40 plantillas y ejemplos de análisis de brechas (Word, Excel, PDF)

Una plantilla de análisis de brechas es una herramienta visual que implica la comparación del desempeño real con el desempeño potencial o deseado.  Independientemente del tipo de organización que sea, ya sea empresarial o gubernamental, un gráfico puede ser una forma útil de mostrar a los empleados, así como a los supervisores, dónde deberían estar los márgenes. Con un gráfico preciso, podrá ver dónde se encuentran los problemas actuales y potenciales, ya sea por el mal uso de los recursos actuales o por la renuncia a una inversión en capital o tecnología.

¿Cuáles son algunas otras razones para usar una plantilla de análisis de brechas?

• Medir las brechas es el primer paso para mejorar la satisfacción del cliente.
• Las ventajas competitivas se pueden lograr superando las expectativas del cliente descritas en el análisis de brechas.
• Un análisis de brechas es una herramienta para reducir la brecha entre las percepciones y la realidad, mejorando así la satisfacción del cliente.
• Un análisis de brechas es aplicable a cualquier aspecto de la industria donde se deseen mejoras en el rendimiento
• Un análisis de brechas es claro y fácilmente comprensible.
• Se puede utilizar un análisis de brechas al desarrollar un programa de beneficios para empleados.

Plantillas de análisis de brechas

Uso de una plantilla de análisis de brechas para evaluar el progreso de la empresa

Muchos dueños de negocios usan organigramas y elementos visuales para ayudar a transmitir mejor el mensaje que están tratando de transmitir. Solo un vistazo rápido puede mostrar cualquier ineficiencia que pueda sufrir el negocio. La herramienta comercial podría usarse para explicar la satisfacción y documentar las áreas que necesitan mejoras. Esto facilita que los empleados comprendan y realicen un seguimiento de las expectativas futuras. El análisis de brechas es extremadamente útil en todos los aspectos del lugar de trabajo y es una forma clara y formal de mostrar a los empleados cualquier progreso que desee lograr.

Uso de un análisis de brechas para reestructurar

Muchas veces, cuando utiliza un análisis de brechas para su negocio, el problema que ni siquiera sabía que existía se hará evidente. De esta forma podemos deshacernos de las ineficiencias que pueda tener el negocio. Un vistazo rápido al organigrama puede decirle cualquier cosa, desde contratiempos organizativos hasta errores de producción. Puede descubrir lo que le falta a su negocio para hacer las ventas del próximo mes o las ventas del próximo año porque cubre una gama muy amplia.

Si está buscando ahorrar tiempo, dinero y recursos mientras utiliza el capital y la mano de obra de manera responsable, un análisis de brechas es la mejor manera de hacerlo. Busque saltos importantes de una columna a la siguiente sin razones aparentes de las que tenga conocimiento. Lo bueno de un gráfico de análisis de brechas es que las áreas clave y se enfocan en un punto problemático si es necesario. Reorganizarlo también es muy simple y fácil, sin embargo, puede ser un concepto difícil de entender para las personas que no ven la plantilla de análisis de brechas. A veces puede ser beneficioso que los empleados y usted mismo llenen uno en todas las áreas en las que son eficientes. Al menos, asegúrese de que todos tengan una copia y puedan ver físicamente lo que está tratando de explicar.

¿Por qué funciona tan bien un análisis de brechas?

Dirigir una pequeña empresa puede ser algo muy difícil, por lo que es muy importante contar con todas las herramientas adecuadas. Facilitan la transmisión de los mensajes correctos a todas las personas adecuadas de una manera fácil de entender. Esta es una de las razones por las que tantas empresas utilizan nuestras plantillas. Una plantilla de análisis de brechas no es diferente.

Los organigramas se pueden usar universalmente y esto también se aplica a un análisis de brechas. Aunque no todos pueden entender las mismas palabras e idiomas que nosotros, la mayoría entiende los números, especialmente cuando están organizados de una manera que no está desordenada y es fácil de entender. Aunque se ha mencionado antes, es importante notar la gran diferencia que puede hacer.

¿Qué tiene de bueno un análisis de brechas?

Si bien muchos métodos para realizar un análisis de deficiencias comienzan con la observación del desempeño de su propia empresa, creo que es útil tener primero un objetivo en mente antes de utilizar el proceso de análisis. Algunas empresas recurren a la evaluación comparativa y las mejores prácticas de otras empresas para realizar su análisis de deficiencias. Esta es la razón por la cual un análisis de brechas es tan beneficioso para todos.

La plantilla de análisis de brechas es universal. Se puede utilizar para cualquier empresa o negocio en cualquier momento y de cualquier manera. Pone todo sobre la mesa con fines estratégicos y ayuda para la planificación futura de mejores métodos comerciales.

Como ya se mencionó, un análisis de brechas es un tipo de organigrama que permite a sus empleados o supervisores aumentar sus ganancias y hacer lo mejor por el bien de la empresa. Los gerentes pueden usar el análisis de brechas para ver cuál debería ser su próximo movimiento para maximizar los cambios y, a su vez, maximizar los cambios positivos que ocurrirán.

El mejor cambio que ocurrirá con el uso de un análisis de brechas es la facilidad y portabilidad de la hoja de cálculo. Ya sea que desee hablar sobre algo en la oficina o en un entorno social, no tendrá que llevar un montón de papeles en un maletín ni nada más. Tendrá toda la información que necesita en una hoja agradable y ordenada.

Ejemplos de análisis de brechas

 

Cuándo no utilizar un análisis de brechas.

Al examinar para qué no usar un análisis de brechas, siempre es bueno recordar para qué se usa exactamente la herramienta organizativa. Una vez más, un análisis de brechas es una técnica que utilizan las empresas para determinar qué pasos deben tomarse para pasar de su estado actual a su estado futuro deseado. Consiste en una lista de factores característicos tales como atributos, competencias y niveles de desempeño de la situación actual, así como una lista de factores necesarios para lograr objetivos futuros. También hace un trabajo increíble al resaltar los vacíos que existen y deben llenarse. Un análisis de brechas bien preparado obliga a una empresa a reflexionar sobre quién es y preguntarse quién quiere ser en el futuro.

Una cosa que un análisis de brechas no puede hacer es mostrar las complejidades del problema que puede existir dentro de su empresa. Por ejemplo, un análisis de brechas puede mostrar que está ocurriendo un problema dentro de la división de contabilidad, pero eso no le dice exactamente dónde alguien está metiendo la pata o quién es el perpetrador. Esta puede ser un área en la que otra herramienta de organización sería útil.

Otra desventaja de un análisis de brechas es el hecho de que es una cosa única, existente en el momento pero incorrecta cada segundo después de que se imprime o finaliza. Lo que quiero decir es que un análisis de deficiencias debe mantenerse actualizado. En un mundo que siempre está cambiando, las ventas siempre se realizan, es importante que le muestres la hoja a un supervisor tan pronto como la finalices porque las cosas podrían cambiar rápidamente en un par de días si lo permites.

Una vez que haya completado el análisis de brechas

Al igual que con cualquier otra cosa que cree para los ojos profesionales y del lugar de trabajo, siempre es importante que revise su análisis de brechas y se asegure de que no se hayan cometido errores técnicos. Revise la siguiente lista de verificación para asegurarse de que su información sea correcta.

• Revisar y Revisar El error humano siempre es una posibilidad cuando se trata de obtener información de una cosa a otra. Se nos cansa la vista y no es imposible olvidar un cero en una cosa o un dos en otra. Pregúntese: «¿Son correctos todos los títulos?» y, si existen imprecisiones, verifique dos veces los archivos originales y luego corrija el error.

• Formatee el análisis de brechas para que quepa en un máximo de dos páginas Es importante que cuando le entregue a un colega una página llena de números, sea fácil de resolver en su mente. Si tiene quince páginas, no querrá que tengan que hojear varias veces para encontrar algo que están tratando de encontrar.

• Imprima la hoja en forma vertical Un análisis de brechas se ve mejor en modo vertical por varias razones. Primero, las columnas y las filas podrían distorsionarse si no se colocan correctamente. Esto haría que los números se desviaran. También es más fácil para alguien leer. En modo retrato, el análisis de brecha cae justo debajo de la visión de los ojos. En el paisaje, los ojos se tensan bajo la presión.

• ¿Están mezclados los números? Es importante que cuando presente el gráfico o la hoja de cálculo pueda leer con precisión cualquier número que le parezca impar. También deben ser fáciles de encontrar y sus colegas deben poder identificarlos fácilmente.

• Mantenga los colores al mínimo Si bien es importante que se usen diferentes colores, también es importante que esos colores no sean llamativos y que no sean difíciles de ver. Debe usar un color claro y opaco con texto oscuro o un fondo oscuro con texto claro.

• Asegúrese de respetar la autoridad Tenga siempre a mano copias adicionales del análisis de brechas para que alguien las revise y verifique, o corre el riesgo de que no lo tomen en serio. Nadie quiere que le digan que está haciendo algo de manera ineficiente, pero empeora si no hay pruebas.

• Asegúrese de poner en negrita los dígitos importantes Si está llamando la atención sobre un área determinada, se acostumbra poner los números en negrita oa veces en cursiva. Hace que el análisis de brechas sea más ordenado y fácil de leer.

• Haga una versión digital Si por alguna razón creó el análisis de brechas en papel, es importante que también lo haga en la computadora. Esto proporciona un aspecto más profesional y crea una copia de seguridad en papel.

Documentos de análisis de brechas

 

¿Realmente necesito un análisis de brechas? 

La respuesta a esto puede ser muchas. Depende de para qué esté utilizando el análisis de brechas. Si tienes a alguien que se especialice en crear gráficos para presentaciones de empresas, no estaría de más pedirle consejo. Deles una copia y pídales que la revisen y se comuniquen con usted con sus comentarios. Se verá bien que haya alguien que lo revise si hay un error en el gráfico o la hoja de cálculo.

¿Qué más puede hacer que mi análisis de brechas se destaque?

Como se dijo antes, el uso correcto de los colores realmente hará que su análisis se destaque. Si accidentalmente usa los colores incorrectos, puede ser un factor decisivo ya que muchas personas no quieren mirar una hoja de papel violentamente brillante por mucho tiempo. Es posible que te encuentres en un hoyo y que la promoción que esperabas obtener se vaya por el desagüe debido a algo tan simple como la combinación de colores.

Otro componente muy importante son los números y cómo se ven en la página. Es importante que se vean profesionales. Los más importantes deben estar en negrita y ser los más fáciles de leer y comprender.

La opción para resaltar sería una buena inversión en esta área si está tratando de hacer un punto, aunque debe usarse con mucha cautela. El grosor de línea y el subrayado también se pueden utilizar en el análisis de brechas.

¿Cuándo se utilizó por primera vez el análisis de brechas?

Se desconoce el primer uso del análisis de brechas, pero ha reaparecido en los últimos siglos y se ha convertido en una parte fundamental de la economía moderna. Se ha convertido en un medio para clasificar qué tan bien un producto o solución satisface una necesidad específica o un conjunto de requisitos.   En otras palabras, se ha hecho conocido un análisis de brechas para determinar si una empresa se está manteniendo o no.

El análisis de brechas no se puso en una forma visual y organizada hasta principios de los años ochenta e incluso entonces hubo serias diferencias en lo que ahora llamamos un análisis de brechas en la actualidad. La mayoría de los empresarios profesionales y los grandes propietarios de monopolios están muy agradecidos por el análisis de brechas y lo usan regularmente. Actualmente se utilizan en todo el mundo.

No olvide descargar su plantilla de análisis de brechas hoy.