Al comprar artículos de una tienda o proveedor, debe tener un recibo de compra para determinar la propiedad de los artículos. Es como un documento certificado que contiene información sobre lo que compró y cuánto pagó por los artículos. Tener uno lo ayuda cuando devuelve un artículo por algún motivo dentro del período de garantía. Puede confirmar esto con una plantilla de recibo de compra que contiene los términos de cancelación y devoluciones. Algunos vendedores le dan recibos de compra sin necesidad de una orden de compra.
Plantillas de recibos de compra
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¿Cuál es el propósito de un recibo de compra?
Todos estamos familiarizados con una plantilla de recibo de compra común, ya que se ha convertido en parte de nuestra vida diaria de compras. Este recibo es un documento que se emite a un cliente. Generalmente, este documento incluye detalles sobre la compra de un servicio o producto .
Para cualquier compra, debe usar el formulario de recibo adecuado y esto depende del tipo de recibo que necesite. Otra forma de utilizar una plantilla de recibo de compra es cuando un empleado acepta o adquiere materiales de un vendedor o proveedor en relación con una orden de compra.
En tal caso, toda la información, incluida la fecha y la hora de la compra, la ubicación y los nombres del vendedor y del comprador, se incluyen en el recibo con el fin de llevar un registro. Por supuesto, estos no son los propósitos principales de este recibo. Más bien, es una garantía de que efectivamente pudo obtener lo que necesita.
Las empresas en general, que compren cualquier cosa que necesiten para operar cualquier proyecto o tarea relacionada con el negocio, deben hacer estos recibos para dar información sobre lo que ha comprado y la cantidad que compró. Esto también puede funcionar al revés.
Plantillas de recepción de mercancías
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¿Se puede obtener un recibo después de la compra?
La pérdida de recibos es muy común ya que son pedazos de papel que pueden rasgarse, desgastarse o quemarse fácilmente. En tales casos, debe encontrar formas de recuperar su recibo de compra en el estado original. Es muy fácil una vez que haces cualquiera de los siguientes.
- Solicitar una reimpresión
Visite la tienda o lugar de compra y solicite una reimpresión de su recibo. La mayoría de las empresas están abiertas al hecho de que el recibo se pierda y están dispuestas a volver a imprimirlo. Ellos saben lo importante que es para usted y su negocio. Mantener registros les ayuda a evitar futuros problemas con sus clientes debido a la plantilla de comprobante de compra. - Revisando su tarjeta de crédito y extractos bancarios
Usted paga artículos comprados a través de su tarjeta de crédito bancaria cuando no tiene efectivo. En este caso, el banco mantiene un registro claro de lo que compró, cuánto gastó y el tiempo que lo hizo. Revisar los estados de cuenta de su tarjeta de crédito y banco lo ayuda a recibir esta información, lo que le permite imprimir las copias. - Imprimir copias de la plantilla comprada
Tener una segunda o tercera copia de un recibo de compra es crucial para asegurarse de que siempre tenga una copia de seguridad una vez que los pierda. Es más fácil imprimir a su conveniencia después de comprar artículos.
Recibos de compra
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¿Qué debes incluir en un recibo de compra?
Las empresas deben mantener un registro de los compradores, cuándo, cómo pagaron y cuánto usaron en los artículos. Actúa como una plantilla de prueba de compra que ayuda a dictar el propietario. Ayuda a reconocer la prestación de servicios o productos a los clientes y debe tener la siguiente información.
- Los detalles de la empresa que incluyen su nombre, información de contacto y dirección de correo electrónico, si está disponible.
- Incluya la hora y la fecha en que ocurrió la transacción.
- La lista de productos comprados incluyendo la cantidad o los servicios ofrecidos y una breve descripción de los mismos.
- Utiliza la suma total de dinero en la compra y el impuesto pagado como IVA.
- Incluya los métodos de pago, ya sea en efectivo, tarjeta de crédito o tarjeta de débito.
- Asegúrese de que el total del IVA esté al final de la declaración.
- Si existe alguna política de devoluciones, deben aparecer, y si no, indicarlo.
¿Cómo se escribe un recibo de pago?
Las plantillas de recibo de compra son de dos formas dependiendo de la conveniencia y efectividad requerida. Las empresas o tiendas a menudo lo hacen con la ayuda de algunos programas, ya sea en línea o fuera de línea, que se utilizan para crearlos.
- Al escribirlo electrónicamente.
Solo necesita un dispositivo electrónico como una computadora o un teléfono inteligente para crear uno. En este caso, debe descargar programas de contabilidad especiales para aliviar la carga del cálculo y la disposición de los elementos de la lista. Funcionan mediante un sistema automático de registro de datos e inclusión de la información contable. - Al diseñarlo a mano
es fácil si no eres una persona experta en tecnología porque solo exige habilidades de escritura junto con buenas habilidades de contabilidad. En el recibo de compra, escribe los detalles de los artículos, verifica el precio manualmente e incluye, luego calcula el total. Haces esto en un libro de recibos separado en secciones para ajustar todos los detalles.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Un recibo indica el pago de los artículos y sus ventas están completas, a diferencia de una factura que muestra que es una solicitud de pago. Ambos contienen los productos solicitados, sus precios, información fiscal, detalles de contacto y créditos.
Un recibo muestra el momento exacto del pago por parte del cliente, mientras que una factura incluye un período determinado para el pago. Este último permite negociaciones entre el cliente y la empresa para decidir cuándo deben pagar. Reciben información sobre los descuentos otorgados si cumplen con el pago anticipado.
Un recibo muestra la prueba de la propiedad total de un artículo, mientras que una factura muestra la propiedad parcial. La empresa puede reclamar un artículo facturado si el comprador no completa su pago a tiempo. Un recibo le permite al comprador devolver un artículo cuando se estropea dentro del período de garantía.
Recibes una factura antes de pagar un artículo o después de pagar una cantidad determinada, a diferencia de un recibo que recibes después del pago. El recibo demuestra la propiedad del artículo, mientras que la factura muestra la propiedad potencial. Es por eso que lo recibe antes del pago completo.
Plantillas de prueba de compra
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¿Cómo escribo un recibo de pago?
Una plantilla de recibo de compra puede ser tan compleja o tan simple como desee, siempre que la plantilla cumpla con sus requisitos y los de sus clientes. Por ejemplo, el recibo puede ser tan simple como un recibo de su caja registradora o tan casual como una nota garabateada en una hoja de papel.
Por otro lado, sus recibos también pueden ser muy complejos como una hoja de cálculo digital con cálculos de extensión programados, historiales de pago y números de órdenes de compra. Aquí hay algunos consejos para usted al escribir su compra o recibo de compra:
- La información esencial a incluir
Todos sus recibos deben llevar el nombre de su negocio desde que los emitió. Además, incluya la fecha de la transacción, los artículos o servicios comprados y el monto que cargó. La mayoría de los recibos también incluyen el nombre de su cliente, especialmente si el documento representa una orden de compra cumplimentada o si tanto usted como el comprador están actualmente involucrados en negocios entre sí.
Cuando un cliente envía una orden de compra, el número de orden de compra debe aparecer en el recibo para que lo usen como referencia. Un pedido que hayas entregado debe tener en el recibo la dirección del comprador y los datos de contacto para la referencia del conductor de la entrega. - Otra información para que su recibo sea más efectivo
Cuando un cliente compra un servicio o producto, sería muy útil que le proporcione algún tipo de documentación sobre cómo realizará los pagos.
Este recibo también puede incluir detalles sobre el pago en sí mismo, sobre si el cliente realizó su pago en efectivo, con un cheque o con su tarjeta de crédito. Recuerde que cualquier pago realizado en efectivo es especialmente importante porque no puede verificar los pagos en efectivo después del hecho. Pero para los pagos con tarjeta de crédito o cheque, aún puede verificarlos.
Además de anotar la forma de pago, también es importante que la referencia de un cliente proporcione el número de cheque o los últimos cuatro números de la tarjeta de crédito que utilizó. En general, estos recibos también pueden incluir los términos de venta, como si las ventas son todas definitivas o si los clientes pueden cambiar los artículos dentro de los 30 días posteriores a la compra, si el cliente presenta el recibo. Esta información también es muy útil. - Documentación imprescindible (a efectos fiscales)
Otro uso importante de estos recibos es a efectos fiscales. Puede usarlos para proporcionar pruebas sobre los gastos de su negocio que generalmente se cancelan en sus formularios de impuestos. Además, también puede usarlos para la contabilidad de gestión, ya que contienen información para su contador que necesita monitorear sus compras y categorizarlas.
A partir de esto, puede evaluar si sus gastos en un área determinada son financieramente razonables o si son consistentes cada año. A menudo, nos enfrentamos a problemas con los artículos que acabamos de comprar. En tal caso, el recibo se vuelve indispensable ya que sirve como comprobante de compra para que pueda devolver o cambiar la mercancía. Sus clientes también pueden hacer esto.