42 excelentes plantillas de declaración de trabajo (SOW)

Una plantilla de declaración de trabajo es una de las herramientas más útiles que usted, como gerente de proyecto, tiene a su disposición. Este documento puede ahorrarle muchos problemas. Desafortunadamente, también podría ser tu peor enemigo porque implica mucho trabajo duro para crear e incluso un pequeño error en su desarrollo puede tener grandes repercusiones.

Plantillas de declaraciones de trabajo

¿Qué es una plantilla de declaración de trabajo?

Una plantilla de declaración de trabajo acordada entre una agencia y un cliente define claramente qué trabajo incluir dentro de un proyecto y qué no es parte de él. En sí mismo, una plantilla SoW es un contrato de proyecto que establece y alinea las expectativas de ambas partes.

Contiene detalles que hacen tales alineaciones y puede incluir detalles sobre procesos, entregas y más. Incluso puede incluir todo tipo de detalles en el ejemplo de trabajo si lo desea, pero se recomienda mantenerlo lo más simple posible.

Ejemplos de declaraciones de trabajo

Declaración de tipos de plantillas de trabajo

Hay tres categorías de plantillas SOW, algunas de las cuales se usan más comúnmente que otras según la industria. Estos son:

• Design or Detail SoW
  
  Esta categoría informa al contratista, proveedor o vendedor exactamente cómo realizar el trabajo junto con los procesos a seguir. El SoW define claramente los requisitos del cliente, comprador o entidad, ya sean medidas, materiales, requisitos de control de calidad y más. Este tipo se usa generalmente en contratos gubernamentales donde los contratistas deben seguir estrictamente reglas específicas.
  
  Esta sencilla plantilla de declaración de trabajo también es popular entre los proyectos de construcción y fabricación. El cliente, comprador o entidad en este SOW asume la mayor parte de los riesgos ya que el contratista debe seguir las normas que se le dan.
• Nivel de esfuerzo o tiempo y materiales o tasa unitaria SoW
  
  Una de las características principales de esta plantilla de declaración de trabajo es su flexibilidad. Se usa comúnmente para trabajadores de servicios pagados por hora. El concepto principal de este SoW es que se basa simplemente en las horas de trabajo y los materiales necesarios para realizar el trabajo.
  
  Por lo general, proporciona una descripción del servicio necesario durante un período de tiempo determinado. Este SoW generalmente se usa para trabajadores temporales o por contrato y para la entrega de contratos de pedidos.
• SoW basado en el rendimiento
  
  Puede encontrar la aplicación de este SoW en la mayoría de las entidades gubernamentales y también es el SoW estándar para la mayoría de los servicios de contratación pública en Canadá y EE. UU. El SoW cubre el propósito del proyecto , el equipo y los recursos provistos, y los resultados finales medibles.
  
  Sin embargo, no contiene ninguna disposición sobre cómo el contratista debe realizar el trabajo. Esto significa que este SoW es muy flexible en términos de cómo el contratista realiza el proyecto.
  
  Como tal, esta categoría otorga más responsabilidad al proveedor o al contratista, ya que son responsables de entregar resultados utilizando los métodos que creen que serán más efectivos.

Plantillas de SoW

¿Qué debe incluir una declaración de trabajo?

Una plantilla de declaración de trabajo implica mucho trabajo duro en su creación. Es un documento completo y cuán detallado puede llegar a ser depende del tipo de proyecto a realizar. Sin embargo, la mayoría de los proyectos comparten algunos fundamentos básicos que incluyen los siguientes elementos:

• Introducción
  
  El inicio del SoW habla en términos generales. Explica en qué consiste el proyecto, las personas involucradas, el director del proyecto, etc.
• Antecedentes
  
  Esta sección proporciona un breve resumen del proyecto y proporciona una breve explicación sobre la organización y sus necesidades que condujeron al desarrollo del ejemplo de declaración de trabajo.
• Propósito
  
  Comience con una declaración de propósito , y luego responda preguntas básicas para brindar más detalles sobre el proyecto.
• Ubicación
  
  Indique aquí la ubicación donde se llevará a cabo el proyecto. Incluya los tipos de equipo o software a utilizar.
• Cronograma
  
  Contiene una lista de entregables que se enfoca específicamente en los plazos y las personas responsables de su finalización. Incluye todas las fases de principio a fin.
• Entregables
  
  Esta es una lista detallada de los entregables y sus plazos.
• Hitos
  
  El SoW debe definir el marco de tiempo del proyecto de principio a fin, incluidos todos los plazos de cada etapa. El uso de hitos es una excelente manera de dividir el proyecto en partes fáciles de lograr.
• Tareas
  
  Desglosa el SoW desde pasos generales hasta tareas más específicas y procesables . Sea muy específico al hacer esto para que no se pase por alto ningún elemento. También puede planificar de manera más amplia clasificando esas tareas en fases e hitos.
• Plan de comunicación e informes
  
  Debe existir un sistema que monitoree e informe sobre el progreso del proyecto , así como un medio de comunicación para contactar a los miembros del equipo y las partes interesadas de manera efectiva.
• Estándares y pruebas
  
  Si el proyecto está sujeto a cualquier tipo de estándares que deba seguir, debe enumerarlos en esta sección. Lo mismo ocurre con cualquier prueba requerida, quién administrará las pruebas, cuáles son los procesos y otros detalles.
• Defina el éxito
  
  Los accionistas o patrocinadores de su proyecto tienen que definir esta parte del proyecto.
• Requisitos
  
  Es en esta sección donde reúne los títulos, el tiempo de viaje, las certificaciones, el equipo y otros requisitos necesarios para el proyecto que aún no ha enumerado.
• Pago
  
  Esta sección especifica los pagos relacionados con su proyecto y su modo de entrega.
• Otros
  
  Mencione en esta sección cualquier cosa que no haya cubierto en las otras secciones, como restricciones, problemas de seguridad, soporte posterior al proyecto, etc.
• Cierre
  
  Tome notas sobre cómo aceptar los entregables del proyecto. Esto puede incluir quién entregará, verificará y firmará por ellos, y más. Asegúrese de que todos los documentos relevantes sean aprobados.

¿Cómo se escribe una declaración de trabajo?

Una de las cosas más importantes que puede hacer una organización es escribir un ejemplo de declaración de trabajo eficaz porque a menudo es el primer elemento de entrega que ve un cliente y porque es la plantilla SoW la que cuenta su historia.

Una plantilla simple de declaración de trabajo comienza y trata con el «por qué», luego pasa al «qué» y «cómo», seguido del «cuánto» y «cuándo». Todos los elementos de una declaración de trabajo deben tener un flujo cohesivo para que sea fácil de entender y seguir. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta al escribir un SoW:

• Comience por escribir sus objetivos
  
  Esto define el «por qué» de su proyecto. Es en esta sección donde establece sus objetivos comerciales o de marketing al presentar una vista de alto nivel de la solución del proyecto. Definir el objetivo da claridad sobre por qué necesitas hacer el trabajo y, a partir de ahí, comienzas a tejer tu historia.
• Cree un esquema del alcance junto con entregables y suposiciones
  
  . Esto define el «qué» y el «cómo» de la historia. Un esquema del alcance define el trabajo que necesita hacer y los procesos involucrados. Esta sección representa su lista de tareas y, por lo tanto, debe escribirla en forma de proceso.
  
  Las suposiciones son la parte más importante de una plantilla simple de declaración de trabajo. Incluya cualquier suposición que haya hecho durante el proceso de estimación y determinación del alcance de su proyecto. Incluya estas suposiciones en línea con las tareas. Además, establezca claramente qué entregables producir, incluidos los detalles que describen cada uno de los entregables con precisión.
• Cree un cronograma
  
  Esto define el «cuándo». Esta sección debe proporcionar un cronograma completo del proyecto. El formato no es tan importante ya que puede presentarlo fácilmente en forma de tabla. Otra forma de hacerlo es mediante el uso de imágenes para obtener y pegar directamente desde Microsoft Project en su documento. La información debe incluir la fecha de finalización de su proyecto. En cuanto a las fechas de inicio de las tareas, puedes incluirlas o no.
• Establece el precio
  
  Esto define el “cuánto” de tu proyecto. En esta sección, debe especificar el precio del proyecto, incluido todo lo relacionado con él.
• Enumere las suposiciones clave
  
  Cualquier suposición que no haya incluido en las otras secciones vaya aquí. Ya debería haber incluido cualquier suposición relacionada con el alcance en la sección de alcance. Evite repetir suposiciones ya que esto podría conducir a errores. En su lugar, use esta parte del SoW para documentar cualquier suposición general que aún no haya comenzado.
• Aceptación
  
  Finalmente, tiene esta sección que contiene la firma del cliente de los ejecutivos clave de la agencia responsables de la gestión del proyecto. Nunca inicie un proyecto sin la firma del cliente, ya que esto podría generar problemas. Si tiene excepciones, solo asegúrese de que el equipo de administración de la agencia esté de acuerdo con ellas.
  
  Recuerde que ellos son los que corren un riesgo significativo si comienza con la firma. Además, si lo auditan, los auditores verificarán que haya obtenido todas las firmas.

Declaraciones de trabajo

¿Cuál es la diferencia entre MSA y SoW?

Es posible que encuentre el acrónimo MSA que no debe confundir con un SoW. En pocas palabras, el formato del Acuerdo maestro de servicios/Declaración de trabajo es un método de uso de documentos para crear acuerdos contractuales entre dos partes. Aquí está la diferencia entre un MSA y un SoW:

• El MSA describe los términos legales y otras reglas entre dos partes, mientras que el SoW describe los términos del acuerdo específico del proyecto, como las descripciones de los servicios, los términos de pago y más.
• Un MSA puede tener un solo SoW o puede tener varios SoW adjuntos.