carpeta separada después de cada corte o cada mes para evitar mezclarlas con las hojas de cálculo actuales.
Para evitar cometer errores o confundirse, es posible que desee utilizar hojas de cálculo de seguimiento de tiempo de Excel en su computadora. Hay muchos archivos de hojas de cálculo de seguimiento del tiempo disponibles para descargar que puede usar en Microsoft Excel. Aquí hay algunos beneficios de usar este software para su seguimiento del tiempo:
- Las descargas ya vienen con las fórmulas requeridas, lo que facilita su uso. Entonces, todo lo que tiene que hacer es ingresar los valores y el software realiza los cálculos automáticamente.
- Tiene la opción de elegir la función de seguimiento de tiempo no facturable o facturable para que pueda estimar fácilmente los costos de sus proyectos .
- Muchas de estas plantillas también vienen con informes detallados y completos para que pueda verificar las actividades improductivas y productivas de sus empleados.
Hojas de cálculo de registro de tiempo
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¿Cómo usar una hoja de cálculo de seguimiento del tiempo?
Cualquiera puede usar una hoja de cálculo de seguimiento del tiempo. Es útil para empleadores , ingenieros, autónomos, contratistas, subcontratistas, abogados y otros tipos de profesionales que necesitan controlar el tiempo de sus tareas, proyectos o para otros fines.
Por lo tanto, si es un empleador o cualquier profesional, debe aprender a usar una plantilla de registro de tiempo o una plantilla de horas facturables. Aquí tienes algunos consejos:
- Al realizar un seguimiento de proyectos o tareas, cree una plantilla que sea adecuada para estos. Asegúrese de que la plantilla incluya toda la información importante relacionada con los proyectos o tareas que necesita realizar. Luego, asegúrese de usar la hoja de cálculo de principio a fin.
- Al realizar un seguimiento de las horas que su empleado trabajó, ya sea diariamente, mensualmente o semanalmente, asegúrese de que la hoja de cálculo incluya todos los nombres de sus empleados. Luego ingrese sus horas de trabajo al comienzo y al final de cada día.
- Al realizar un seguimiento de las horas facturadas de los empleados, solo use la hoja de cálculo para registrar el tiempo que han trabajado. También puede incluir la tasa de empleados por hora. Sin embargo, debe crear una factura separada para proporcionar a sus empleados junto con su salario.
- Si elige descargar una plantilla, puede personalizarla según sea necesario. Añade tantas columnas o filas como necesites según la información que tengas que incluir en tu plantilla.
- Asegúrese de ser lo más específico posible cuando registre información en su hoja de cálculo. Esto es especialmente importante cuando está a cargo de realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados en función de sus salarios.
