50 plantillas de lista de verificación de planificación de eventos profesionales

Una plantilla de planificación de eventos es un documento importante utilizado por administradores de eventos profesionales y no profesionales por igual. Un administrador de eventos o cualquiera que esté planificando un evento tiene muchas responsabilidades con las que lidiar durante el proceso de planificación. Ya sea que se ocupe solo de todo el proceso de planificación o delegue las tareas de planificación a otros, el administrador de eventos debe realizar un seguimiento cuidadoso de cada etapa del proceso de planificación. Si un paso en el proceso de planificación no se atiende, puede resultar en el fracaso del evento.

Una plantilla de planificación de eventos es algo que un planificador no solo usa para planificar varias etapas de un evento. De hecho, aquellas empresas que planifican eventos para escuelas, empresas y organizaciones pueden usar una plantilla de planificación de eventos para proponer exactamente cómo se planifica e implementa un evento de principio a fin. La hoja de trabajo de planificación de eventos es algo que el cliente puede pasar por alto para examinar los pasos que se seguirán en el proceso de planificación de eventos. También pueden tener una buena idea de lo que está pagando su dinero una vez que ponen al administrador del evento en control.

Plantillas de planificación de eventos

¿Quién debería usar una plantilla de planificación de eventos?

La hoja de trabajo de planificación de eventos es algo que servirá a una variedad de personas, empresas y organizaciones ayudándoles a organizar un proyecto o proceso. Desde la escuela que planifica un evento escolar hasta el hotel que planifica un gran evento en el lugar, la hoja de trabajo de planificación de eventos hace que los pasos de planificación sean más suficientes. Veamos algunas de las personas, empresas y organizaciones que podrían beneficiarse del uso de una plantilla de planificación de eventos.

Si usted es un empresario que busca iniciar su propio negocio de planificación de eventos, la plantilla de planificación de eventos es algo que debe examinar. Familiarizarse con los diferentes componentes de una plantilla de planificación de eventos le dará una comprensión superficial de lo que implica la planificación de un evento. Incluso si no está planificando el evento usted mismo, le permitirá conocer los entresijos de la planificación de eventos. Luego puede trabajar con un planificador de eventos profesional con una sólida comprensión de lo que debe esperar que cubra el planificador.

La plantilla de planificación de eventos y la lista de verificación de planificación de eventos son dos elementos vitales que necesitará para el éxito de su negocio . Ya sea que elija diseñar el suyo propio o elija usar una hoja de trabajo de planificación de eventos preexistente, encontrará que la plantilla es algo que facilita mucho la organización de eventos. Con la plantilla a mano, puede asegurarse de cubrir todas sus bases. Le permite enumerar cualquier preferencia específica que su cliente pueda tener en el momento en que se comunique con usted para la planificación del evento. Le da la oportunidad de crear una impresión significativa en las personas y/o empresas con las que se encuentra.

Lista de verificación de planificación de eventos

¿Alguien más puede beneficiarse del uso de una lista de verificación de planificación de eventos?

La hoja de trabajo de planificación de eventos es algo que servirá a una variedad de individuos, empresas y organizaciones. Desde la escuela que planifica un evento escolar hasta el hotel que planifica un gran evento en el lugar, la hoja de trabajo de planificación de eventos hace que los pasos de planificación sean más suficientes. Veamos algunas de las personas, empresas y organizaciones que podrían beneficiarse del uso de una plantilla de planificación de eventos. Un resumen de quién puede beneficiarse del uso de una plantilla de programa de eventos incluye:

• Caterings
• Gestión de ceremonias
• Planificadores de eventos certificados
• Gerentes Certificados de Exhibiciones
• Comercializadores de ferias comerciales certificados
• organizaciones benéficas
• colegios
• Organizador de conciertos
• Planificador de conferencias
• Organizador de convenciones
• Organizadores de eventos corporativos
• Emprendedores
• Empresas de planificación de eventos
• planificador de festivales
• recaudadores de fondos
• Gerentes de eventos ecológicos
• Hoteles
• Gerentes de reuniones
• Organizador de fiestas
• Planificadores de conferencias de prensa
• Profesionales de eventos especiales
• Grupos de Interés Especial
• Planificadores de bodas

Plantillas de programas de eventos

Partes de la plantilla de planificación de eventos

La plantilla de planificación de eventos cambiará en cuanto a su contenido. Incluye una plantilla de programa de eventos que cubre los conceptos básicos de la planificación de eventos. También incluirá una lista de verificación integral de planificación de eventos que el planificador puede usar y marcar a medida que avanza en los pasos de planificación. Hay algunos factores comunes que uno encontrará en cada hoja de trabajo de planificación de eventos. Como ejemplo de lo que podría contener una plantilla de planificación de eventos, a continuación se encuentran las secciones y la información que encontrará en una plantilla básica de programa de eventos.

Información básica y datos

Es probable que la plantilla de planificación de eventos contenga información sobre la fecha, el lugar o el lugar del evento, y la hora en que se llevará a cabo. Si se trata de una ocasión especial, la ocasión también aparecerá en la primera página de la hoja de trabajo de planificación del evento. También se incluye el número de asistentes anticipados, que tendrá en cuenta las necesidades del evento en cuestión.

Detalles del presupuesto del evento (básico)

Debajo de la información básica del evento, aparece una pequeña sección para el presupuesto del evento. En esta área se desglosa el costo del evento por persona. El documento de planificación del evento incluirá información sobre el costo por boleto . También incluirá una estimación de los ingresos que uno espera obtener al organizar el evento. El presupuesto total del evento es útil para determinar los gastos del evento a gran escala. El área de presupuesto precede al desglose de gastos. El desglose de gastos aclara el costo de alimentos y bebidas específicos. Los costos de música, entretenimiento, invitaciones, carteles, decoraciones, seguridad, personal y otros gastos se desglosan y se aclaran. Se proporciona un total de todos los gastos.

Lista de verificación de planificación de eventos

La lista de verificación de planificación de eventos es un documento importante. Permite un seguimiento rápido y fácil de todas las responsabilidades. De un vistazo, permite al planificador de eventos ver qué se ha completado, qué tareas quedan y delegar las tareas necesarias para su finalización. Esta área de la plantilla contiene información sobre el objetivo del evento y la razón por la que se realizó en primer lugar. El objetivo del evento es imperativo ya que ayuda a explorar el tema y los pasos necesarios que el planificador debe tomar para alcanzar el objetivo elegido.

Equipo

Si se ofrece un programa durante el evento, se enumeran el entretenimiento o los oradores. También se incluye información relacionada con cualquier equipo de audio o visual, electrónica y papeleo o folletos necesarios. El equipo puede incluir elementos como equipo de sonido, parlantes, micrófonos, proyectores, pizarras blancas, computadoras portátiles y podios. Algunos eventos requieren el uso de un atril, computadoras y acceso a Internet.

Selección e información del lugar

Una sección en la plantilla del programa del evento incluirá detalles sobre las instalaciones necesarias. El planificador necesita saber el número de personas a las que atenderá durante el evento. Esto permitirá que el planificador de eventos se asegure de que haya suficiente espacio para todos los invitados. La información sobre el lugar, su diseño y la disposición de los asientos ayuda a determinar la preparación y el montaje del evento. Los materiales y decoraciones de las mesas y el diseño de las mesas también permiten planificar previamente los asientos. Junto con lo que ofrece el interior del lugar, el exterior del lugar necesitará un estacionamiento adecuado y podría requerir que alguien ofrezca indicaciones para los lugares de estacionamiento apropiados. Los servicios de valet también pueden ser parte del presupuesto del evento.

Hoja de cálculo del presupuesto del evento

Cumplir con el presupuesto del evento es importante. Con ese fin, el planificador de eventos que utiliza una hoja de trabajo de planificación de eventos hará un seguimiento de los costos anticipados del evento y de los ingresos anticipados del evento. Los gastos en la lista pueden incluir cualquiera de los siguientes costos:

• Alquiler de equipos
• Alquiler de instalaciones
• Alimento
• Honorarios
• Seguros y permisos
• Alojamiento
• Publicidad
• Registro
• Seguridad
• Honorarios de los oradores
• Personal
• Suministros
• Soporte técnico
• Viaje
• Seguridad
• Licencia de películas
• Permisos
• Cuotas de inscripción

El ingreso anticipado podría aparecer en una segunda página. Es más conveniente que la plantilla presente los ingresos esperados en una presentación de lado a lado. Esto permite una vista de lo que se gasta y lo que se espera obtener del evento con una descripción general rápida del contenido de la plantilla. La sección de ingresos podría enumerar cosas como:

• El costo de las entradas al evento menos lo que cuesta pagar las entradas.
• Dinero de anunciantes y patrocinadores.
• Cualquier dinero obtenido a través de eventos de recaudación de fondos .
• Cualquier otra fuente de ingresos en relación con el evento. 

Plan de recaudación de fondos

Cuando el evento tiene un recaudador de fondos involucrado, un plan de acción de recaudación de fondos puede aparecer dentro del documento de planificación del evento. El plan de acción enumera todas las acciones que debe realizar el equipo de recaudación de fondos. Se incluye la fecha de vencimiento de las acciones necesarias y una sencilla lista de verificación simplifica el seguimiento de los pasos necesarios para completar la recaudación de fondos en cuestión. Algunas cosas que pueden aparecer en la lista de acciones de recaudación de fondos incluyen:

• La definición del evento y su tema.
• La identificación de cómo se realiza la recaudación de fondos.
• La identidad del público objetivo.
• La necesidad de asegurar la participación de líderes voluntarios.
• La necesidad de establecer los objetivos de la recaudación de fondos .
• La necesidad de determinar los gastos de recaudación de fondos.
• La fecha en que debe completarse todo el trabajo de investigación y preparación de la recaudación de fondos.
• La necesidad de elegir a los miembros del equipo, el presidente y los copresidentes para el evento de recaudación de fondos.
• La definición y descripción de cada cargo y las responsabilidades de las personas que cumplen los roles necesarios.
• Un plazo para establecer una mesa de actividades. 

Hojas de trabajo de planificación de eventos

La hoja de trabajo de planificación de eventos define el evento con gran detalle. Contará con el nombre del evento, fecha, hora y lugar elegido. El nombre de la persona de contacto o del coordinador del evento aparece en el documento, por lo que también es fácil comunicarse con la persona a cargo. El objetivo de la plantilla es ayudar a explorar preguntas y proporcionar respuestas en relación con el evento. Por ejemplo, al cuestionar quién es el público objetivo, el planificador de eventos también deberá determinar qué es lo que se le presenta al público objetivo y qué mantendrá su interés.

Se debe identificar el mensaje principal del evento. La pregunta entonces es qué es lo que el evento está tratando de promover o vender. También es necesario identificar los objetivos y lo que los anfitriones del evento quieren obtener al realizar el evento. Con un objetivo claro en mente, se vuelve más fácil reducir los costos del evento y las opciones de planificación.

Expectativas del lugar

El lugar elegido puede tener reglas o regulaciones que el planificador de eventos debe cumplir al organizar un evento. Siendo ese el caso, una lista de expectativas es útil. En esta área de la plantilla se debe incluir si se debe presentar la documentación y los permisos o si se deben realizar las solicitudes para el lugar antes de una fecha límite específica. Los plazos para realizar pagos iniciales o pagos finales de alimentos y otras necesidades también deben registrarse en el documento de planificación del evento.

Presupuesto del evento (detallado)

Si bien un presupuesto básico aparece al comienzo de la plantilla de planificación de eventos, en algunas plantillas también se incluye un presupuesto más complejo y completo con gráficos de comparación. Los costos del lugar, la publicidad, la decoración, los servicios públicos y las tarifas involucradas en la creación del programa se presentan de manera clara para el seguimiento del presupuesto. Algunas plantillas vienen con gráficos circulares, mientras que otras vienen con gráficos de barras para realizar comparaciones visuales. Los costos se desglosan en porcentajes para que sea fácil ver dónde se gastan muchos de los fondos disponibles.

Calendario de eventos

Si el evento es complejo y ofrece varias fuentes de entretenimiento a lo largo del día, es útil ofrecer un programa del evento a los asistentes. El desglose hora por hora de los eventos en asociación con el evento deja en claro a los asistentes qué está sucediendo durante el evento y cuándo. El cronograma hora por hora puede incluir el nombre de una ocurrencia, quién es responsable de manejar el mini evento dentro de un evento y dónde podría ocurrir el evento. Este horario es ideal si está presentando un evento con una variedad de talleres, lanzamientos de productos o presentaciones.

El planificador de plantillas de eventos está disponible en archivos de Excel o en otras aplicaciones de procesamiento de texto fáciles de usar. A veces puede completarlo como un documento electrónico o puede ingresar su información en el programa Excel. El objetivo es simplificar la planificación de un gran evento en el que se espera una gran cantidad de asistentes. Vigilar las obligaciones de planificación de eventos le permite concentrarse en la tarea de preparar el evento. Mientras tanto, tiene un sistema de seguimiento fácil de entender con el que puede contar cuando se asegura de que se cumplan todas sus responsabilidades.