Los diagramas de Gantt son una herramienta fundamental a la hora de gestionar proyectos , tan utilizados por su utilidad. La idea básica detrás de los diagramas de Gantt es muy simple; simplemente le informan sobre la superposición de procesos. Le permite ver rápidamente el estado de cualquier proyecto y ver qué tan avanzado está. También le permite administrar procesos que dependen de la finalización de otros procesos. En su mayoría, los diagramas de Gantt permiten a los gerentes de proyectos dar rápidamente estimaciones sobre cuánto tiempo llevará completar el proyecto. Tales proyecciones son muy complejas debido a la multitud de procesos involucrados en grandes proyectos; Los diagramas de Gantt simplifican las proyecciones al presentar mucha información de un vistazo.
Los diagramas de Gantt se vuelven mucho más fáciles de entender con la ayuda de un ejemplo. Digamos que está tratando de estimar cuánto tiempo llevará crear un nuevo producto y enviarlo al mercado. El proyecto involucrará a varias personas y múltiples procesos ejecutándose al mismo tiempo. Deberá asegurarse de que el producto se pueda fabricar dentro de la fábrica de su empresa y crear un programa de producción para el mismo. Marketing tendrá que crear una identidad para el producto y luego crear campañas publicitarias para el producto. El departamento de cadena de suministro y el departamento de ventas necesitarán saber cómo podrán llevar el producto a los minoristas.
Plantillas de diagrama de Gantt
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Suponga que la producción tomará 1 mes; marketing tardará otro mes en crear la marca para el producto y 2 meses más para las campañas publicitarias. El departamento de la cadena de suministro necesitará un mes para determinar la logística de suministro del producto a los minoristas. El departamento de ventas tendrá que atraer a los minoristas interesados que estarán dispuestos a comprar el producto, lo que les llevará 1 mes. No puede simplemente sumar todos los meses para obtener una estimación de todo el proyecto porque hay muchos procesos que se ejecutarán al mismo tiempo. El uso de una plantilla de diagrama de Gantt le permitirá estimar rápidamente cuánto tiempo llevará todo el proyecto.
Ahora, no hay razón para que el departamento de marketing espere a que el departamento de producción realmente comience a producir los productos; ya tienen el diseño, saben lo que va a hacer el producto, por lo que pueden comenzar a crear una identidad de marca. Mientras tanto, la producción puede continuar y ver cuánto podrán producir realmente. El departamento de cadena de suministro y el departamento de ventas tienen que esperar a que se complete la programación de producción antes de que puedan comenzar su trabajo, porque la cantidad de producto con la que tienen que lidiar solo estará finalizada para entonces. Mientras que el departamento de ventas está hablando con los minoristas sobre la posibilidad de almacenar el producto con los minoristas, la cadena de suministro puede averiguar fácilmente todos los detalles logísticos. Simplemente podemos crear un diagrama de Gantt que se parece a lo siguiente:
Una simple mirada al diagrama de Gantt anterior le dice mucho sobre el proyecto. Puede ver que la marca y la programación de producción son las primeras cosas en las que debe concentrarse y que ambas se pueden hacer al mismo tiempo. También puede ver que la campaña publicitaria tardará más en producirse y solo comenzará una vez que se complete el proceso de marca. También puede ver que el proceso de ventas es el proceso final para finalizar, pero aún se completará antes de que finalice la campaña publicitaria. Esto tiene mucho sentido porque la campaña publicitaria estará dirigida a los usuarios finales, mientras que la campaña de ventas se centrará en los minoristas.
Dónde se deben usar los diagramas de Gantt
Nuestras plantillas de diagramas de Gantt se pueden usar fácilmente al planificar cualquier proyecto para el que necesite estimaciones de tiempo. Las estimaciones de tiempo son una parte esencial del diagrama de Gantt; no se puede hacer un verdadero diagrama de Gantt sin saber con precisión cuánto tiempo tomará cada proceso en el proyecto general. Esto no es un problema porque generalmente es muy fácil dar una estimación de tiempo para tareas pequeñas. Por ejemplo, es posible que no pueda estimar cuánto tiempo llevará reparar todo en una casa, pero podrá decir fácilmente cuánto tiempo le llevará arreglar un artículo. Una vez que tenga las estimaciones de tiempo de todos los proyectos, simplemente tiene que trazarlos en función de sus fechas de inicio y finalización y habrá terminado.
Los diagramas de Gantt se crearon por primera vez a finales del siglo XIX .pero solo se popularizaron durante la Primera Guerra Mundial. Henry Gantt, el hombre que da nombre al gráfico, lo trajo al mundo de habla inglesa durante 1910-1915. Los diagramas de Gantt fueron ampliamente utilizados por las fuerzas militares de los Estados Unidos de América durante la Primera Guerra Mundial por insistencia del general William Crozier. Es fácil ver por qué los diagramas de Gantt serían una herramienta extremadamente útil para las fuerzas armadas; Las operaciones militares incluyen muchos procesos diferentes, todos los cuales dependen unos de otros de una forma u otra. Tomar el control de un área significa enviar muchos grupos diferentes desde diferentes direcciones y moverse de una manera particular, ganando la guerra batalla por batalla. Una vez que quedó claro que los diagramas de Gantt eran extremadamente útiles, los gerentes de muchas industrias diferentes adaptaron su uso desde entonces.
Los diagramas de Gantt son un problema para muchos estudiantes y personas nuevas en el trabajo porque hacerlos no es simple. Simplemente puede usar cualquiera de las plantillas de diagrama de Gantt que hemos puesto a su disposición para generarlas rápidamente, pero crearlas desde cero requiere una comprensión adecuada de las diferentes reglas de software como Microsoft Excel. La parte que se vuelve problemática para la mayoría de las personas es configurar el gráfico para mostrar las barras según el tiempo.
Ejemplos de diagramas de Gantt
Partes esenciales de un diagrama de Gantt
Si está haciendo un diagrama de Gantt, debe asegurarse de tener la siguiente información:
Actividades
Esto es lo primero que debes cuidar. Un diagrama de Gantt solo tiene éxito si muestra todas y cada una de las actividades del proyecto para el que se está realizando el diagrama de Gantt. Si olvida realizar algunas actividades, los resultados pueden ser catastróficos para la finalización del proyecto. Puede terminar descubriendo que su estimación de tiempo es completamente irreal o que no puede completar el proyecto en absoluto porque omitió una actividad de la que dependían otras actividades. Asegúrese de haber enumerado todas y cada una de las actividades que estarán involucradas. Para la organización de grandes proyectos, tenga departamentos de planificación que formen equipos interdepartamentales que aseguren que se han contabilizado todas las actividades. Si necesita crear un equipo de este tipo o no, depende del tamaño del proyecto que está a punto de emprender.
Estimaciones de tiempo
No puede crear un diagrama de Gantt sin estimaciones de tiempo. El objetivo de un diagrama de Gantt es mostrar qué actividades se superpondrán y cuándo comenzarán las actividades dependientes. Esto no se puede hacer sin estimaciones de tiempo. Puede tener diferentes enfoques para las estimaciones de tiempo; si está creando un diagrama de Gantt simple para un proyecto pequeño, puede estimar cuánto tiempo llevará cada tarea y simplemente anotarlo. En proyectos más grandes, se adopta un enfoque más realista. Las estimaciones de tiempo son de tres tipos; estimaciones de tiempo óptimas, estimaciones de tiempo normales, estimaciones de tiempo pesimistas.
Antecesores
Los predecesores deben ser estudiados con precisión. Un predecesor es una actividad de la que depende otra actividad. Por ejemplo, si está construyendo una casa, deberá colocar las paredes antes de poder pintarlas. Por lo tanto, la construcción de las paredes es un antecedente para que comience la actividad de pintura. Un buen diagrama de Gantt siempre tendrá predecesores precisos claramente definidos en el diagrama.
Ejemplos de diagramas de Gantt
Errores comunes al hacer diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt son una herramienta extremadamente útil, pero es necesario utilizarlos de la manera correcta. Cualquier herramienta que se utilice de manera incorrecta puede terminar haciendo más daño que bien. Si está utilizando nuestras plantillas de Excel de diagramas de Gantt para su proyecto , asegúrese de evitar los siguientes errores comunes.
Ser demasiado optimista con las estimaciones de tiempo
Este es un error común que los nuevos gerentes terminan cometiendo sin darse cuenta. Los gerentes de proyectos experimentados saben que las cosas tienden a salir mal. Cuando está en un gran proyecto que involucra cientos de procesos, no debe suponer que todos los procesos se desarrollarán sin problemas. Por lo general, los gerentes inflan las estimaciones de tiempo para asegurarse de que sus estimaciones sean precisas. Entonces, si creen que un proyecto debería ser factible en dos meses, darán una estimación de tres meses para que, incluso si algo sale mal, se pueda cubrir sin retrasar el proyecto. Piense en la Ley de Murphy que establece que «Todo lo que puede salir mal, saldrá mal». Puede parecer un enfoque muy pesimista del trabajo, pero el pesimismo es muy útil a la hora de planificar cualquier cosa.
Complicar demasiado el gráfico
Insertar demasiados detalles en el gráfico es tan malo como no insertar suficiente información en él. Algunas personas que están entusiasmadas con cubrir todo terminan ingresando tantas actividades y dependencias en el diagrama de Gantt que se vuelve incomprensible. El objetivo principal del diagrama de Gantt es explicar cuánto tiempo tomarán los procesos, las relaciones entre los procesos y las buenas estimaciones de tiempo. Si ingresa tantas actividades y crea demasiadas relaciones, terminará con un gráfico que realmente no le dice nada sobre el proyecto. Si el diagrama de Gantt que está creando parece demasiado complejo, entonces podría ser el momento de crear varios diagramas de Gantt en su lugar. Divida las actividades por departamentos y colóquelas en diferentes gráficos para que el objetivo original del diagrama de Gantt siga siendo viable. Entre las plantillas de diagramas de Gantt que tenemos disponibles, encontrará algunos que son simples, mientras que otros son mucho más complejos. Elija la plantilla correcta y su proyecto estará bien administrado.
Mantener el gráfico estático
Como hemos dicho antes, un diagrama de Gantt debe brindar una comprensión básica sobre el progreso del proyecto de un vistazo rápido. A veces, incluso sus mejores estimaciones terminarán siendo demasiado conservadoras. Su proyecto estará momentáneamente completamente fuera de las proyecciones de tiempo que preparó y el diagrama de Gantt mostrará que los procesos que deberían haberse completado no se han completado. Debe asegurarse de seguir actualizando el diagrama de Gantt con estimaciones de tiempo actualizadas para que siga siendo una herramienta útil para usted y sus compañeros de equipo. Un diagrama de Gantt en el que ha superado las estimaciones de tiempo le dice que el proyecto no se completará a tiempo, pero probablemente ya lo sepa. En cambio, es mejor mirar cómo puede recuperar el tiempo perdido ahora creando un gráfico que lo ayude a ponerse al día.
Falta de codificación de colores.
Si su gráfico se está volviendo demasiado complejo, debe comenzar las actividades de codificación por colores. Una excelente manera de hacer esto es colorear las actividades según los equipos que trabajarán en ellas. Te quedarás sin colores muy rápidamente si tratas de darle a cada actividad su propio color. En cambio, si colorea el gráfico en función de quién realizará las actividades, acaba de aumentar la cantidad de información que presenta su gráfico. Las personas podrán ver fácilmente no solo qué tan avanzado está el proyecto, sino también quién necesita completar su trabajo para mover todo el proyecto más rápido. El objetivo principal del diagrama es facilitar la gestión de proyectos al hacer que las cosas sean más fáciles de entender, por lo que cualquier paso que haga para que su diagrama de Gantt sea más comprensible es un buen paso.
Hay muchas aplicaciones que pueden generar diagramas de Gantt. La mayoría del software de gestión de proyectos especializado tendrá incorporada la función de diagrama de Gantt debido a lo vitales que son dichos gráficos en la gestión de proyectos. La mayoría de las personas que no tienen una aplicación especializada terminan creando dichos gráficos a través de Microsoft Excel, por lo que encontrará una gran selección de plantillas de Excel para diagramas de Gantt disponibles para descargar en nuestro sitio web.