Si está buscando financiamiento para un evento, una competencia o una gira, entonces una carta o propuesta de patrocinio puede ayudarlo a obtener el financiamiento que necesita para que nuestro evento sea un éxito. Muchas empresas con presencia local o nacional disfrutan de la oportunidad de hacer algún bien social para la comunidad mediante el patrocinio de eventos. Incluso si usted o su organización son relativamente desconocidos, una carta de patrocinio puede ayudarlo a obtener los fondos que necesita, así como a establecer la credibilidad de su proyecto o evento.
Plantillas de carta de patrocinio
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Cómo escribir una carta de patrocinio
Antes de comenzar a escribir su carta, piense en el negocio o la persona que la recibirá. Comprender a su audiencia es fundamental para su éxito y comprender lo que buscan los patrocinadores es parte de esa ecuación.
Los patrocinadores potenciales querrán saber a quién está llegando cuando lo patrocinen. Si está buscando patrocinio para su auto de carrera, por ejemplo, deberá poder explicar varios detalles importantes, como:
- ¿Quién asistirá a la carrera (datos demográficos como edad, geografía, etc.?)
- ¿Cuántas personas asistirán?
- ¿Se retransmitirá la carrera por televisión?
- ¿Cuántas personas lo verán si está en la televisión?
- ¿Habrá medios locales presentes? ¿Grandes medios? ¿A quién llegan?
- ¿Cuánto durará el evento?
La mejor manera de recopilar esta información está al alcance de su mano: puede buscar fácilmente esta información en línea o obtenerla a través de una llamada telefónica rápida . La mayoría de las publicaciones y organizaciones de medios en línea tendrán un kit de medios que detalla sus lectores, espectadores, etc., así como su demografía, como edad, raza, ingresos.
Con esta información, ahora puede estar preparado para cualquier pregunta sobre su audiencia para el evento y un desglose detallado de sus datos demográficos y posible cobertura de los medios. (Es aún mejor si puede encontrar información sobre qué grupos de medios o periodistas han confirmado su asistencia para el evento).
Ahora tiene la información que necesita para acercarse a posibles patrocinadores. Primero, sin embargo, deberá elegir a qué empresas desea acercarse en relación con el patrocinio. Es posible que desee utilizar una plantilla de carta de patrocinio para ayudarlo a formatear la carta.
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¿A qué negocio debe dirigirse para una propuesta de patrocinio?
Al buscar patrocinadores, debe elegir empresas que deseen conectarse con la audiencia potencial a la que está llegando. Por ejemplo, si está organizando un concierto que atraerá a muchos adolescentes, querrá pensar en minoristas de alimentos y bebidas, así como en marcas de estilo de vida que consideren a los adolescentes su grupo demográfico objetivo. Si está organizando una ceremonia de premiación para una organización sin fines de lucro local, querrá elegir compañías que se centren en retribuir a la comunidad y que hayan patrocinado eventos como el suyo en el pasado. Si está participando en una carrera, pero no puede pagar su propio viaje, un patrocinador puede ayudarlo a cubrir el costo de su viaje con la esperanza de que les traiga la gloria con su desempeño. Por lo general, un patrocinador de eventos deportivos serán empresas de calzado, ropa deportiva y otras marcas de estilo de vida centradas en el fitness y la salud.
Tómese un tiempo para intercambiar ideas sobre empresas, tanto locales como nacionales, que puedan ayudar a financiar o suministrar servicios o donar suministros para su evento. Piense en lo que puede ofrecerles y lo que esperarán obtener de su patrocinio.
Plantillas de propuestas de patrocinio
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Uso de cartas de patrocinio para financiar giras de bandas y otros eventos culturales
Usar patrocinios para financiar la gira de tu banda puede ser muy gratificante, porque no te arruinarás. Obtener el patrocinio de su gira, banda o evento es fundamental para su éxito porque asegura una financiación que no tiene que devolver. El patrocinio puede compensar los gastos por usted. Quizás se pregunte si usted o su evento son lo suficientemente importantes como para merecer un patrocinio. ¡No sea tímido para acercarse a los patrocinadores! Obtienen beneficios de su audiencia, obtienen más reconocimiento y no tendrá que pedir donaciones de personas para cada gasto.
Su carta de patrocinio es una carta de presentación
El primer paso para asegurar los dólares del patrocinio es redactar una carta de presentación profesional . Aquí es donde puede resaltar la oportunidad que está ofreciendo. Si está organizando un concierto, proporcione información sobre la audiencia de cada banda. Si está participando en una carrera, explique su valor, metas y antecedentes. Al menos, puede ofrecer a sus patrocinadores la oportunidad de ayudarlo a inspirar a otros.
Si tiene problemas para comenzar, recopile parte de la información sobre el evento, como folletos , comunicados de prensa , biografías de los participantes y continúe desde allí. Debería poder resumir las características y los beneficios de participar en el evento revisando las características y los beneficios del patrocinio. Las características incluirán a los participantes del evento, diferentes actividades y otros aspectos del evento. Por ejemplo, si está en una carrera con varias vueltas, un patrocinador obtendrá la función de un anuncio que se mostrará varias veces en la televisión. Los beneficios son más sustanciosos; Es posible que desee utilizar números para ayudar a su lector a comprender a cuántas personas llegará un anuncio, así como a la audiencia potencial de la cobertura de los medios.
Cómo escribir una propuesta de patrocinio
La mayoría de los acuerdos de patrocinio son básicamente acuerdos de marketing en los que una de las partes ofrece apoyo material a un patrocinador que, a su vez, recibe cierta cantidad de anuncios y publicidad. La mejor manera de encontrar acuerdos de patrocinio es redactar una propuesta comercial que explique por qué su evento beneficiará a posibles patrocinadores.
Debe usar una plantilla de propuesta de patrocinio para ayudarlo a formatear su propuesta correctamente. Hemos incluido uno en esta página para su referencia. Se debe adjuntar una carta de propuesta a una propuesta para que los patrocinadores respondan.
Su propuesta en sí debe tener una portada con una tabla de contenido.
¿Nuevo en la redacción de propuestas? No te preocupes. Una propuesta comercial de patrocinio no es algo difícil de escribir. Es simplemente un documento que utiliza para presentarse, describir su mercado, describir sus necesidades y mostrar a los patrocinadores cómo se benefician al apoyar su evento.
- Paso 1: Haga su investigación. Cuando se acerque a patrocinadores potenciales, debe demostrar que los comprende a ellos, a su marca y cómo su patrocinio puede beneficiar a su negocio. Debe diseñar cada propuesta para cada patrocinador; no use una plantilla estándar solo. Tu propuesta debe mostrar profundidad y que te tomaste el tiempo para entender a cada patrocinador.
- Paso 2: Escriba un párrafo de dos a tres de su oportunidad. Esto reiterará los hechos sobre los beneficios y características del evento.
- Paso 3: Brinde una descripción detallada de la audiencia, los mercados y el alcance general de los medios del evento. Hágales saber qué tipo de apoyo de relaciones públicas se incluirá en su patrocinio. ¿Los mencionará en un comunicado de prensa? ¿Darles acceso a los medios directamente?
- Paso 4: Nombre los entregables. ¿Qué detalles puede garantizar que obtendrá cada patrocinador? ¿Su nombre en 1500 camisetas?
- Paso 5: Indique cuánto dinero /bienes/servicios está buscando del patrocinador.
- Paso 6: Afirme sus credenciales y experiencia. Termina tu propuesta describiendo proyectos anteriores que fueron un éxito, explica la historia del evento, los valores y las capacidades de las personas que participan.
- Paso 7: Dales una fecha límite de respuesta. Esto le ayudará a eliminar las empresas que no están interesadas en su propuesta.
Una vez que sienta que su propuesta está completa, asegúrese de revisarla cuidadosamente y revisar su ortografía. Léalo en voz alta para escuchar las partes incómodas y pídale a un colega o amigo que lo lea y lo corrija por usted. Un borrador final pulido que sea persuasivo vale la pena el esfuerzo adicional y puede ser la diferencia entre hundirse o nadar cuando se trata de su propuesta.
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Consejos para la propuesta de patrocinio de eventos
No importa para qué esté buscando patrocinio, la configuración básica de la propuesta será la misma. Muchos redactores de propuestas cometen el error de hablar demasiado sobre ellos mismos y sus propias organizaciones o participantes, en lugar de centrarse en cómo su evento puede beneficiar al patrocinador.
Una propuesta de patrocinio es un documento destinado a persuadir a otra parte para que le brinde su dinero o apoyo material. Para tener éxito, debe ganarse la confianza de los tomadores de decisiones y hacerles entender cómo los ayudará a expandir su imagen de marca y llegar a nuevas audiencias. No tenga miedo de ser creativo con diferentes aspectos de su evento y la posibilidad de incluir patrocinadores en diferentes aspectos.
Piense en el acto de marketing y cómo puede hacer que su marketing sea aún más amigable. ¿Estarás haciendo sorteos? Rifas de premios ? ¿Quizás puedas agregar el cupón de tu patrocinador a una bolsa promocional? Tal vez pueda ofrecerles ayuda para crear su lista organizando un obsequio de su producto durante su evento, permitiéndoles conservar los formularios de inscripción completados. Si un patrocinador no quiere brindar apoyo monetario, puede estar dispuesto a donar tiempo, habilidades o bienes a la causa para ayudar a respaldar su evento.
Las empresas rara vez brindan apoyo de patrocinio o financiamiento sin expectativas de algo a cambio, por lo que es importante hacer que valga la pena, y la mejor manera de hacerlo es incorporar formas de hacer que no solo el evento sea memorable para los asistentes, sino también para los patrocinadores. bien.
Cuando haya enviado propuestas de patrocinio, ahora es el momento de esperar. Debería haber dado a sus posibles patrocinadores una fecha límite de respuesta y, por lo general, las partes interesadas responderán. Está bien llamar a las empresas unos días antes de la fecha límite como recordatorio, pero no se convierta en un vendedor telefónico, organizando varias reuniones de seguimiento. Es posible que tenga que acudir a sus competidores para obtener ayuda de patrocinio si no están interesados. Esta bien. Solo asegúrese de darse mucho tiempo entre la propuesta y el evento real, y que elabore todos sus materiales de manera profesional.