Para cualquier negocio sin fines de lucro, las hojas de tiempo son una parte importante del día a día. Si no hace que sus empleados realicen un seguimiento de su tiempo, podría estar tirando el dinero. Casi todas las empresas tendrán empleados que se beneficiarán de un sistema de honor en el que no hay papeleo involucrado en el seguimiento de sus horas de trabajo. ¡No dejes que ese sea tu negocio u organización!
Muchas empresas también confían en plantillas precisas de hojas de tiempo para facturar correctamente a sus clientes. Es importante que elija la plantilla (los ejemplos se encuentran en esta página) que pueda ayudarlo a realizar un seguimiento preciso del tiempo de la manera que sea más lógica, según su función comercial.
Algunos empleadores prefieren una plantilla de tarjeta de tiempo que sigue el modelo de las plantillas antiguas, mientras que otros prefieren una plantilla de página completa que deja mucho espacio para comentarios, notas e incluso códigos de proyecto.
Plantillas de parte de horas
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Hay muchas razones para usar hojas de tiempo
- Las hojas de tiempo y las tarjetas de tiempo lo ayudan a mantener registros de nómina precisos y pagar a los empleados en consecuencia. Lo crea o no, los errores de nómina son bastante comunes, especialmente si es una empresa con una gran fuerza laboral para realizar un seguimiento. Sin registros contables precisos, es posible que no se dé cuenta, pero fácilmente podría estar pagando en exceso a los empleados. También es posible que los registros de pago inexactos puedan estar causando trabajadores descontentos que no reciben un pago suficiente o incluso altas tasas de rotación.
- Las hojas de tiempo son un registro escrito que se puede usar para resolver disputas. A veces, un empleado puede tratar de afirmar que ha trabajado más horas de las que realmente trabajó, o afirmar que no se le pagó por el tiempo que supuestamente trabajó. Tal vez agregarán algunos minutos a su tarjeta de tiempo sin consultar con un supervisor para averiguar si está bien. Incluso es posible que un empleado descontento amenace con demandarlo por lo que dice que es tiempo perdido. Sin un rastro de papel, es su palabra contra la de ellos.
- Podrá realizar un seguimiento preciso de las horas extra. Cualquier hora de más de 40 horas a la semana que hagan sus empleados no asalariados requiere que les pague tiempo y medio en casi todos los estados. Consulte las leyes locales para conocer los requisitos adicionales en lo que respecta a las horas extra. Cada hora que sea tiempo extra debe documentarse minuciosamente. Un sistema de tarjeta de tiempo preciso le ayudará a asegurarse de esto.
¿Qué partes de horas son mejores para las empresas?
Hay muchos tipos de hojas de tiempo. Una plantilla básica puede ayudarlo a comenzar si solo la va a usar para realizar un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados. Si tiene un presupuesto limitado, una plantilla de papel básica lo ayudará a mantener registros precisos de su personal. Muchas empresas encuentran que es mejor mantener la hoja de tiempo original durante al menos un año, pero preferiblemente mucho más tiempo, para fines de auditoría. Su cuenta le permitirá saber dónde se encuentra la ley en lo que respecta a este documento.
A menudo encontrará que los empleados se resisten a completar el papeleo, pero si deja en claro que su departamento de contabilidad no puede hacer la nómina sin las hojas de tiempo, es posible que sus trabajadores estén más que dispuestos a entregarlo a tiempo. Después de todo, las tarjetas de tiempo son un hecho normal en la vida de muchos trabajadores. Sus empleados quieren que se les pague, con precisión. Así que tienen alguna motivación para entregar sus tarjetas de tiempo a tiempo cada semana.
También puede necesitar un tipo diferente de plantilla para el seguimiento del tiempo si necesita que los empleados realicen un seguimiento del tiempo que dedican a los proyectos. Los abogados, las empresas de marketing y las empresas de diseño web a menudo hacen que sus empleados utilicen un código de proyecto o un acrónimo para indicar en qué proyecto del cliente estaban trabajando. Esto ayuda a su empresa a facturar a los clientes y también le brinda una visión general de cómo le está funcionando la gestión de su proyecto. A menudo, puede mirar las horas y ver cuándo el proyecto de un cliente requiere recursos adicionales y puede requerir ayuda adicional.
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Cómo administrar las hojas de tiempo del proyecto
Querrá descargar nuestras plantillas de hojas de tiempo para ver ejemplos de cómo completar el formulario. Muchos estados exigen el control del tiempo del proyecto cuando facturas a los clientes por las horas de trabajo, así que habla con tu asesor legal o el departamento de recursos humanos para obtener más información sobre los requisitos de informes. El uso de plantillas de hojas de tiempo eventualmente se volverá tan natural como encender su computadora al comienzo del día, una vez que tenga a todos en la misma página. Aquí hay una lista de verificación rápida para implementar sistemas de hojas de tiempo basados en proyectos.
¡Mantenlo simple, tonto!
El principio «KISS» es una forma universal de abordar las tareas en el lugar de trabajo. Una hoja de trabajo simple elaborada a partir de una plantilla fácil de usar, como las de esta página, debe ser fácil de usar y de leer. No compliques las cosas innecesariamente. No es necesario. Asegúrese de seguir una hoja de tiempo que no consuma más de 5 a 10 minutos por día.
Capacite a sus trabajadores
Muchos empleadores sienten que una hoja de tiempo se explica por sí misma, pero no haga esta suposición. Cada oficina tiene diferentes sistemas, pero debe asegurarse de que todos estén en la misma página. Si un empleado envía una hoja de tiempo llena de errores a la nómina, puede ser un verdadero dolor de cabeza tratar de recuperar los datos perdidos. La facturación del cliente a menudo depende de la hoja de tiempo porque indica para qué cliente trabajó un empleado durante todo el día. Muchos empleados trabajarán en varios proyectos, por lo que es importante que registren el tiempo correctamente.
Que sea fácil de enviar.
Haga que una bandeja de entrada específica o un miembro del equipo recopile las hojas de tiempo el viernes. Asegúrese de que la persona a la que se lo envían sea fácil de encontrar y que normalmente esté en la oficina.
Enviar recordatorios.
Algunas personas simplemente se olvidan de entregar sus hojas de tiempo, especialmente si es para el viernes. Envíe una alerta semanal o un recordatorio a todos los empleados al comienzo del día para recordarles que vencen sus hojas de tiempo. Esto ayudará a minimizar la cantidad de envíos tardíos de hojas de tiempo.
Use un sistema de código de proyecto fácil de usar
El sistema de codificación de su proyecto debe ser fácil de recordar y usar. Use códigos para las tareas que se realizan (trabajo del empleado) y códigos de proyecto. Los empleados siempre deben poder marcar claramente a quién le están facturando el trabajo en sus hojas de tiempo.
Trate de hacer la menor cantidad de categorías posible. Por ejemplo, si es una empresa de diseño web, puede usar un código para el proyecto y otro para la tarea que está completando. Tareas que normalmente componen la finalización de un sitio web , como diseñar formularios, diseñar un logotipo, agregar directorios, etc.
Si ejecuta cualquier tipo de negocio o basado en proyectos que requiera cotizaciones de precios, querrá usar un sistema de seguimiento de tiempo para ayudarlo a ahorrar dinero y simplificar ciertas tareas.
Un sistema de registro de horas puede ayudarlo a:
- ver que sus recursos están siendo utilizados
- qué tareas están tomando la mayor parte del tiempo de sus empleados
- ayudarle cuando sea el momento de ofertar por un proyecto.
Al realizar un seguimiento preciso de su tiempo, se está ahorrando el dolor de cabeza de cotizar por debajo o por encima en lo que respecta al precio. El seguimiento del tiempo puede ser una excelente manera de familiarizarse con el tiempo que lleva completar ciertas tareas en un proceso. Es posible que se sorprenda al ver qué partes de sus proyectos habituales ocupan la mayor parte del tiempo. Puede que sea el momento de empezar a facturar a su cliente en consecuencia. Muchos de los dolores de cabeza de la gestión de proyectos pueden resolverse manteniendo registros precisos y revisando sus procesos cuando note un problema en la forma en que se maneja el tiempo. Cuando tus empleados practican buenos hábitos
Al simplificar el proceso de finalización y envío de hojas de tiempo, muchas de las frustraciones experimentadas con la gestión de proyectos pueden eliminarse con respecto a las hojas de tiempo y los presupuestos. Más importante aún, comunique las necesidades y los beneficios de completar las plantillas de hojas de tiempo correctamente y a tiempo. Los gerentes de proyecto deben concentrar su tiempo en administrar las tareas de su proyecto y no perseguir las hojas de tiempo enviadas tarde o incorrectamente.
Plantilla de hoja de tiempo de Excel
A veces, se necesitará un sistema de registro de horas más complejo y tendrá más sentido almacenar la información electrónicamente. Puede obtener una plantilla de hoja de tiempo para Excel en esta página. La mayoría de las empresas que son nuevas o que acaban de comenzar solo usan una hoja de tiempo informal impresa o una tarjeta de tiempo para realizar un seguimiento de las horas de los empleados. A medida que su negocio crece o agrega miembros a su departamento de recursos humanos o de nómina, es posible que necesite una solución más avanzada, como una hoja de cálculo de Excel o un software de contabilidad, para mantener registros más precisos. Echa un vistazo para ver lo que está disponible. Para Excel y otros proveedores de software, es posible que pueda mantener registros de horas de los empleados, así como realizar un seguimiento de las finanzas mensuales para las partes interesadas de su empresa.
Para resumir, si su empresa emplea a otros, las plantillas de parte de horas son la mejor manera de realizar un seguimiento de en qué está invirtiendo su tiempo su capital humano.
Asegúrese de que sus empleados más críticos no dediquen tiempo a tareas de baja categoría que podrían dejarse en manos de un asistente administrativo u otro personal de apoyo. Es posible que se sorprenda de cuánto tiempo dedica el personal a tareas que tienen poco o nada que ver con el título de su trabajo. Por ejemplo, un sistema de software complicado puede dejar su creatividad enredada con códigos de error si no tiene una persona de soporte técnico interna.
El uso de su hoja de tiempo como una herramienta para realizar un seguimiento del tiempo puede ayudarlo a ver dónde algunas áreas de su negocio necesitan una gran mejora. Puede usar el seguimiento de hojas de tiempo para llenar los vacíos que obstaculizan la productividad.
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Uso de tarjetas de tiempo para realizar un seguimiento del servicio comunitario, las pasantías y el tiempo de voluntariado
Muchas organizaciones sin fines de lucro confían en las tarjetas de tiempo para mostrar el apoyo que tienen en su comunidad y recompensar a los voluntarios por su valioso tiempo. Por esta razón, muchas organizaciones optan por utilizar tarjetas de tiempo para realizar un seguimiento de las horas de sus voluntarios.
Para las pasantías, es vital tener una hoja de tiempo precisa que un gerente o director ejecutivo pueda firmar semanal o quincenalmente. Muchos pasantes ganan un estipendio independientemente de su organización, o confían en sus horas de trabajo para obtener crédito de clase, y si no hay un registro en papel, podría haber problemas para ellos. Asegúrese de enseñar a todos sus pasantes y voluntarios cómo registrar correctamente su tiempo. Mantenga registros de todos los voluntarios durante al menos un año, en caso de que necesiten que responda por ellos y haga referencia a las horas de trabajo que completaron por usted.
A veces, una organización sin fines de lucro también usará hojas de tiempo para incentivar a sus voluntarios. Si organiza una gala, es posible que desee considerar reconocer a los voluntarios más dedicados de manera formal. Esta es una excelente manera no solo de generar buena voluntad, sino también de mostrar a sus patrocinadores financieros que las personas en su comunidad creen y valoran los servicios que brinda.
Plantillas de tarjetas de tiempo
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Seguimiento de hojas de tiempo cuando los trabajadores trabajan de forma remota
Muchas empresas emplean trabajadores virtuales, pasantes o contratistas. Sin embargo, cuando trabajan de forma remota, es más fácil que cometan un error. Es por eso que muchos empleadores remotos seguirán adelante y les pedirán a sus empleados que registren sus horas usando una aplicación de seguimiento de tiempo que está diseñada especialmente para la gestión de proyectos. Cuando un trabajador cambia de tareas, especifica en qué está trabajando y para quién, y al final del día, todas esas horas y minutos que se dedican a diario se registran claramente en forma de calendario.
Muchas de estas herramientas de administración de proyectos generarán sus propias hojas de tiempo; sin embargo, por lo general querrá que sus empleados las transfieran a la plantilla de hoja de tiempo estándar que usan sus otros trabajadores. Algunas de estas aplicaciones de administración de proyectos incluso tomarán capturas de pantalla del escritorio de los empleados mientras trabajan. De esta manera, podrá asegurarse de que sus empleados remotos realmente estén trabajando en su proyecto, no solo navegando por la web o chateando en Facebook. La aplicación de administración del tiempo guardará una copia de la hoja de tiempo y las capturas de pantalla, en caso de que necesite consultarla.
Asegúrese de que todos sus trabajadores remotos entiendan cómo registrar su tiempo a través de hojas de tiempo y que tenga una plantilla adecuada (tenemos algunas en esta página) para usar cuando sea el momento de que la completen. El mantenimiento de registros adecuado puede ayudar a que su factura se cronometre en consecuencia, así como a maximizar sus recursos.