¿Estás acostumbrado a escribir correos electrónicos y cartas informales? Entonces, un formato de carta comercial formal puede parecerte extraño. Dado que todas las cartas comerciales no son formales, una carta comercial formal se escribe solo con un propósito formal. Puede ser una carta de recomendación, una carta de queja o una carta de invitación . Cuando las cartas comerciales se escriben por motivos oficiales, pueden considerarse cartas comerciales formales.
Desplácese hacia abajo para descargar 35 plantillas de cartas formales/comerciales
La redacción de cartas comerciales es un área importante de la comunicación. Con el nuevo modelo de comunicación, el objetivo final de las naciones de superar las barreras lingüísticas, nacionales y culturales y promover el libre comercio mundial se ha convertido en una herramienta comercial esencial. Dicho esto, los gerentes pueden escribir cartas comerciales a los empleados, junto con los clientes y clientes . Si quieres saber más sobre un formato de carta formal, sigue leyendo este artículo.
¿Qué es una carta formal?
Una carta formal es un tipo de comunicación entre una empresa y un individuo o entre individuos y empresas, como contratistas, clientes, clientes y otras partes externas. Las cartas formales no son como las cartas personales; tienen un tono más formal, estilo de escritura y se centran en la concisión y la concreción. Es por eso que también se les llama cartas comerciales formales. Sin embargo, el tono de la carta puede variar mucho, según el tipo de carta comercial. Generalmente, una carta comercial se escribe para los esfuerzos de ventas, la resolución de problemas y consideraciones, y la construcción de relaciones.
Además, dependiendo del destinatario, sus tonos pueden variar de informativos, persuasivos, motivadores o promocionales. Normalmente, tienen un objetivo y un propósito claros, ya que están dirigidos a grupos o individuos específicos. Utilizado en nuestra vida diaria, un formato de carta comercial formal se ha vuelto realmente esencial para las empresas en particular. Averigüemos más sobre su importancia en la siguiente sección.
Ejemplo de formato de carta comercial
#01
#02
#03
#04
#06
#07
¿Por qué es tan importante una carta formal?
Con la creciente necesidad de cartas comerciales en la actualidad, las empresas también requieren formatos de cartas comerciales. Varios ejemplos de cartas comerciales están disponibles en línea para que los usuarios las descarguen. Si aún tiene dudas sobre las cartas comerciales, he aquí por qué las cartas formales son tan importantes y las funciones que cumplen;
- Actúa como Representante: Una carta formal transmite su mensaje y se lo comunica a la otra parte; por lo tanto, actúan como representantes de la organización. Además, es un representante económico para una visita personal.
- Temas relacionados con el negocio: dado que una carta formal transmite inquietudes y asuntos comerciales, solo proporciona información que está conectada y vinculada a su negocio.
- Evidencia valiosa: la carta comercial lo ayuda a escribir cosas para una transacción específica, sirviendo como un propósito legal y evidencia valiosa para la transacción.
- Referencia a transacciones futuras: junto con pruebas valiosas, un formato de carta comercial formal también es un material de referencia para transacciones futuras entre individuos y organizaciones.
- Sostiene la buena voluntad: cuando un acuerdo entre dos partes es por escrito, ya sea en formato de carta formal o en formato de correo electrónico comercial, hay muchas menos posibilidades de disputas entre ellos. Por lo tanto, esto sustenta la buena voluntad y la amistad entre ambas partes.
- Motiva a las personas: un formato de carta comercial alienta y motiva a todos en el negocio a desempeñarse mejor.
- Expande el negocio: cuando la información sobre los servicios y productos se actualiza a través de una carta comercial enviada a los clientes y clientes, cada organización expande y promueve su negocio.
Formato de carta formal
#08
#09
#11
#12
#13
#14
9 secretos para escribir cartas formales
Antes de escribir una carta comercial, las organizaciones o individuos deciden qué comunicar y los pasos para comunicar el mensaje. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, una carta comercial formal no requiere que uses un tono informal, como contracciones y términos de jerga. Es por eso que existen ciertos principios de escritura para ayudarlo a elegir las palabras, oraciones y sintaxis correctas para nuestras cartas comerciales. Si desea explorar los nueve secretos para escribir una carta comercial formal, lea los elementos a continuación;
1. Corrección
Lo primero que todo redactor debe tener en cuenta antes de redactar una carta comercial es ser correcto en su comunicación. Para estar en lo correcto, debe tener en cuenta los siguientes principios;
- Debe elegir la forma correcta o el nivel de idioma.
- También debe incluir cifras, palabras y hechos precisos.
- Necesitas incorporar una mecánica de escritura aceptable.
- Debe usar un tono similar y evitar cambiar de primera a segunda persona o incluso a tercera persona en la carta. Toda la carta debe sonar como si estuviera sincronizada.
- También debe cambiar la estructura de las oraciones para evitar que suenen similares.
- Junto con estos elementos, debe haber una puntuación, gramática, ortografía y párrafos adecuados.
2. Concisión
La gente de negocios está realmente muy ocupada y simplemente no quiere lidiar con la molestia de leer detalles innecesarios o mensajes extensos. Además, una persona no se considera un buen escritor si no escribe oraciones concisas, específicas y significativas. Una persona no debe perder su dinero y tiempo para escribir mensajes tan prolijos. La concisión asegura la comprensibilidad y comprensibilidad del mensaje. Si desea ser un buen escritor y lograr la concisión en su mensaje, debe seguir las reglas a continuación;
- Debes evitar los clichés y las expresiones trilladas.
- Debe incluir solo hechos y cifras relevantes, además de mencionar la fuente.
- Debe evitar e ignorar expresiones verbales innecesarias y repeticiones.
- También necesita organizar el mensaje de manera eficiente y lógica.
3. Claridad
La claridad tiene que ver con que el mensaje comercial sea muy claro, correcto, conciso, concreto y considerado. Estos son los consejos para lograr estos elementos;
- Debe elegir palabras familiares, cortas, concisas y conversacionales.
- Debe dividir todos y cada uno de los párrafos correctamente y tener en cuenta la estructura de la oración.
- Debe elegir y poner la puntuación adecuada para que la escritura sea más clara.
- Debe incluir ayudas visuales, gráficos, tablas e ilustraciones cuando sea necesario. De hecho, esto puede hacer que el mensaje sea más comprensible y legible.
4. Integridad
A continuación en la lista viene la integridad. El mensaje escrito, ya sea en un correo electrónico o en una carta comercial, debe traer los resultados deseados. Incluyendo cada detalle, como las necesidades y los deseos del lector, uno debe poder comprender las necesidades, las actitudes, los antecedentes, los puntos de vista y las emociones para conocer el alcance de la información. Estas son las pautas específicas para garantizar la integridad;
- Su mensaje debe ser capaz de responder a todas las preguntas de la forma en que se formulan.
- Además de responder a las preguntas, deberá proporcionar información adicional si es necesario.
- Debe asegurarse de responder las 5 W junto con los demás elementos esenciales. Las cinco W incluyen:
- Qué
- Por qué
- Cuando
- Quién
- Donde
5. Concreción
Una carta comercial formal debe incluir información definida, específica, inequívoca y vívida. Si desea conducir a la corrección, estas son las pautas que debe seguir;
- Es necesario utilizar hechos y cifras específicas. Además, debe evitar palabras como pronto, rápido, pocos, etc.
- Debe elegir verbos de acción en voz activa.
- El mensaje debe tener palabras de construcción de imágenes muy claras y vívidas. Para lograr esto, puedes usar palabras concretas y un lenguaje figurado.
6. Consideración
A continuación en la lista viene el aspecto de la consideración. Se refiere a la empatía, la actitud, la comprensión y el tacto de la naturaleza humana. Cuando escribe un mensaje teniendo en cuenta al destinatario, significa que lo está tomando en consideración. Al concentrarse en la consideración, debe tratar de imaginar los deseos, las emociones, los problemas, las circunstancias y la posible reacción a la solicitud. Si desea lograr la consideración, debe pasar por lo siguiente;
- Siempre debe usar un tono de primera persona, como enfatizar en usted más que yo o
- Debe tener en cuenta que su mensaje debe transmitir la verdad.
- Debe arrojar luz sobre los aspectos positivos y agradables en lugar de los negativos.
- Debes ofrecer un servicio valioso al lector.
7. Cortesía
Ser cortés también es una parte esencial de escribir una carta comercial. Además, hay un lema, » Todos ganan donde reina la cortesía». Esto encaja perfectamente con el tema de la cortesía y es un eslogan antiguo para la cortesía. En la escritura comercial, la cortesía es más ventajosa e importante. Cuando escribe de manera cortés, es probable que mejore su relación y la fortalezca, haciendo nuevos socios en los negocios . En realidad, ser cortés es la mejor manera de generar buena voluntad.
Si desea que su carta suene cortés, consulte las formas a continuación;
- Tienes que ser muy discreto, agradecido y reflexivo.
- Debe evitar expresiones que causen angustia, problemas y menosprecio entre las partes.
- Debe responder a todos sus correos con prontitud.
- También debe disculparse con franqueza, en caso de un error. No seas egoísta.
Podemos comportarnos con cortesía en nuestra vida normal y rutinaria, pero cuando las circunstancias son desagradables, es posible que no seamos tan corteses. En cambio, nos volvemos locos y escribimos descortésmente. Pero en las relaciones comerciales , debe comprender que estas situaciones irritantes son en realidad una prueba de su cortesía. Por lo tanto, asegúrese siempre de mantener la calma y ser cortés al escribir cartas formales.
8. Confianza
Al escribir una carta formal, debe mostrar confianza en sí mismo, en su mensaje y en su lector. Mostrar confianza en una carta significa que tienes que usar un tono optimista para dejar de lado las cuestiones negativas. Además, la confianza en la comunicación crea un tono positivo. Cuando crees en ti mismo, la confianza en la carta se hace evidente.
Junto con los otros elementos mencionados anteriormente, también debe mostrarle a su lector que es positivo, decisivo, directo y, lo que es más importante, confiado, en lugar de dudoso y tímido. Debe evitar el uso de frases como espero, por qué no, si, confío, etc. En su lugar, use y formule oraciones en el mensaje que logren el objetivo comercial.
9. Tono conversacional
Una buena carta es aquella que se siente como si el lector estuviera hablando con alguien. El tono debe ser conversacional, cómodo, natural, discreto y sin pretensiones. Las cartas comerciales no son como disertaciones; por lo tanto, usar un tono conversacional hace que el escritor sea bastante empático. Evite el uso de jergas comerciales y jerga legal, como por favor, ruego que diga eso, ruego que me aconsejen , etc. Para escribir una carta que tenga un tono conversacional, debes hacer lo siguiente;
- Debes usar muy buen vocabulario.
- Debe utilizar la sintaxis adecuada.
- Tienes que ser muy directo y profesional.
- Debes mantener los párrafos lo más pequeños posible.
- También debe evitar el uso de escritura vaga.
Plantillas de cartas comerciales
#15
#dieciséis
#17
#18
#19
#20
#21
#22
#23
¿Cómo escribir el formato de correo electrónico comercial?
Hoy en día, las cartas comerciales se están transformando en correos electrónicos comerciales. Los correos electrónicos son más avanzados y se pueden enviar rápidamente, a diferencia de las cartas formales que se envían por correo postal. Ahorrando tiempo y dinero, las cartas comerciales por correo electrónico han hecho la vida muy fácil. Aquí hay una pequeña guía para escribir un correo electrónico comercial formal que se parece más a una carta comercial formal;
- Debe usar una dirección de correo electrónico comercial para comenzar a escribir un correo electrónico comercial formal.
- Para escribirlo, debe tener en cuenta utilizar un encabezado de asunto breve y preciso.
- Cuando se trata de escribir una carta de correo electrónico formal, debe usar saludos.
- El primer párrafo debe presentarte al destinatario, solo si es necesario.
- El segundo párrafo debe resaltar el mensaje real.
- En el último párrafo, debe cerrar la carta con un cierre adecuado, como el suyo atentamente, cordialmente, lo mejor
- Al final, debe revisar el correo electrónico para verificar si hay errores gramaticales y ortográficos.
Formato de carta profesional
#24
#25
#26
#27
#28
#29
#30
#31
#32
#33
#34
#35
¿Cómo escribir una carta formal?
No importa cuán avanzada se vuelva la tecnología, la necesidad de una carta formal no se puede erradicar. Una carta comercial formal destaca el mensaje formal de una parte a otra. Aquí hay una pequeña guía para escribir cartas formales;
- El primer paso es escribir la información vital sobre su empresa (es decir, nombre, información de contacto, dirección, etc.).
- El siguiente paso es mencionar la fecha.
- Luego, debe incluir la información del destinatario.
- Elija un saludo apropiado.
- Escriba el texto principal y el cuerpo claramente, usando pronombres, un tono apropiado, voz activa y un enfoque cortés.
- Al final, debe cerrar con un cierre adecuado y firmar la carta.
- Después de firmar, también debe incluir anexos si es necesario.
- Por último, después de la revisión, debe enviar la carta a la dirección deseada.
Si desea evitar errores y ahorrar tiempo, puede descargar formatos gratuitos de cartas formales y formatos de correo electrónico comercial desde nuestro sitio web principal. ¡Buena suerte!