En un mundo basado en datos, la información es el bien más caro. Pero para que tenga valor, debe ser la información correcta presentada de la mejor manera posible. La recopilación de datos para producir la información correcta puede ser muy desafiante. Esta es la razón por la que las plantillas de paneles de Excel se han vuelto valiosas, ya que puede usarlas para consolidar información valiosa en un resumen.
Plantillas de tablero de Excel
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¿Qué es un tablero de Excel?
Las plantillas de tablero de Excel le brindan una vista rápida de los indicadores clave de rendimiento en un solo lugar. Cuando utiliza un panel de KPI Excel como una herramienta para negocios, le brinda una vista de alto nivel del trabajo de su empresa y lo ayuda a tomar decisiones rápidas basadas en datos. Hay algunos tipos de plantillas de informes de tablero, que incluyen:
- Tableros estratégicos
Usted utiliza estos tableros con el propósito de ayudarlo a realizar acciones y tomar decisiones con estrategias. Para ello, realiza un seguimiento del rendimiento relacionado con los indicadores clave para ayudarlo a comprenderlos mejor. - Tableros analíticos
Estos tableros se enfocan en ayudarlo a comparar datos anteriores para que pueda identificar picos, caídas y tendencias. Dado que los tableros analíticos involucran muchos desgloses y tablas dinámicas, puede usarlos para uso interactivo. - Tableros operativos
Estos tableros presentan métricas diarias para permitirle obtener una vista rápida del desempeño diario de su empresa.
Paneles de KPI
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Beneficios de usar tableros de Excel
Las plantillas de tablero de Excel son un tipo de herramienta de administración de información que puede usar para monitorear, analizar y mostrar visualmente:
- Indicaciones clave de rendimiento o KPI
- Puntos de datos clave y métricas que monitorean la salud de su negocio, sus departamentos o un determinado proceso.
Un panel de rendimiento de Excel es un resumen de una sola página del análisis de la información, lo que significa que es una descripción general de su sistema. Dado que estos documentos son muy fáciles de leer y comprender, el uso de un panel de KPI en Excel para revisar los detalles y ver el estado de las operaciones brinda una oportunidad importante para hacer que su negocio sea más eficiente.
También será mucho más rápido para responder a las oportunidades y problemas. Algunos beneficios de usar esta herramienta son:
- Son altamente personalizables
Puede personalizar su tablero en términos de expectativas y usuarios. Puede personalizar cada tablero de nivel de decisión para presentar la información más útil y valiosa. Hacer esto le permite a cada persona ver el nivel de detalle necesario para hacer el trabajo y alcanzar sus metas . - Es integral
Antes de la llegada de los tableros, tenía que pasar mucho tiempo revisando y analizando informes antes de llegar a una decisión o conclusión final. Con el tablero, puede ver de un vistazo el informe de situación general de la información que necesita. - Proporciona una gran cantidad de detalles
Los tableros no significan la ausencia de detalles. Estas herramientas profundizan en la información según sea necesario al elegir solo el objeto o la variable que necesita. - Presentación intuitiva de datos
El uso de tableros no requiere una capacitación exhaustiva o complicada, ya que son naturalmente intuitivos para los usuarios. El diseño gráfico le permite una navegación fluida y sencilla por todo el documento. - Accesible en dispositivos móviles
La mayoría del software de tablero está programado y diseñado para adaptarse a cualquier dispositivo móvil. El propósito principal detrás de esto es brindarle acceso a la información más precisa sin importar dónde se encuentre.
Paneles de rendimiento
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Preparándose para hacer su tablero de Excel
Solo imaginar las visualizaciones de datos que puede tener al crear plantillas de tablero de Excel lo alentará a comenzar. Antes de comenzar a crear su plantilla de informe de tablero, considere primero estos preparativos:
- Aprenda a importar datos a Excel
Antes de que pueda crear una plantilla de panel de administración de proyectos o ventas, primero debe saber cómo importar sus datos a Excel. Hay diferentes formas de hacer esto con diferentes niveles de complejidad dependiendo de dónde se encuentran actualmente sus datos. Investigue el mejor método para importar sus datos. - Limpie sus datos
Si está familiarizado con cómo trabajar con datos dentro de Excel, debe saber que es muy importante que cada pieza de información tenga su propia celda. Si su hoja de cálculo de Excel existente está desordenada, tómese el tiempo para limpiarla primero.
Organice la información en columnas y filas apropiadas. Mientras lo hace, analice y luego verifique los datos en busca de errores o errores tipográficos. Este también es el momento perfecto para buscar información duplicada que necesita eliminar.
Si desea utilizar la función de tablero, cada fila de datos debe ser única; de lo contrario, estarás contando dos veces. Una forma rápida de buscar duplicados en Excel es resaltar todo el conjunto de datos y luego hacer clic en el botón Eliminar duplicados.
Antes de continuar, se recomienda mantener su conjunto de datos original en otro lugar. De esta manera, puede recuperar los datos con los que comenzó en caso de que cometa un error. - Configure su libro de trabajo
La creación de una plantilla de Excel para un panel de control de ventas o proyecto requiere 3 pestañas u hojas separadas dentro del cuaderno de Excel:
Asigne a la primera hoja un nombre que pueda reconocer fácilmente como «Datos sin procesar» o «Datos». Esta pestaña contiene todos sus datos sin procesar.
Etiquete la segunda hoja como «Datos del gráfico». Aquí es donde almacena los datos que necesita para alimentar los diferentes gráficos de su tablero.
Etiquete la tercera hoja como ‘Tablero’. Aquí es donde aparecerán sus gráficos. Por ahora, puede dejar las dos últimas hojas en blanco. En este punto, lo más importante es tener listo su libro de trabajo. - Comprenda los requisitos que necesita
Después de familiarizarse con los tableros de Excel, se dará cuenta de la gran cantidad de opciones que puede usar. Estas opciones pueden parecer abrumadoras, por lo que es importante tener muy claro el motivo detrás de su primer tablero. Al considerar la razón por la que está creando un tablero, se sentirá capacitado para crear un tablero que se ajuste exactamente a sus necesidades.
Plantillas de panel de administración de proyectos
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¿Cómo creo un tablero en Excel?
Casi todas las plantillas de tablero de Excel incluyen diferentes elementos como tablas, gráficos, indicadores y figuras que lo ayudan a presentar los datos. Una plantilla de informe de tablero puede manejar cualquier tipo de datos de varios propósitos y mercados. Puede utilizar la información que proporcionan para proyectos financieros, de marketing o de otro tipo.
Pero es mejor usar un panel de KPI de Excel para grandes volúmenes de datos, ya que es bastante agitado revisar grandes volúmenes de datos, especialmente si tiene limitaciones de tiempo. Para crear un tablero, puede crear uno propio desde cero o usar una plantilla. Estos son los primeros pasos para crear sus propios tableros:
- Lluvia de ideas y estrategias sobre el propósito principal de su panel
Primero debe hacer una lluvia de ideas sobre el tipo de datos que se incluirán en su panel antes de invertir el esfuerzo y el tiempo para crear uno. Cree una estrategia con el propósito principal que desea que cumpla su tablero. Luego puede crear estrategias para lograr este propósito principal. - Identifique la mejor fuente de datos
El siguiente paso después de decidir el propósito es identificar la mejor fuente de datos que presentará en su tablero. Los datos serán el elemento fundamental de tu tablero y guiarán a los demás componentes que le agregarás.
El propósito de por qué crea un tablero determina en gran medida sus características y apariencia. Asegúrese de que su tablero incluya solo los aspectos relevantes de los datos relacionados con el proceso de toma de decisiones.
Su apariencia también depende de quienes recibirán la información. Puedes hacerte preguntas como:
¿Cuáles son las preferencias de tu audiencia?
¿Su público objetivo son consumidores, gerentes, clientes externos o sus colegas?
¿Cuánto tiempo tiene su audiencia para pasar por el tablero?
Debe tener en cuenta todos estos atributos al diseñar su tablero mientras recuerda las preferencias de su público objetivo. - Diseñe su tablero
Mientras hace una lluvia de ideas, también debe crear un esquema de los elementos relevantes que planea incluir en su diseño. Puede decidir si desea mejorar o utilizar plantillas prediseñadas con el fin de ahorrar recursos y tiempo.
Los elementos clave de las plantillas de tablero incluyen tablas estáticas, tablas dinámicas, objetos de forma automática, gráficos dinámicos, otros widgets que no son gráficos y widgets de calibre. El espacio ocupado por cada uno de estos elementos también puede determinar la legibilidad y la apariencia de su tablero. Mientras diseña, hágase preguntas como:
¿Mi tablero tiene demasiados objetos pequeños que lo hacen parecer desordenado?
¿Necesito todos estos elementos?
¿Necesito un par de objetos más grandes que sean mucho más fáciles y rápidos de estudiar?
Identifique todos los elementos esenciales que desea agregar a su tablero para que pueda categorizar elementos similares en la misma sección dentro del tablero.
Además, el color de fondo de su tablero de Excel también puede afectar en gran medida la legibilidad de la información. La mejor técnica es seleccionar un código de color para objetos similares.
Esto hace que sea más fácil para sus lectores revisar la información presentada en su tablero. La elección de colores también puede ayudar a sus lectores a distinguir entre ciertas categorías de elementos para facilitar las comparaciones.
Puede mejorar la interfaz de usuario de su tablero simplificando los paneles de navegación. Una forma efectiva de hacer esto es agregar etiquetas a los gráficos, incluidos paneles congelados y listas desplegables para limitar el desplazamiento.