Más de 40 plantillas de factura: en blanco, comercial (PDF, Word, Excel)

Una factura se refiere a una factura detallada de los bienes vendidos a los clientes o los servicios que se les brindan, detallando sus precios, los cargos totales y los términos de una transacción determinada. También puede denominarse factura de venta. Para el caso de una persona que haya comprado los bienes y/o recibido algunos servicios, podrá considerar la factura del donante como una factura de compra. Tanto si trabajas para una empresa como si tienes un negocio independiente, es bueno saber cómo redactar una factura y el tipo de información que debe reflejarse en ella. Esto ayudará a que el pago no sea un gran problema ya que hay evidencia de bienes que se han vendido o servicios que se han prestado.

Si encuentra dificultades al intentar generar una factura, este sitio lo respalda, ya que hay muchas plantillas de factura que puede utilizar. La naturaleza de la información que se incluirá en una factura dependerá del tipo de servicios que proporcione o del tipo de bienes que se vendan. Sin embargo, siempre es bueno saber cómo hacer esto, la siguiente sección tiene pasos que lo ayudarán a escribir una buena factura.

Plantillas de factura de Word

Cómo hacer una buena factura

Escribir su información de contacto

• El nombre de su empresa/comercio debe aparecer en la parte superior central de la página. Si es un contratista independiente, puede optar por usar su nombre legal.
• Proceda a escribir la dirección de su empresa justo debajo del nombre. Esto es bastante crucial si el pago se va a realizar mediante el uso de servicios postales. Sin embargo, siempre es bueno incluir su dirección independientemente del medio de pago.
• Agregue su número de teléfono para el caso de un contratista independiente. Para una empresa o empresa, se debe incluir el número de contacto de la empresa o empresa para fines de comunicación con sus clientes .
• También es bueno dejar una dirección de correo electrónico al escribir la información de contacto. Esto es bastante útil para aquellos a quienes se les pagará a través de PayPal, ya que una dirección de correo electrónico válida es un requisito para el pago exitoso. También puede optar por utilizar cualquier dirección de correo electrónico que esté vinculada a su cuenta de pago comercial. Para el caso de negocios cuyo pago no dependa del correo electrónico, puede incluir la dirección de correo electrónico de su empresa o, alternativamente, la dirección de correo electrónico del departamento de contabilidad de su empresa.

La información adicional del encabezado

• El número de factura debe incluirse en la esquina superior derecha, justo debajo de la información de contacto. El método de numeración dependerá de lo que prefiera como individuo, pero este sistema de numeración es para facilitar el proceso de presentación.
• La factura debe ir precedida de una letra que indique el cliente. Será prudente utilizar tres o cuatro abreviaturas de letras para hacerlo simple.
• El número de la factura debe ir después de la abreviatura del cliente. Para una clasificación adecuada por parte de la computadora, asegúrese de extender el número tres marcadores de posición.
• También puede optar por escribir la fecha numérica después de la abreviatura del cliente. Esto será muy apropiado para aquellos a quienes se les paga por servicios constantes que han prestado en un horario establecido. El año debe ir primero, seguido del mes y luego el día del mes.
• La fecha actual debe incluirse en la esquina superior derecha, debajo del número de factura. Se recomienda que mantenga la fecha numérica y el formato de año-mes-día para facilitar el proceso de clasificación.
• El período de facturación debe escribirse debajo de la fecha de emisión de la factura. Para el caso en que una determinada factura cubra servicios prestados en el mes de abril de 2013, se escribirá como 2013/4/1-2013/4/30. Recuerda especificar en tu factura que ese es el periodo de facturación.
• También se debe indicar la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento tiende a variar según los términos del acuerdo que se hayan acordado tanto con la empresa como con el cliente, la mayoría de ellos son de aproximadamente 30 días después de la fecha de la factura. La especificación de la fecha de vencimiento en la factura es obligatoria.
• Los datos del cliente deben incluirse en la esquina superior izquierda, debajo de la información de contacto de la empresa y también debe estar frente al número de factura y las fechas.
• Debe incluirse el nombre de la agencia o persona a la que le proporcionó los servicios o bienes.
• Justo debajo del nombre, recuerde incluir la dirección de la empresa de su cliente, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

La sección de servicios prestados

• Se debe enumerar cada servicio prestado al cliente durante el período de facturación.
• Si su empresa ha sido contratada para realizar muchos servicios, cada uno debe describirse por nombre por separado.
• En caso de que los servicios prestados tengan nombres de proyectos específicos, identifíquelos utilizando estos nombres de proyectos.
• Incluya la fecha de finalización de cada servicio prestado. Esto debe estar en una columna separada pero junto al nombre del servicio respectivo.
• Incluir los datos de pago de cada uno de los servicios prestados. Esta información debe estar en una columna separada directamente al lado del nombre del servicio respectivo.
• En caso de que se haya pagado una suma global por un servicio específico, debe indicar esta suma global.
• En caso de que se utilicen tarifas de pago por hora, debe enumerar la cantidad de horas que ha trabajado, la tarifa por hora y la cantidad total de dinero ganado después de completar la prestación de un servicio.
• El total de la factura debe incluirse en la parte inferior de la factura, justo debajo de la lista de los servicios que se han prestado. Esto representa la suma de la cantidad de dinero que se ha ganado y, como tal, lo que se supone que se le debe pagar. Este número debe resaltarse claramente, ya sea en negrita, usando color o usando una letra ampliada para que sobresalga.

Algunos consejos al elaborar una factura:

• Es aconsejable discutir con su cliente las tarifas y el método de pago preferido antes de enviarle la factura. Se recomienda que tanto usted como sus clientes estén al tanto de estos detalles para evitar posibles desacuerdos en el futuro.
• Debe llevar un registro exhaustivo de todas sus facturas. Es bueno tener una copia impresa y una copia digital que se archivará. En caso de que tenga correos electrónicos, notas o cualquier otro documento relacionado con la factura, debe conservarlo junto con una copia impresa de la factura.
• Debes elegir el software adecuado que te ayudará a preparar las facturas. Cualquier hoja de cálculo básica o software de procesamiento de texto será suficiente. Si está interesado en agilizar el proceso, existen softwares de facturación especializados que puede utilizar. La mayoría de los softwares de facturación tendrán una plantilla para darle una estructura de cómo debería verse una factura. La mayoría de estos programas tienen características que lo ayudarán a diseñar la factura y también a mantenerla organizada.
• En caso de que se acerque la fecha de vencimiento del pago y su cliente aún no haya liquidado el pago, será bueno hacer una llamada telefónica para evaluar qué tan lejos han llegado con los arreglos de pago. Esto es apropiado ya que algunos clientes cumplirán con solo una llamada telefónica o podría retrasar el recibo de un monto ya pagado de su parte.
• Siempre es bueno averiguar si el cliente tiene alguna política con respecto al formato de la factura. Esto es crucial, ya que es posible que se encuentre con un cliente que desee más información de la que se incluye en su factura. También es posible que deseen tener un formato específico de listado de los servicios prestados. El hecho de no adaptar su factura a las preferencias de su cliente puede resultar en un retraso en el pago.

Factura en blanco

Esto es utilizado principalmente por pequeñas empresas para facturar a sus clientes. Es bastante popular para los servicios de reparación, especialmente para aquellos contratistas que acuden a una casa o negocio y el cobro del pago se realiza después de la finalización del trabajo. El cliente debe recibir un recibo y la factura actuará como recibo en este caso. No debe estresarse por encontrar una factura en blanco, ya que este sitio le ofrece plantillas de facturas en blanco que puede personalizar para satisfacer sus necesidades.

Una factura en blanco debe personalizarse para adaptarse a las necesidades de un negocio determinado. Primero debe editar el encabezado insertando el nombre de la empresa y el logotipo. Puede editar la dirección de correo electrónico y la línea que se encuentra en la parte inferior que indica a quién debe enviar un cheque. Estas plantillas de facturas en blanco son facturas imprimibles y puede hacer tantas copias como desee.

Mientras usa el campo de una factura en blanco, puede usar un portapapeles o un papel carbón para poder guardar una copia para fines de registro en su negocio.

 

Factura comercial

La otra alternativa que uno puede tener si no está interesado en usar una factura en blanco es hacer uso de una factura comercial. Esto se puede obtener pagando a una empresa de impresión comercial una cantidad que se utilizará para imprimir sus facturas personalizadas para su empresa/negocio en una hoja de papel carbón o podría estar en un talonario de recibos. Puede encontrar muestras de estas facturas comerciales en este sitio.

Como hombre de negocios o en caso de que se le haya encomendado la tarea de presentar una factura, la información anterior es suficiente para ayudarlo a obtener lo mejor. Las plantillas de facturas podrían ayudarlo a hacer que la generación de facturas para su uso sea un ejercicio fácil que sea muy conveniente para usted. Puede personalizar una factura en blanco y crear lo que se adapte a sus necesidades. Escribir una factura no debería ser difícil con la ayuda que ofrece este sitio, no dude en utilizar la información proporcionada y las plantillas de factura que se encuentran en este sitio.