Más de 30 plantillas y ejemplos de casos de negocios simples

Las organizaciones, las empresas y los negocios en un momento u otro necesitarían solicitar inversiones de las partes interesadas e inversores clave. Para poder lograr esto con éxito, tendría que hacer una plantilla de caso de negocios para presentarla a posibles inversionistas y partes interesadas. Un caso de negocio es una herramienta eficaz para promover y garantizar que la inversión es necesaria en función de las estrategias y el rumbo hacia el que se dirige la organización, así como los beneficios que de ello se derivarán.

Básicamente, contendría el contexto de la inversión, los beneficios, los costos involucrados y un conjunto de opciones para las partes interesadas clave, los tomadores de decisiones y los inversores. También se puede utilizar para determinar cómo se medirá el éxito del proyecto o la inversión para poder garantizar que las mejoras prometidas se puedan realizar y se realicen.

Cualquier caso de negocio, modelo de negocio o propuesta de negocio debe respaldar todos los objetivos de la organización y debe trabajar para mejorar toda la organización. También es esencial que se consulte a las personas clave, como las que están a cargo del presupuesto, al crear el caso de negocios para que puedan ver bien los planes desde el principio y puedan proporcionar comentarios o aportes antes de que se finalice.

Hacer un caso de negocios implicaría mucho trabajo y el proceso de hacerlo debería seguir cualquier política o procedimiento en una organización. En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre casos comerciales, así como algunos pasos y consejos para crear su propia plantilla de caso comercial simple. Siga leyendo para aprender todo sobre los casos de negocios para su organización o empresa.

Plantillas de casos de negocios

¿Para qué sirve un Business Case?

Hacer un caso de negocios antes de comenzar un proyecto es muy importante ya que si un proyecto se planifica y crea sin considerar los beneficios que se derivarán de él, pueden surgir más problemas. Estos problemas pueden ser una gran molestia para la organización, pero en realidad se pueden evitar simplemente presentando un caso comercial antes de comenzar el proyecto. Estos problemas son:

• La empresa podría terminar desperdiciando tiempo, esfuerzo y otros valiosos recursos en proyectos que en realidad no podrán brindar beneficios o ayudar a la empresa a alcanzar sus metas y objetivos. Esto reduciría los recursos disponibles para proyectos más valiosos, prácticos y factibles que podrían haber sido más beneficiosos para la empresa a largo plazo.
• La empresa no tendría forma de priorizar claramente los proyectos potenciales porque no se había establecido la importancia del proyecto. Un caso de negocio puede ser una referencia para medir el valor de los proyectos, por lo que si cada proyecto tiene uno, podrá determinar cuáles son los más importantes y cuáles pueden pasar a un segundo plano hasta que haya más recursos disponibles. Las empresas necesitan una forma efectiva y realista de decidir qué proyectos deben implementarse primero y tener un caso de negocios ayudaría mucho. No solo eso, sino que también se puede utilizar para realizar un seguimiento del progreso del proyecto y ver si su continuación sigue siendo práctica.
• Las partes interesadas y los inversores podrían terminar decepcionados al final del proyecto, especialmente si no se cumplieron sus expectativas. La creación de un caso de negocios brindaría a los inversionistas y partes interesadas suficiente información sobre su proyecto y los beneficios y retornos de la inversión que conlleva. Sería crucial para ellos estar informados de todo esto para que sepan en lo que se están metiendo y lo que se espera al finalizar el proyecto. Tener un caso de negocio bien desarrollado también podría dar un resultado más positivo por parte de los inversores y las partes interesadas en el que se sentirían más inclinados a invertir en su proyecto o su empresa.
• La empresa no habría establecido metas, metas u objetivos. Se crea un caso de negocio para explicar por qué se inició un proyecto y qué beneficios se derivarían del proyecto una vez finalizado. Brinda claridad a todos los involucrados en el proyecto y se usaría como referencia para saber cuándo se completa el proyecto porque los objetivos y las metas finales se habrían definido claramente.
• La empresa no tendría forma de saber cómo o cuándo mejorar el proyecto. Esto podría plantear un gran problema, especialmente si el proyecto se planeó a largo plazo. En algún momento, las personas involucradas pueden perder de vista lo que se supone que deben hacer para alcanzar sus objetivos.

Para poder evitar todos estos problemas, puede hacer un caso de negocios antes de comenzar cualquier tipo de proyecto. Ahora pasemos a cómo funcionan realmente los casos de negocio para comprender mejor por qué necesita uno. 

¿Cómo funciona un caso de negocios? 

Como puede ver, los casos de negocios son importantes en la planificación y finalización exitosas de un proyecto . En pocas palabras, un caso de negocio es un punto de referencia para planificar, implementar y evaluar un proyecto.

En las etapas de planificación de un proyecto, la creación y el desarrollo de un caso de negocio lo ayudaría a definir los objetivos finales y la meta final del proyecto para información de todos los involucrados: partes interesadas, inversionistas, equipo del proyecto y gerente del proyecto. Las personas involucradas en el proyecto pueden tener sus propios aportes y expectativas de lo que creen que el proyecto debería lograr al final. Un caso de negocios movería la conversación de «¿Qué vamos a construir?» a «¿Por qué lo estamos construyendo?» Esto luego valida por qué el proyecto es necesario para que comience. El caso de negocio también aclara todas las expectativas, así como cualquier malentendido o desacuerdo con respecto a las metas y objetivos.

Mientras el proyecto avanza, el caso de negocio se convierte en el punto de referencia o la guía para que todos los participantes avancen en la misma dirección. Con frecuencia ayuda a mantener informado al gerente del proyecto sobre el estado del proyecto y qué pasos se necesitan cuando surgen otras opciones. Usando un caso de negocios, las partes interesadas también podrán realizar un seguimiento de todo el proyecto y el progreso del mismo para decidir si deben continuar con él, es decir, si todavía está trabajando para alcanzar las metas y objetivos de la empresa.

Una vez que el proyecto está terminado, el caso de negocios se puede usar para evaluar qué tan bien se llevó a cabo el proyecto. Se puede utilizar para determinar si el proyecto pudo generar todos los beneficios esperados y alcanzar todos los objetivos establecidos. De lo contrario, puede comenzar a hacer preguntas y analizar cada parte del proyecto para saber qué salió mal. Algunas de estas preguntas podrían ser:

• ¿Se estimaron incorrectamente los beneficios esperados?
• ¿Los entregables que se desarrollaron eran realmente incorrectos?
• ¿Nos enfocamos en los aspectos de los proyectos que no eran realmente relevantes?
• ¿Sucedió algo en el curso del proyecto que deberíamos haber esperado o tenido en cuenta?

Como puede ver, un caso de negocios es importante para el proyecto de principio a fin, por lo que debe comenzar a aprender cómo crear uno para su empresa.

Ejemplos de casos de negocios

Elementos importantes de una plantilla de caso de negocio 

Para poder hacer un caso de negocios efectivo o incluso una plantilla de caso de negocios simple, debe incluir algunos elementos importantes en él. Estos elementos son esenciales para que la plantilla de su caso de negocios contenga toda la información relevante para que quien la lea, especialmente los inversores potenciales, la entienda completamente y tome decisiones basadas en lo que está escrito en ella.

Las razones

El contexto por el cual se inició y consideró el proyecto, el problema o tema que condujo a la formulación del proyecto y los antecedentes del proyecto. Cualquier cambio posible, como ver que el proyecto ya es irrelevante o que hay una opción mucho más factible.

Las opciones

Posibles soluciones al problema junto con los resultados de las soluciones. Indique qué solución se eligió. Estos son necesarios para poder comprender las diferentes opciones que se consideraron y por qué se eligió esa solución en particular sobre todas las demás. También considere que las opciones que no fueron seleccionadas pueden resultar ser la mejor opción a medida que avanza el proyecto.

Los beneficios y limitaciones

Los resultados positivos que arrojará el proyecto, que ayudarán a la organización. Cualquier riesgo o limitación que pueda ocurrir durante la ejecución del proyecto y caliente para tratarlos o minimizarlos. Cuáles son los beneficios y cuándo se espera que lleguen o se realicen. Estos beneficios son básicamente lo que la organización quiere obtener de la inversión y el retorno de la inversión que hay.

El cronograma y el presupuesto

Planifique el tiempo necesario para completar el proyecto junto con todos los fondos o el presupuesto necesarios para completarlo. Los costos operativos y de mantenimiento también pueden incluirse si son necesarios para que se realicen los beneficios del proyecto. Estos deben compararse con los beneficios esperados para que pueda determinar si su proyecto es factible y vale la pena comenzar.

Cualquier oportunidad o riesgo importante

Cualquier oportunidad que pueda acelerar la probabilidad de que se alcancen los beneficios o cualquier amenaza que pueda poner en peligro todo el proyecto y su éxito. Las oportunidades y amenazas pueden cambiar constantemente, lo que significa que en cualquier momento su proyecto puede dejar de ser viable.

Ahora que conoce los elementos más importantes que deben formar parte de su caso de negocio; pasemos a cómo puede crear su propia plantilla para su organización.

 

Cómo hacer su propia plantilla de caso de negocios 

Ahora que tiene mucha información sobre casos de negocios, también sería muy útil que aprenda a hacer su propia plantilla de caso de negocios. Se piensa mucho en hacer incluso una plantilla de caso de negocio simple, de modo que cuando crea una para su organización, puede seguir estos sencillos pasos y guías:

• Antes incluso de comenzar a escribir su caso de negocios, primero deberá hacer algunas cosas. El proceso real de creación de un documento de caso de negocio en realidad sería uno de los últimos pasos antes de presentarlo.
• La razón de esto es que a medida que realiza los pasos previos a la justificación comercial, es posible que descubra que el proyecto que tiene la intención de iniciar podría no ser realmente realista o factible.
• Crear un caso de negocios puede llevar mucho tiempo y esfuerzo, por lo que tendría que evaluarlo antes de desarrollar su caso de negocios.
• Lo primero que tendría que hacer es definir y luego analizar la situación que inició la necesidad del proyecto. Tendría que identificar el problema y examinarlo a fondo para que también pueda determinar qué requisitos necesitaría para crear su caso de negocio, así como una estimación de los requisitos que necesitaría para el proyecto.
• Después de eso, debe comenzar a identificar todos los recursos que necesitaría, así como las fuentes de datos que serían necesarias para respaldar su caso comercial. Estas fuentes pueden incluir, entre otras, estudios de casos o datos históricos de proyectos similares al que planea realizar, estudios demográficos o cualquier fuente de financiación dentro de la organización.
• Una vez que haya recopilado todos los datos, puede comenzar a hacer planes iniciales para su caso de negocios junto con personas clave que podrán brindar información relevante o ayudar en la toma de decisiones. Haga una lluvia de ideas y comparta diferentes ideas sobre el proyecto, así como cualquier opinión sobre si vale la pena hacerlo o si es factible.
• A partir de todos los aportes que obtenga de las personas clave, tendrá una buena idea de si es más probable que se apruebe el proyecto y si debe continuar elaborando su documento de caso de negocios. Si cree que sigue siendo una buena idea continuar, entonces puede comenzar a presentar su caso de negocios.
• Es vital que la plantilla de su caso de negocios tenga un resumen ejecutivo , que es una descripción general de todo su caso de negocios. Define la principal preocupación que el proyecto pretende resolver utilizando un lenguaje sencillo y sencillo. También debe contener todas las consideraciones principales, los recursos necesarios para completar el proyecto, el resultado deseado y los beneficios del proyecto.
• También debe incluir cualquier rendimiento previsto de la inversión, ya que los inversores y las partes interesadas tienden a leer solo el resumen ejecutivo para tener una idea completa del caso comercial y de qué se trata el proyecto para que puedan decidir si les gustaría invertir. .
• Aunque el resumen ejecutivo se encuentra al comienzo del caso de negocios, generalmente se escribe al final, después de que se hayan completado todas las demás partes del documento.
• Haga su declaración del problema, que es una explicación clara del problema o problema que su proyecto pretende resolver. Establezca todos los problemas que deben abordarse, como las oportunidades que se han perdido, las respuestas críticas de los consumidores sobre cualquier producto o servicio que pueda tener o cualquier mercado no deseado o desempeño de los empleados .
• Incluya un análisis de la situación que básicamente explique las circunstancias detrás del problema con más detalle y por qué surgió. También da cuenta de cualquier problema potencial que pueda surgir si la situación no se presenta al azar.
• Después de eso, vendrían las opciones de solución en las que haría una lista de soluciones probables para el problema al que se enfrenta. Asegúrese de hacer una explicación detallada de todas las soluciones posibles que sea fácilmente comprensible para quien lo lea.
• Luego viene la descripción del proyecto, que contendría todos los detalles sobre su proyecto. También asegúrese de agregar los recursos que necesitaría, la línea de tiempo, así como cualquier objetivo o hito . También puede incluir posibles riesgos que pueden estar involucrados en su proyecto, planes para resolverlos y cualquier criterio medible que pueda usar para determinar el éxito de su proyecto.
• El siguiente sería el análisis de costo-beneficio, que sería una evaluación de los costos y beneficios para todas las opciones posibles. Para que sea más fácil de entender, puede hacer uso de tablas o gráficos para ilustrar la información de manera clara.
• También es importante incorporar los beneficios financieros previstos para la empresa, así como cuándo se espera que se produzca el pago.
• Finalmente, debe incluir cualquier recomendación para su proyecto sobre cómo debe ejecutarse e implementarse. También incluya una recomendación para el control regular del progreso y el estado del proyecto.

Estudios de casos de negocios

Consejos para hacer una plantilla de caso de negocio efectiva 

Para poder hacer una plantilla de caso de negocio verdaderamente efectiva, aquí hay algunos consejos para guiarlo y ayudarlo. El uso de estos consejos asegurará que su plantilla transmita su mensaje y explique todos los detalles de su proyecto de una buena manera:

• Establezca el contexto de la situación y el problema reuniendo una historia que conduzca a por qué se creó el proyecto. Esto crearía una imagen más clara de todo el proyecto y todos los objetivos del proyecto.
• Identifique todas las similitudes con proyectos anteriores, resalte las diferencias y asegúrese de que no se incluya información irrelevante en el contexto de la situación actual y los problemas y preocupaciones más actuales.
• Asegúrese de buscar todas las oportunidades posibles y asegúrese de responder a tiempo y de manera adecuada. Las oportunidades pueden presentarse de muchas formas, así que asegúrese de aprovecharlas todas para no perderse nada importante.
• Establezca sus objetivos y desarrolle sus estrategias de manera efectiva definiéndolas desde el comienzo de su proyecto. Las metas, los objetivos y las estrategias son una de las partes más importantes del proyecto, así que asegúrese de que estén claros en el caso de negocios.
• Explique claramente todos los beneficios y las inversiones de retorno que surgirán al final de su proyecto. Estos también son relevantes para que sepa qué esperar al finalizar y también sepa que su proyecto es exitoso porque se han obtenido los beneficios.