40 formularios de acción disciplinaria para empleados

Las organizaciones, empresas y negocios en algún momento tendrían que lidiar con empleados que han cometido algún tipo de mala conducta, ya sea simple o grave. En casos como estos, se deben tomar medidas disciplinarias para enfatizar que este tipo de comportamientos no deben tolerarse. Aquí es cuando se necesita un formulario de acción disciplinaria o una plantilla de formulario de acción disciplinaria.

Cada vez que un empleado se comporta de tal manera que comienza a tener un impacto negativo en su productividad o trabajo, los efectos negativos pueden comenzar a extenderse a otros compañeros de trabajo o al entorno laboral. Esto haría que el lugar de trabajo fuera mucho menos equilibrado, eficiente y productivo.

Sería esencial hacer una plantilla de formulario de acción disciplinaria, ya que puede usarla como una herramienta efectiva para poder llamar la atención del empleado e informarle que el comportamiento que se realizó es inaceptable. Por lo general, antes de que se entregue un formulario de disciplina para empleados, primero se debe llevar a cabo una serie de conversaciones y reuniones entre el empleado y el empleador.

Formularios de Acción Disciplinaria

 

En estas conversaciones y reuniones, el empleador o gerente generalmente aconsejaría al empleado en un intento por eliminar el comportamiento negativo y mejorar el desempeño . Cuando el empleado continúa desempeñándose mal o cometiendo actos de mala conducta, entonces se debe tomar una acción disciplinaria. Cuando se entrega un formulario de acción disciplinaria a un empleado, se pretende documentar el desempeño o el comportamiento, así como brindar sugerencias o ideas para mejorar con la esperanza de llamar la atención del empleado de una manera más eficiente.

En los casos en que sea necesario tomar medidas disciplinarias contra un empleado de la empresa, deberá llevar un registro de todos los pasos que ha tomado a lo largo de todo el proceso. El registro o documentación debe contener todos los detalles importantes sobre el/los incidente/s, todas las acciones o pasos que se han tomado, así como la evaluación y las expectativas sobre la conducta futura del empleado.

No hace falta decir que cuando se toman medidas disciplinarias contra un empleado y llegan al extremo de entregar un formulario de acción disciplinaria, el empleado, el empleador y todos los demás miembros del personal involucrados deben mantener la confidencialidad de todo el incidente. No debe haber comunicación entre los empleados sobre el problema o el incidente, ya que puede tener efectos más negativos a largo plazo.

En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre las acciones disciplinarias y los formularios de disciplina de los empleados, como los propósitos, tipos, beneficios e incluso cómo hacer su propia plantilla de formulario de acción disciplinaria.

 

Propósitos de los Formularios de Acción Disciplinaria

Hacer un formulario de acción disciplinaria para empleados puede tener muchos propósitos. Sería útil conocer todo acerca de estos propósitos para que, llegado el momento, pueda distribuir dicho formulario en su empresa. Estos son los diferentes propósitos de tener y usar formularios de acción disciplinaria:

Para documentar cualquier incidente relacionado con el comportamiento de los empleados

Siempre que haya algún problema en el lugar de trabajo causado por un empleado, se deben tomar medidas para corregirlo. Todo el proceso, de principio a fin, debe documentarse para que la gerencia y el empleado estén informados y se mantenga un registro para futuras referencias.

Para enfatizar la igualdad y la consistencia en los procedimientos

Cada vez que se comete una mala conducta en una empresa u organización, se deben tomar ciertas acciones y esas acciones deben ser coherentes para todos los empleados . Documentar sus acciones mediante el uso de formularios de acción disciplinaria garantizaría que no solo esté tomando los mismos pasos, sino que también mantenga un registro de esos pasos. Esto serviría como evidencia sólida de que no está discriminando a ningún empleado en el lugar de trabajo en términos de medidas disciplinarias.

Para usar como referencia para acciones futuras a tomar

Existen diferentes tipos de medidas disciplinarias y estas dependerán de la gravedad de la falta cometida y del número de veces que se haya cometido. Cuando un empleado ya tiene un formulario de acción disciplinaria del empleado en su registro, eso significaría que ya ha hecho algo mal y el registro se puede usar para determinar el próximo curso de acción.

Es importante tener en cuenta que las medidas disciplinarias deben tomarse inmediatamente tan pronto como se haya cometido una infracción. Esto es para que se evite cualquier demora y se puedan realizar acciones para cambiar o rectificar situaciones negativas con prontitud. Ahora echemos un vistazo a los diferentes tipos de acciones disciplinarias.

 

Tipos de acciones disciplinarias

Hay tipos básicos de acciones disciplinarias que dependen de la gravedad y la situación que rodea la ofensa. Estas acciones disciplinarias no se realizan todas al mismo tiempo, sino que se dan una vez por cada infracción. Los diferentes tipos de acciones disciplinarias incluirían:

Una advertencia verbal con una explicación

Cuando un empleador o un empleado de rango superior observa que un empleado se comporta de manera inaceptable en el lugar de trabajo, puede emitir una advertencia verbal al empleado. Esto es especialmente cierto si el comportamiento realizado no es muy grave y el empleador no ve la necesidad de tomar medidas más formales.

Las advertencias verbales están destinadas a ser informales de manera que el empleador solo tenga una conversación con el empleado y no se haga ninguna documentación escrita. El énfasis de esto estaría en corregir el comportamiento y arreglar la situación.

Una advertencia escrita

En los casos en que ya se ha dado una advertencia verbal y el comportamiento aún continúa o la infracción es más grave, se debe emitir una advertencia por escrito al empleado. La advertencia escrita debe ser completada y duplicada para que una copia se entregue al empleado y la otra copia se mantenga en el archivo.

Todos los detalles relacionados con la mala conducta deben incluirse en la advertencia por escrito y, cuando se le entregue al empleado, debe comprenderla en su totalidad y firmarla. Sin una firma, la advertencia escrita no es válida.

Una advertencia final

Cuando ya se ha dado una advertencia verbal, seguida de una advertencia por escrito, pero el empleado sigue realizando acciones o comportamientos negativos, se debe emitir una advertencia final. Tanto las amonestaciones escritas como las amonestaciones finales tienen ciertos períodos de vigencia en los que el empleado no debe reincidir en la infracción dentro de ese período.

También se podrán realizar amonestaciones finales a los trabajadores que hayan cometido infracciones muy graves en el ámbito laboral. Por lo general, si nada cambia o el comportamiento se repite incluso después de que se haya emitido una advertencia final, se tomarán medidas más severas contra el empleado.

Despido

Después de que se emite una advertencia final, el empleado debe cumplir con todas las políticas de la empresa y evitar cometer cualquier otra ofensa; de lo contrario, se enfrentará a una investigación disciplinaria.

Si después de que se realiza una investigación disciplinaria y el empleado no puede justificar sus acciones, puede ser despedido o despedido de la organización después de recibir un aviso. Sin embargo, si la mala conducta cometida es tan grave que la ley requiere el despido, entonces no se dará aviso antes de que se despida al empleado.

Como puede ver, las acciones disciplinarias en realidad brindan a los empleados más de una oportunidad para corregir su comportamiento y mejorar su desempeño. Sin embargo, si no están dispuestos a hacer eso, sería mejor para la empresa despedir al empleado. Pero, ¿cuándo exactamente se deben entregar los formularios de disciplina de los empleados? Siga leyendo para averiguarlo.

Cuándo dar un formulario de acción disciplinaria

Aunque algunas empresas utilizan memorandos para emitir advertencias, es mucho más efectivo crear su propia plantilla de formulario de acción disciplinaria y emitirlas como advertencias por escrito cuando se cometen infracciones en la oficina.

Los formularios de acción disciplinaria generalmente se entregan a los empleados como advertencias escritas o advertencias escritas finales. Cuando una advertencia verbal no es suficiente para cambiar el comportamiento del empleado o dar mejores resultados, entonces se debe dar un formulario de acción disciplinaria.

Esto serviría como un registro de la ofensa y la acción tomada por la gerencia. Lo haría el supervisor o gerente y luego se lo daría al empleado y luego lo firmaría para que sea auténtico y el contenido sea claro para todos los involucrados.

Este tipo de acción disciplinaria causa una mayor impresión en los empleados en comparación con las advertencias verbales, por lo que se dan si el comportamiento ofensivo o la mala conducta del empleado continúa. Es importante dar un aviso tan pronto como se haya cometido la falta para que el empleado sepa que está siendo observado en todo momento.

Dado que las advertencias escritas y las advertencias escritas finales también se archivan en el registro del empleado, cualquier disputa se puede solucionar fácilmente simplemente consultando los documentos guardados. Hay muchas ventajas en la emisión de dichos formularios, así que hablemos de ellos a continuación.

 

Ventajas de usar Acción Disciplinaria y Formularios de Acción Disciplinaria

Hacer uso de advertencias en forma de formularios de acción disciplinaria tiene muchas ventajas. Si aún no lo ha hecho, puede comenzar a pensar en emplear diferentes acciones disciplinarias, especialmente cuando sus empleados comienzan a tomarlo por sentado y su comportamiento se les está yendo de las manos. Todo tipo de empresas y negocios se beneficiarían del uso de acciones disciplinarias que comiencen con advertencias verbales.

Estas son las ventajas de usar acciones disciplinarias y formularios de acción disciplinaria para empleados:

Brinda claridad a las políticas y procedimientos de la oficina

A menudo, los empleados dan por sentadas las políticas y los procedimientos de la oficina, especialmente cuando se trata de medidas disciplinarias. Los empleados tienden a seguir cometiendo ofensas simples cuando sienten que sus acciones no tienen consecuencias. Hacer uso de acciones disciplinarias cada vez que un empleado comete una infracción dejaría claras las consecuencias de tales acciones, para el empleado y todos los demás empleados que puedan estar pensando en cruzar la línea ellos mismos.

Muestra equidad en el lugar de trabajo

Cuando se toman medidas disciplinarias y se aplican los mismos procedimientos a todos los empleados que cometen las mismas faltas, los empleados verán que la administración es coherente y justa con todos. Esto crearía una atmósfera más positiva en el lugar de trabajo y, de hecho, podría motivar a las personas a cambiar para mejorar.

Promueve mejores relaciones entre los empleados y la gerencia

En lugar de despedir a los empleados cuando cometen infracciones de inmediato, emitir advertencias les da la oportunidad de cambiar su forma de actuar y mejorar su desempeño. Le daría al empleador la oportunidad de conversar con el empleado sobre la mala conducta y sugerir formas de cambiar los comportamientos negativos y mejorar el desempeño.

Dar advertencias a los empleados en lugar de despedirlos por delitos menores elevaría su moral en el sentido de que se sentirían más seguros sabiendo que incluso si cometen errores, aún tendrían la oportunidad de cambiar para mejor. Los formularios servirían como evidencia de que el empleador le había dado al empleado la oportunidad de cambiar.

Estas son las diferentes ventajas de utilizar medidas disciplinarias para corregir las malas conductas de los empleados. Darles la oportunidad de cambiar sería beneficioso para la empresa, ya que aumentaría la productividad general. Así que ahora pasemos a aprender cómo hacer una plantilla de formulario de acción disciplinaria.

Cómo hacer su propio formulario de acción disciplinaria 

Hay muchas plantillas disponibles en línea para este tipo de formularios, pero si planea crear una específica para su empresa u organización, puede comenzar desde cero. Diferentes plantillas contendrían información diferente y puede elegir si desea una forma más breve y concisa o una forma narrativa que sería más detallada.

Aquí hay consejos y pasos para hacer 2 tipos de plantillas, que puede hacer usted mismo:

Un tipo de lista de verificación 

• Abra el software de su elección y formatee su página. Establece los márgenes y las fuentes que planeas usar. Pegue el logotipo de su empresa en la página y escriba el título en la parte superior.
• Deje un espacio para el nombre del empleado junto con el cargo y el departamento del empleado. Además, deje un espacio para el nombre del supervisor directo del empleado, ya que es muy probable que él/ella sea quien haga la advertencia.
• Haga una lista de las posibles violaciones. Coloque una casilla delante de todas las infracciones para que todo lo que se tenga que hacer sea marcar lo que corresponda. Coloque un título como «Tipo de infracción» o «Tipo de infracción» en la parte superior, luego puede usar palabras simples en la lista, como asistencia o tardanza, calidad del trabajo, seguridad y demás, para que el supervisor pueda marcar la casilla junto a la infracción que ha cometido el empleado.
• Coloque un espacio para los detalles de la infracción, como la fecha, la hora y el lugar en que ocurrió.
• Luego vendría un lugar para la declaración del empleado sobre la infracción y una declaración del empleador o supervisor directo sobre la infracción.
• Coloque un espacio para la decisión de la gerencia o la acción que se tomará debido a la ofensa del empleado.
• Finalmente, coloque un espacio para que el empleador o gerente así como el empleado firmen y la fecha.

 

Un tipo narrativo 

• Al igual que con el tipo de lista de verificación, lo primero que debe hacer es abrir el software de su elección y formatear su página. Establece los márgenes y las fuentes que planeas usar. Pegue el logotipo de su empresa en la página y escriba el título en la parte superior.
• Justo debajo del título, coloque un espacio para el nombre del empleado, el cargo, el departamento, el nombre del supervisor directo y la fecha en que ocurrió el delito.
• Coloque un espacio para el tipo de ofensa o violación que se ha cometido. En este tipo de formulario, la ofensa tendría que ser escrita específicamente y no solo marcada de una lista de opciones.
• Luego vienen los detalles de la infracción: fecha, hora y lugar.
• Debajo de eso, puede crear casillas para escribir la declaración completa del empleado y una casilla separada para la declaración completa del supervisor o empleador también con respecto al incidente o la ofensa que se cometió.
• Coloque otra casilla que contenga la decisión de advertencia, así como un espacio para el nombre, la firma y la fecha de la persona que tomó la decisión de advertencia.
• Después de eso, puede incluir algún espacio para especificar si el formulario sirve como una advertencia por escrito para la primera, segunda o tercera ofensa.
• Antes de colocar el espacio para que el empleado firme, incluya una declaración que declare que el empleado ha entendido todo el contenido del formulario y está de acuerdo con lo escrito.
• Finalmente coloque un espacio para los nombres, fechas y firmas del empleado, la persona que preparó el documento y el supervisor directo del empleado.

Recuerde hacer una copia del documento para que pueda proporcionarle al empleado una de las copias y colocar la otra copia en el expediente del empleado. También puede hacer otras copias si es necesario. Ahora echemos un vistazo rápido a las diferentes formas de mala conducta que necesitarían medidas disciplinarias.

Formas de mala conducta que necesitarían acción disciplinaria 

Ahora que sabe cómo hacer una plantilla para su propio formulario de disciplina de empleados, echemos un vistazo rápido a las diferentes formas de mala conducta.

Falta muy grave

Obviamente, estas ofensas son tan graves que se deben tomar medidas inmediatas para corregirlas. Algunas de estas ofensas pueden incluir, pero no están limitadas a:

• Estar ausente o salir del local sin permiso.
• Tenencia ilegal de posesiones o propiedad de otras personas.
• Uso de licor u otras sustancias ilegales mientras está de servicio o en la oficina.

Mala conducta grave

Este tipo de ofensas pueden ser menos serias pero aun así requerirían acción disciplinaria. Algunas de estas ofensas incluirían pero no se limitan a:

• Dormir mientras está de servicio o prestar servicios deficientes.
• Usar lenguaje indecente o insultante mientras se encuentra en las instalaciones.
• Incumplimiento de los procedimientos de seguridad o uso de equipos de seguridad.

Mala conducta menos grave

Este tipo de ofensas son ofensas menores y generalmente se tratan primero verbalmente. Aunque sean menores, los empleadores o supervisores aún deben llamar la atención del empleado que los cometió para que las ofensas no se repitan en el futuro. Según las políticas de la empresa, este tipo de delitos pueden ser tan simples como hacer bromas inapropiadas en el lugar de trabajo o realizar otras tareas no relacionadas con el trabajo mientras se está de servicio.