40 plantillas gratuitas de horarios de empleados (Excel y Word)

Hacer una plantilla de horario de empleados connota organización para hacer que las cosas funcionen de manera más efectiva y fluida en su empresa. En el trabajo, utiliza una plantilla de horario de trabajo para asignar turnos a sus empleados y proporcionarles a cada uno de ellos una copia para hacer referencia a sus turnos de tiempo. Puede crear su propia plantilla de horario para administrar los horarios de los empleados o usar una plantilla gratuita que puede descargar y personalizar.

Plantillas de horarios de empleados

¿Qué es una plantilla de horario de empleados?

Una plantilla de horario de empleados es un calendario que facilita la programación de empleados en un lugar de trabajo. Esta plantilla de horario de trabajo incluye los nombres de los empleados, un resumen semanal (o mensual) del horario de cada empleado y las funciones que asumen cada día. Esta herramienta es muy útil en la gestión del tiempo de los empleados. También puede decirle quién trabaja cada día en su lugar de trabajo. En última instancia, lo ayuda como una buena referencia al calcular o auditar los costos de mano de obra.

¿Qué incluir en su plantilla de horario de empleados?

Las plantillas de programación de personal efectivas reflejan las necesidades de su empresa y las personas que trabajan allí. Esto significa que la información que proporciona su horario puede variar completamente de la información en las plantillas de horarios de empleados de otras empresas.

Al hacer un horario de empleados, es mejor usar plantillas personalizadas, ya que esto reduce la cantidad de tiempo que dedica a la preparación antes de llegar a la programación real. Además, no necesitará rehacer su plantilla cada vez. Todo lo que necesita hacer es almacenar la plantilla personalizada en su computadora.

Cuando surja la necesidad de hacer uno nuevo, simplemente abra el archivo y complételo. La información básica incluida en las plantillas de horarios de empleados o de personal es:

• Una semana o un mes de días dependiendo de la frecuencia con la que cambien los turnos de sus empleados.
• Los nombres de sus empleados.
• Las fechas inclusivas del programa.
• El horario de atención de tu negocio.
• Los datos de contacto del administrador.
• Algún método para mostrar las horas de trabajo de los empleados.

Plantillas de horarios de trabajo

Sugerencias para crear y usar una plantilla de horario de empleados

Si bien el uso de una plantilla de horario de empleados puede facilitar la programación de sus empleados, tiene limitaciones ya que hay algo que las plantillas no harán: la programación real. Esto es algo en lo que ha ganado competencia. Si es un novato en el llenado de una plantilla de horario de trabajo, considere los siguientes consejos para ayudarlo a hacer una plantilla de programación para sus empleados:

• Evite cambiar todo el programa de turnos cada semana.
  
  Recuerde siempre mantener la coherencia. Estandarice las horas de inicio y finalización de los turnos para que haya coherencia en los horarios de los empleados. Esto también disminuye su trabajo. Si puede estandarizar el horario, sería mucho más fácil hacer ajustes cuando sus empleados soliciten licencias .
• Pídales a sus empleados su opinión, pero manténgase en un tiempo límite constante
  
  . Puede elaborar un protocolo sobre cómo aceptar y procesar las solicitudes de tiempo libre de los empleados . Para que esto sea más efectivo, establezca una fecha límite para la presentación de dichas solicitudes.
• Aproveche las aplicaciones y herramientas de programación si es experto en tecnología Combine
  
  su plantilla de programación de Excel con los datos de su punto de venta (POS). Esto lo ayuda a tomar decisiones más inteligentes al programar en función de las ventas en lugar de la mera intuición.
• Si es necesario, solicite refuerzos para completar su horario
  
  Como era de esperar, siempre habrá una afluencia de clientes cuando llegue la temporada navideña. Asegúrese de tener suficientes empleados trabajando para atender a sus invitados, de lo contrario, no volverán de nuevo.
  
  Pero si tiene demasiados empleados, más de los que necesita, es posible que gaste más de lo que debería en ellos. Haga su propio pronóstico sobre la mano de obra en días festivos mediante el análisis de datos históricos para que pueda programar suficientes empleados antes de que lleguen los días festivos.

¿Cómo hago un horario de empleados?

Puede hacer uso de un software especializado para la programación de empleados para satisfacer sus necesidades, pero a menudo, lo que solo necesita es una plantilla de programación de Excel flexible pero simple. Una plantilla de horario de empleados requiere que enumere a todos sus empleados. A continuación, cuenta el número de empleados que trabajan para cada día.

Esto le ayuda a crear un horario de trabajo. Uno de los principales objetivos de una plantilla de horario de trabajo es facilitarle la creación de un horario que sea muy flexible. Aquí hay algunos pasos para ayudarte:

• Imprima una plantilla en blanco para cada uno de sus empleados
  
  Proporcione a cada empleado una plantilla en blanco donde completen los días que prefieren trabajar, qué días necesitan tomarse un descanso y más. También puede compartir una copia de la plantilla para que cada empleado la complete en línea. Pero esto solo se aplica si sus empleados poseen las habilidades informáticas requeridas.
• Reúna los horarios de sus empleados e intente ingresarlos en la plantilla.
• Haga ajustes al horario según sea necesario
  
  . Algunos intentan hacer uso de software para la automatización de la creación de horarios de los empleados. Pero a menudo, es más fácil simplemente usar su cerebro, especialmente cuando necesita tener en cuenta ciertas consideraciones.
• Entregue a cada empleado una copia del horario final
  
  . Imprima el horario y proporcione una copia a cada uno de sus empleados para que sepan cuándo deben ir a trabajar.

Plantillas de horarios de personal

¿Cómo creo un horario de turnos en Excel?

Si conoce Excel, es posible que su trabajo se haya vuelto más fácil. Esta es, por supuesto, la herramienta más común para crear una plantilla de programación de Excel, ya que proporciona tantas columnas y filas como necesite. Estos son los pasos para hacer su propia plantilla de horario de Excel:

• Inicie el programa y abra un nuevo archivo.
  
  Comience dando un nombre a la hoja de cálculo para que sea más fácil de identificar. Por ejemplo, el nombre podría ser «Horario de trabajo: del 10 al 15 de noviembre». Guarde el archivo en cada paso para no perder su progreso.
• Cree los encabezados de las columnas
  
  Una manera fácil de crear encabezados para su hoja de cálculo es llamar a su primera columna «Nombre del empleado». Luego nombre las columnas siguientes según los días de la semana. En el caso de que esté haciendo un cronograma para más de dos semanas o más, use fechas para los encabezados de las columnas. Haz que los encabezados se destaquen seleccionando una fuente diferente y ponla en negrita.
• Ingrese los nombres de cada empleado junto con sus números de identificación/empleado
  
  . Puede ingresar esta información bajo el encabezado «Nombre del empleado».
• Ingrese los horarios o tiempos de trabajo de cada empleado
  
  En las columnas de los días subsiguientes, ingrese los tiempos de turno para sus empleados en cada uno de los días correspondientes. Esta es una manera fácil para que los empleados encuentren su línea en la plantilla del horario de trabajo y vean cuándo trabajarán durante ese período.
• Imprima el horario y compártalo
  
  La mayoría de los empleadores imprimen el horario y luego lo publican en la oficina donde los empleados pueden verlo. También tiene la opción de guardar el archivo y luego enviarlo por correo electrónico a los empleados.

¿Cómo se hace un horario en Microsoft Word?

Además de Excel, también puede crear su plantilla de horario de empleados usando Microsoft Word. Estos son los sencillos pasos a seguir:

• Abre un nuevo documento.
• Haga clic en Insertar > Tabla > Insertar tabla.
• Encuentra el cuadro pequeño con una selección de filas y columnas. Cree la tabla en función de las horas de trabajo.
• Resalta la primera fila de tu tabla. Haga clic en Diseño y luego en Combinar celdas.
• Vaya a la siguiente fila e ingrese los días de la semana en cada una de las celdas. Sal de la primera celda porque allí ingresarás cada hora del día.
• En la primera columna, ingrese cada hora del día dejando la primera celda en blanco.
• Continúe ingresando los horarios de sus empleados.
• No olvide agregar un título como «Horario de empleados» o algo similar.

Plantillas de horarios de Excel

Probar su plantilla de horario de empleados

Todas las plantillas de horarios de personal deben tener los nombres de los empleados, el horario comercial, las fechas inclusive y los detalles de contacto impresos en su horario. Si es posible, se recomienda formatear el horario de sus empleados como una tabla y usar códigos de colores y fotos de sus empleados.

Esto hace que el horario sea más fácil de leer. Independientemente del formato que elija, mantenga su plantilla simple para que los empleados solo tomen un par de segundos para resolverlo. A primera vista, sus empleadores deberían ver:

• Que dia estan trabajando.
• Que horas estan trabajando.
• El trabajo que realizarán.

Si sus empleados tardan más en descifrar el horario, significa que es demasiado complicado. Aquí hay una manera simple de probar su horario.

• Necesitará un cronómetro y una copia de su horario.
• Deja tu horario a un lado por un par de segundos mientras haces otras tareas.
• Antes de volver a mirar el horario, seleccione a uno de sus empleados.
• Con ese empleado en mente, inicie su cronómetro y mire su horario. Intente averiguar cuándo trabajará ese empleado al día siguiente.
• Si puede calcular el horario de su empleado para el día siguiente en 30 segundos o menos, su horario está bien. Si no, considere simplificarlo.