45 plantillas y formularios de solicitud de información (RFI) GRATIS

Es parte de cada proceso comercial solicitar información sobre un servicio o producto de una agencia o vendedor o proveedor. Antes de hacer un trato, siempre es recomendable recopilar la información de manera formal y documentada. Para ello, puede utilizar una plantilla de solicitud de información. Esto ayuda a definir o mejorar su alcance de trabajo para una solicitud de propuesta (RFP).

Solicitud de plantillas de información

¿Qué es el formato RFI?

Una plantilla de solicitud de información es un documento que solicita a los proveedores información general sobre las soluciones que pueden proporcionar para facilitar la comparación de proveedores. El proceso involucrado en una RFI le brinda información comparable y útil de los proveedores.

Esto puede llevar a que su empresa esté mejor equipada para comprender las soluciones disponibles y, en consecuencia, tomar decisiones informadas sobre cómo avanzar. Aquí hay algunas situaciones en las que debe usar una plantilla RFI:

• Para un proyecto de adquisición de una sola vez
  
  Solicitar información suele ser el primer paso en el proceso de adquisición. Puede usar este documento cuando tenga un desafío que superar. El problema es que es posible que no conozca las soluciones disponibles o incluso si realizará la compra.
  
  Esto significa que desea conocer sus opciones antes de decidir continuar. Tan pronto como haya recopilado las respuestas, puede utilizar esta información para realizar una solicitud de propuesta. Este documento contiene preguntas más específicas y una pista sobre su intención de compra.
• Para proyectos de adquisiciones recurrentes
  
  Uno de los propósitos de este documento es recopilar información de los proveedores. Como propietario de una empresa, puede aprovechar esto mediante el uso de plantillas para crear perfiles de proveedores para proyectos de adquisiciones recurrentes.
  
  Por ejemplo, este documento puede ayudar a sus equipos de compras a buscar rápidamente registros y crear una lista corta para su RFP en poco tiempo. Además, debido a que los perfiles de proveedores contienen toda la información, la RFP puede ser más específica y mucho más corta para sus necesidades comerciales actuales.

Plantillas RFI

¿Cuándo necesita una solicitud de plantilla de información?

Enviar formatos de RFI a sus proveedores les brinda una comunicación clara al definir el alcance del documento, el propósito, sus requisitos y sus expectativas en términos de sus respuestas.

Un documento RFI típico puede incluir una serie de preguntas que los proveedores deben responder junto con información sobre su negocio, sus procesos de adquisición y las necesidades de su proyecto. El objetivo principal de este documento es recopilar la información que utilizará en el próximo paso del proceso de toma de decisiones.

Dado que uno de los objetivos de una solicitud de plantilla de información es la creación de una lista corta de proveedores potenciales, tener información detallada por escrito de cada proveedor potencial acelerará el proceso de reducción de sus opciones. De esa manera, puede elegir los proveedores apropiados de manera eficiente.

Este documento también puede proporcionarle un proceso estandarizado de recopilación de información que muestre a los proveedores que está actuando tanto de manera competitiva como justa al hacer las comparaciones. La información a incluir en este documento depende de su intención. Aquí hay algunas cosas comunes que encontrará en una RFI:

• Una introducción con una explicación del propósito del documento.
• Una descripción de su proceso para revisar las respuestas de los proveedores y dar RFP.
• Las reglas sobre cómo los proveedores deben responder a su RFI.
• Los requisitos que deben cumplir los proveedores.

Su documento debe incluir detalles de lo que necesite de los proveedores. Esto puede incluir productos, métodos de entrega, precios y otra información relevante. También puede agregar una solicitud de reconocimiento del proveedor de que ha recibido el documento y una cláusula de confidencialidad para que acepte.

Para facilitarle las cosas, considere descargar una plantilla preformateada. Esto le ayuda a ahorrar tiempo mientras estandariza su proceso. También puede editar plantillas fácilmente según sus propias necesidades.

Formatos RFI

¿Qué preguntas debo hacerle a un RFI?

Dado que debe hacer una serie de preguntas específicas en sus formatos de RFI, debe saber qué preguntas hacer según la situación. Por ejemplo, si necesita más información sobre un determinado sistema, su plantilla de RFI puede incluir estas preguntas:

• El sistema permite el acceso seguro a:
  
  Familias
  
  Personas con discapacidad
  
  Personal administrativo de la agencia
  
  Profesionales de apoyo directo
  
  Consultores
  
  Personal estatal
  
  Analistas
• ¿El sistema está siendo utilizado actualmente por:
  
  Familias
  
  Personas con discapacidades
  
  Miembros del personal administrativo de la agencia
  
  Profesionales de apoyo directo
  
  Consultores
  
  Personal estatal
  
  Analistas
• ¿El sistema está completamente basado en la web para permitir el acceso desde varias ubicaciones?
• ¿Puede el sistema proporcionar notificaciones en tiempo real a través de correo electrónico o mensajes de texto?
• ¿Cumple el sistema completamente con los siguientes requisitos de HIPAA?
  
  La creación de datos tiene una marca de tiempo y un seguimiento.
  
  Los datos de acceso tienen una marca de tiempo y un seguimiento.
  
  Cualquier cambio o eliminación se almacena y rastrea.
  
  Permita una comunicación segura por correo electrónico que cumpla con los estándares de HIPAA.
  
  Todos los usuarios proporcionan sus huellas dactilares u otros inicios de sesión únicos para una identificación segura.
  
  Se realiza un seguimiento completo de toda la actividad, incluidas las acciones, los usuarios y las direcciones IP.
• ¿Se puede implementar el sistema inmediatamente?
• ¿Puede el sistema interactuar efectivamente con otros sistemas?
• ¿El sistema realiza un seguimiento de:
  
  Informes de incidentes, incluidos los seguimientos
  
  Datos demográficos
  
  Notas de progreso de los profesionales de apoyo directo y otros miembros del equipo Planes de
  
  servicios individuales
  
  Información de salud
  
  Planes y datos de comportamiento
  
  Progreso hacia las metas
  
  Autorizaciones de servicios
  
  Datos de facturación
  
  Asistencia
  Capacitación del
  
  personal Finanzas personales
  
  Administración de medicamentos
• ¿Los materiales de capacitación disponibles están dirigidos específicamente a varios grupos de personal?
• ¿Los materiales de capacitación disponibles vienen en diferentes idiomas?
• ¿Hay capacitación en persona, práctica y en el sitio disponible?
• ¿El sistema en sí funciona en diferentes idiomas?
• ¿Ofrecen asistencia en vivo 24/7?
• ¿Puede compartir datos de forma segura según lo exigen los estándares de HIPAA?
• ¿El sistema fomenta las mejores prácticas y la colaboración a nivel nacional o dentro de la agencia?

Documentos RFI

¿Cómo se escribe una solicitud de información?

Puede utilizar los formatos RFI para solicitar a varios proveedores información específica que le ayude a tomar una decisión más informada. Por eso es importante hacer las preguntas correctas desde el principio. Aquí hay algunos consejos para hacer un documento RFI efectivo:

• Comience desde el nivel más alto de información.
  
  Este es el primer paso en el proceso en el que puede comparar la solicitud de plantilla de información con el envío de un mensaje introductorio a sus posibles proveedores. Para ti, es como probar las aguas donde todavía no hay necesidad de promesas. Para este paso, debe:
  Identificar sus objetivos y cualquier posible desafío
  
  . Informar al proveedor quién es usted, cuáles son sus objetivos y los posibles desafíos que puede enfrentar. No profundice en los detalles todavía, pero asegúrese de que la información que proporcione les dé a sus posibles proveedores la oportunidad de decidir si seguirán negociando con usted.
  Preste atención a las perspectivas, no solo a sus capacidades.
  
  La respuesta que obtenga de su formulario de solicitud de información de posibles proveedores puede mostrarle las capacidades y la experiencia que poseen, pero recuerde que las cosas pueden cambiar. Esta es la razón por la que necesita centrarse más en sus perspectivas.
• Use el formato adecuado
  
  Elegir una plantilla adecuada puede brindarle la información correcta desde el principio. Si no tiene uno ahora, también puede crear uno. Una forma sencilla de hacerlo es utilizar la aplicación de software con la que se sienta cómodo. Esto le ahorra recursos y tiempo al tiempo que le permite modificar la plantilla para adaptarla a sus requisitos.
• Plantee sus preguntas de manera concisa y clara
  
  . Recuerde que está solicitando información para ayudarlo a tomar decisiones. Como tal, los proveedores potenciales no pueden darle una respuesta si no les hace las preguntas correctas. Estos son algunos consejos para este paso:
  Mantenga sus preguntas simples
  
  No necesita hacer preguntas complejas. Trate de hacer una pregunta a la vez. Además, no utilice jerga para que los proveedores puedan entender claramente sus preguntas.
  Mantenga el profesionalismo
  
  Recuerde mostrar respeto a sus posibles proveedores. Investiga sobre ellos antes de escribir tus preguntas. Además, evite hacer preguntas donde pueda encontrar fácilmente las respuestas en línea.
  Definir una respuesta apropiada
  
  No deje que sus posibles proveedores adivinen, simplemente dígaselo. Esto es especialmente cierto cuando tienes problemas complicados.
  Proporcione suficiente información
  
  Cuanto más claro sea, más probabilidades tendrá de obtener una respuesta precisa y oportuna de los posibles proveedores.
• Haga que las cosas sean fáciles de comparar
  
  Uno de los objetivos de este documento es obtener suficiente información de los proveedores con los que podría tratar por primera vez. Según las respuestas que obtenga, puede tomar la decisión de si necesita hacer un RDF o RFQ.
• Muestre consideración
  
  No perderá nada si desarrolla una relación sostenible y positiva con varios proveedores. Mostrar respeto y consideración al apreciar el esfuerzo y el tiempo de los destinatarios de este documento puede ser un gran comienzo. Aquí hay algunas maneras de hacer esto:
  Limite sus preguntas
  
  Este documento debe proporcionarle la información esencial suficiente que necesita para pasar al siguiente paso. Asegúrese de que las preguntas que haga sean relevantes y necesarias para el desarrollo de una posible asociación profesional.
  Incluya una fecha de vencimiento razonable
  
  Asegúrese de incluir una hora en la que espera que los proveedores le devuelvan el documento. Este plazo puede variar ya que depende de la urgencia de su proyecto.