Plan de trabajo: 40 excelentes plantillas y muestras (Excel / Word)

Las plantillas de planes de trabajo generalmente se hacen para proyectos para hacerlos más organizados y eficientes. Deben mostrar todas las actividades y tareas que están involucradas en un proyecto, quién está asignado a cada actividad y tarea y cuándo se supone que deben completarse las tareas. Por lo general, estos planes se realizan como parte de los requisitos al presentar una propuesta para un proyecto . Una vez que el proyecto ha sido aprobado y ha comenzado, el plan serviría como una herramienta para realizar un seguimiento del proyecto y comprobar si no hay retrasos.

Una plantilla de plan de trabajo del proyecto es una descripción detallada de cómo una sola persona o un grupo de personas intentaría realizar tareas particulares que están trabajando para completar el proyecto. También conocida como «declaración de trabajo», normalmente contendría lo siguiente:

• una breve narración que explicaría los objetivos del proyecto
• una lista de todas las personas involucradas en el proyecto
• una lista de todas las instalaciones y equipos que se utilizarán para el proyecto
• un desglose de todas las tareas específicas del proyecto
• indicadores de tareas que indicarían qué tareas dependerían de la finalización de tareas anteriores
• una línea de tiempo que contendría la fecha de inicio y finalización de cada tarea
• un presupuesto proyectado para todos los costos del proyecto

Este artículo trata sobre este documento, los diferentes tipos, beneficios, componentes e incluso cómo hacer su propia plantilla. Siga leyendo y déjese guiar por toda esta información útil.

Plantillas de plan de trabajo gratis

Tipos de plantillas de planes de trabajo

Hay diferentes tipos de plantillas. Ya sea que haga su plantilla de plan de trabajo en Excel o en cualquier otro software, primero tendría que determinar qué tipo estaría haciendo para poder identificar y establecer todos los demás contenidos. Estos son los tipos de planes más comunes que puede crear:

Para empleados

Estos planes son extremadamente útiles para pequeñas organizaciones y empresas en las que solo unas pocas personas recibirán tareas para completar el proyecto. Por lo general , los propietarios de pequeñas empresas asignarían a los empleados la creación de planes individuales para diferentes proyectos, como el lanzamiento de un nuevo producto o incluso para la planificación estratégica a largo plazo.

Este tipo de plan generalmente incluiría lo siguiente:

• un resumen de las tareas a realizar
• una narración que describe las ventajas del plan
• presupuesto proyectado para el plan y todos los recursos necesarios
• materiales y todos los demás gastos relacionados con el proyecto
• un cronograma estimado para la finalización del proyecto

Estos planes también se pueden utilizar si un empleado desea acercarse al propietario de la empresa u organización con una propuesta para un nuevo proyecto. Luego, el plan debe ser muy detallado y debe incluir toda la información necesaria y los archivos adjuntos para ser aprobado. 

Para Gerentes

Este tipo de plan es muy similar a uno para los empleados, excepto que tiene un alcance más amplio y, por lo general, involucraría a todo un departamento o un equipo de empleados. Este plan detallaría quién está asignado para los diferentes aspectos del proyecto o la propuesta y se enfocaría principalmente en los beneficios que tendría para la empresa.

Con frecuencia es más detallado en términos de finanzas, lo que significa que tomaría en consideración el presupuesto que ya existe, mostraría cualquier proyección de costos y recursos, así como los posibles resultados cuando se implemente el proyecto.

Este tipo de plan tendría que incluir:

• los beneficios que el plan o el proyecto real tendrían para la organización
• una cuenta detallada de los costos y el presupuesto que se utilizará para diversas tareas y actividades
• estadísticas y otra información relevante que muestre cómo aumentará el negocio como parte de las metas y objetivos del plan 

Para dueños de negocios

Este tipo de plan sería similar a una versión más simple de un plan de negocios y generalmente contendría los mismos componentes que los planes para empleados y gerentes. Sin embargo, también debe contener estudios de mercado relevantes, así como proyecciones de costos a largo plazo.

Este tipo de plan se puede utilizar como una herramienta para plantear la probabilidad de nuevos proyectos a personas clave, como los miembros de la junta, las partes interesadas y los posibles socios comerciales e inversores. Si el propietario de una empresa desea presentar la idea de un nuevo producto o un nuevo proyecto que sería muy beneficioso para la empresa en una reunión de la junta , entonces podría hacer un plan de este tipo para ayudar en su presentación. 

Para Consultores

Muchas empresas u organizaciones más pequeñas contratarían consultores para diferentes proyectos y sería necesario presentar un plan en todo el proceso de licitación. Dicho plan debe contener lo siguiente:

• parámetros establecidos del proyecto
• proyecciones de costos del proyecto
• cronograma del proyecto
• Método de entrega
• pasos y técnicas que se utilizarán para llevar a cabo los términos del proyecto

Estos son los tipos más comunes de planes que se pueden hacer. Entonces, antes de hacer el suyo, piense en el propósito de su plan para que pueda determinar cuál creará. Ahora echemos un vistazo a los diferentes beneficios de hacer y usar dichos planes.

Ejemplos de planes de trabajo

Beneficios de hacer y usar plantillas de plan de trabajo del proyecto

Cada vez que planee hacer un proyecto, generalmente vendrá con una plantilla de plan de trabajo del proyecto. ¿Pero es realmente importante? Como verá en esta sección, hay una gran cantidad de beneficios al hacer y usar un plan de este tipo. Estos beneficios contribuirán a la mejora de su organización, por lo que sería bueno conocerlos.

Serviría como motivación

Cuando hace un plan efectivo y organizado, puede usarlo como una herramienta para monitorear el progreso de su proyecto. A medida que cumpla los objetivos al completar las tareas, estará marcando estos elementos y mientras lo hace, verá claramente cómo se está acercando a alcanzar las metas de su proyecto. Esto podría servir como una gran motivación para usted y sus empleados, especialmente cuando ve que las cosas se están haciendo y que las metas están al alcance. 

Hace que la comunicación sea mucho más efectiva

Hacer un plan en el que todas las tareas estén claramente definidas y designadas ayudaría a mejorar la comunicación dentro del grupo de empleados que trabajarían en el proyecto. Si todos están en la misma página y todos están trabajando para lograr el mismo objetivo, significaría que nadie está confundido y que el proyecto probablemente progresará sin problemas. 

Ayudaría a controlar los costos del proyecto

Tener un plan bien hecho le permitiría administrar los costos y el presupuesto de su proyecto de manera más efectiva. Como tendrías que incluir el presupuesto de cada tarea y de todo el proyecto, tendrías una idea de cuánto se espera que gastes en cada actividad. Investigue e incluya todas las estimaciones en su plan para que pueda mantenerlo bajo control. 

Te prepararía para sucesos inesperados

Dado que parte de la creación de su plan es pensar en las posibles limitaciones y restricciones, lo más probable es que esté preparado cuando sucedan. Tendría un plan de acción y espacio en su línea de tiempo para compensar los eventos inesperados y para que su proyecto no se retrase demasiado.

Como puede ver, realmente hay muchos beneficios al hacer un plan de este tipo. Ahora, antes de pasar a hacer uno, echemos un vistazo a los diferentes componentes que deben incluirse. No importa qué tipo de plan esté haciendo, estos componentes deben estar presentes, por lo que es importante que los conozca.

 

Plantillas de plan de trabajo del proyecto

Componentes de una plantilla de plan de trabajo 

Antes de comenzar a hacer su plantilla de plan de trabajo en Excel o en cualquier otro software, sería mejor y más fácil para usted aprender sobre los diferentes componentes. Estos componentes son esenciales, especialmente si desea que su plan sea muy organizado y completo. Estos son los componentes importantes:

La descripción del proyecto

El primer componente de su plan debe ser la descripción del proyecto. Es básicamente una breve descripción de su proyecto y las razones por las que se creó el plan. Es importante mantener esta parte breve pero interesante para alentar a los lectores a continuar leyendo.

Los temas más importantes

El plan también debe contener los temas clave, que ya deberían haberse establecido antes de que se cree el proyecto o el plan. Estos temas importantes generalmente se determinan en la fase de evaluación de su proyecto. 

Los objetivos y metas

Por supuesto, los objetivos y metas de su proyecto deben incluirse en su plan. Sin estos, su plan no sería muy efectivo y si es parte de una propuesta, es posible que no se apruebe. 

Las estrategias clave que debe emplear

Establezca las estrategias clave que planea emplear para completar su proyecto. Esto, junto con los hitos, debe incluirse para que los lectores sepan la dirección de su proyecto y lo que se necesitaría para completarlo. 

El presupuesto y los recursos

Debe incluir un presupuesto estimado, así como una lista de todos los recursos que necesitaría para todas las tareas y actividades que están incluidas en su presupuesto. Esto es especialmente importante si planea presentar su plan a posibles inversores .

El horario o línea de tiempo

Finalmente, su plan debe tener un cronograma o cronograma que defina cuánto tiempo se necesitaría para completar el proyecto.

Estos son los componentes básicos que deben incluirse sin importar qué tipo de plan elija hacer. Ahora veamos cómo haría su propia plantilla de plan de trabajo con Excel u otro software.

 

Plantilla de plan de trabajo del empleado 

Cómo hacer su propia plantilla de plan de trabajo 

Por lo general, las personas harían una plantilla de plan de trabajo en Excel, pero si se siente más cómodo trabajando con un software diferente, continúe. Lo importante que debe recordar al hacer su plantilla es incluir todos los componentes importantes, sin importar el tipo que planee hacer. Hacer uso de una plantilla de plan de trabajo ayudaría a que su proyecto esté más organizado y ayudaría a que las personas involucradas sean mucho más eficientes. Aquí hay algunos pasos útiles para guiarlo:

• Antes que nada, debe establecer el propósito completo de su plan, ya que generalmente se crean por diferentes razones.
• Cuando esté haciendo un plan personal, podrá especificar todas las tareas que debe realizar para poder lograr sus objetivos previstos . Al hacer uno para el lugar de trabajo, ayudaría a su supervisor inmediato y a los empleados de mayor rango a saber en qué proyectos trabajará durante un período de tiempo específico. Al hacer uno con fines académicos, podrá hacer un plan de este tipo para programar todas sus actividades cuando trabaje en un proyecto más grande.
• Comience escribiendo los antecedentes y la introducción de su proyecto. Estas piezas son necesarias para planes profesionales, pero pueden no ser necesarias para otros tipos.
• La introducción de su plan debe ser breve pero interesante. Usaría esta parte para explicar por qué está creando el plan. Tendrías que presentar los proyectos en los que estarás trabajando durante el período de tiempo que habías establecido.
• El fondo, por otro lado, pondría énfasis en las razones por las que está creando el plan. Parte de la información que puede incluir aquí serían inquietudes o problemas que deben resolverse en función de las estadísticas u otros datos relevantes.
• Establece las metas y objetivos que te gustaría alcanzar al final de tu proyecto. Las metas son más generales, mientras que los objetivos son más específicos, por lo que debe incluirlos a ambos en su plan. Los objetivos generalmente se enfocan en el «panorama general», por lo que debe escribir el resultado esperado de todo su proyecto. Mientras que los objetivos deben ser específicos y sustanciales. Esto significa que a medida que avanza en el proyecto, podrá marcarlos a medida que los complete.
• Incluso puede optar por dividir los objetivos de la plantilla del plan de trabajo de su proyecto en objetivos a corto, mediano y largo plazo si tienen diferencias significativas. Al escribirlos, sería útil usar palabras de acción y términos activos con significados muy específicos, como escribir, planificar, medir y otras palabras que iniciarían la acción.
• Crea tu plan utilizando objetivos “ SMART ” para hacerlo más eficiente:
  
  • Específico : Establecer todas las tareas específicas que se deben realizar, así como quiénes deben realizarlas.
  • M edible: Sus tareas deben ser cuantificables y medibles. Debería poder contar los resultados usando estadísticas y otros medios. Recuerda que podrás ser más organizado y eficaz si eres capaz de medir concretamente el cumplimiento de tus tareas.
  • Un alcanzable: Tus objetivos deben ser realistas, lo que significa que podrías alcanzarlos en el tiempo que te habías fijado y con todos los recursos que habías asignado para ellos. Puede hacerlo por su cuenta si tiene muchos conocimientos o puede consultar con un experto para analizar si sus objetivos son alcanzables.
  • Relevante : Tus objetivos deben trabajar para alcanzar tu meta, que es más general. La relación entre sus metas y objetivos debe ser significativa para que pueda completar su proyecto en el momento adecuado.
  • Límite de tiempo: tenga en cuenta que sus objetivos deben cumplirse dentro de un período de tiempo específico. No puede establecer objetivos que llevarían mucho tiempo lograr si todo su proyecto tiene un marco de tiempo específico. Entonces, si es necesario, desglose los objetivos o hágalos más específicos, según sea necesario.
• Haz una lista de todos tus recursos disponibles y todos los recursos que necesitas para tu proyecto. Estos recursos serían diferentes y dependerían del propósito del plan que estés haciendo. Solo asegúrese de incluir todo lo que sea necesario para que logre sus objetivos y metas.
• Los recursos también variarán según el tipo de plan que haga: los planes para el lugar de trabajo pueden incluir el presupuesto, la mano de obra, las instalaciones, etc., mientras que un plan académico podría incluir libros, periódicos y otros materiales de investigación relevantes.
• Establezca todas y cada una de las restricciones o limitaciones que cree que encontrará a lo largo del curso de su proyecto. Estas restricciones y limitaciones son cualquier complicación que pueda interponerse en su camino mientras intenta lograr sus objetivos y alcanzar sus metas. Haga una lluvia de ideas sobre todo esto para estar preparado en caso de que ocurra. Puede pedirle a otras personas que lo ayuden a pensar en estas restricciones para que pueda elaborar una lista completa.
• Asegúrese de establecer responsabilidad en su plan. Esto es muy importante cuando está creando un plan, ya que tendría que designar tareas para individuos o equipos específicos. Las personas que ha asignado a las tareas deben ser conscientes de que son responsables y serían responsables en caso de que algo salga mal. También deben asegurarse de que las tareas se completen dentro del marco de tiempo especificado.
• Crea tu estrategia o plan de acción. Revise y revise su plan y decida cómo usaría sus recursos y cómo planea superar cualquier limitación o restricción para que pueda lograr sus objetivos y metas.
• Haga una lista de pasos de acción muy específicos. Si es necesario, identifique todas las actividades o tareas que deben realizarse cada día o cada semana para que pueda lograr sus objetivos. Además, asegúrese de enumerar los pasos de acción que otras personas del equipo deberían tomar. Asegúrese de que toda la información esté organizada y sea fácil de entender.
• Haga un cronograma para su plan, pero mantenga la mente abierta. Es posible que haya realizado un cronograma muy eficiente, pero recuerde que puede encontrar sucesos inesperados, por lo que puede incluir algunos espacios en su cronograma para compensar tales limitaciones y evitar el retraso de todo el proyecto.