40 ejemplos detallados de planes de contingencia (y plantillas gratuitas)

Las buenas estrategias siempre involucran un plan de contingencia en caso de que el plan original fracase. En algunos casos, es posible que el plan original no tenga el éxito esperado, por lo que necesita un ejemplo de plan de contingencia para lograr el mismo objetivo . Hemos escuchado el término «Plan B» antes y esto, en su forma más simple, es un plan de contingencia.

Ejemplos de planes de contingencia

¿Qué es un plan de contingencia?

Los pasos que toma una organización cuando ocurre una situación o evento inesperado es un plan de contingencia. Un ejemplo de plan de contingencia puede ser positivo como cuando hay un superávit inesperado en el flujo de caja. Pero la mayoría de las veces, el proceso de planificación de contingencia se refiere principalmente a eventos negativos.

Los eventos que podrían influir en la salud financiera de la organización, su reputación o su capacidad para continuar con las operaciones comerciales. Dichos eventos pueden incluir desastres naturales, incendios, fallas en la red y una violación de datos, por nombrar algunos.

Tener una plantilla de plan de contingencia lo ayuda a asegurarse de que siempre haya continuidad en el negocio. La mayoría de las organizaciones comerciales más grandes tienen conjuntos de plantillas de planes de contingencia comercial para diversas amenazas potenciales. Estos se someten a una extensa investigación y las respuestas apropiadas resultantes se someten a una práctica completa incluso antes de que ocurra la crisis.

Puede considerar un plan de contingencia como un enfoque proactivo en comparación con la gestión de crisis, que es más un enfoque reactivo. Tener un plan de contingencia asegura que siempre estés preparado para cualquier eventualidad. Por el contrario, un plan de gestión de crisis le permite controlar la respuesta después de que ocurra la eventualidad.

Plantillas de planes de contingencia

¿Cuándo utilizar un plan de contingencia?

Además, tenga en cuenta que el diseño de una plantilla de plan de contingencia es solo para riesgos que pueda identificar y no para riesgos desconocidos o no identificados. Esto es por la sencilla razón de que no puede hacer un plan si no conoce el riesgo.

También vale la pena señalar que los planes de contingencia no solo existen en previsión de que las cosas salgan mal, sino que también puede crear uno para aprovechar al máximo las oportunidades estratégicas.

Por ejemplo, se ha enterado de un nuevo tipo de software para capacitación que se lanzará pronto. Si esto ocurre durante el proyecto, puede crear un plan de contingencia sobre cómo incluir esto en la etapa de capacitación de su proyecto .

Uso de un ejemplo de plan de contingencia en la gestión de proyectos de riesgo

Como se mencionó anteriormente, un ejemplo de plan de contingencia responde a un evento negativo que podría afectar o empañar la reputación de una organización o su situación financiera. En los negocios, sin embargo, una plantilla de plan de contingencia empresarial no siempre es negativa. También hay casos de planes de contingencia positivos.

Además, tenga en cuenta que el proceso de planificación de contingencia es una estrategia proactiva, a diferencia de la gestión de crisis, que es una reacción a algo que ha sucedido. Un plan de contingencia tiene en cuenta cualquier evento disruptivo para garantizar que la empresa esté siempre preparada en caso de que ocurran tales eventos.

Los planes de contingencia suelen formar parte del departamento de gestión de riesgos y los directores de proyectos deben saber que el plan es simplemente un esquema. Sin embargo, hay momentos en que el proyecto puede extenderse más allá de esto. Esto significa que el gerente puede estar más preparado para realizar cambios en el plan si considera que sería más efectivo.

La gestión de riesgos no es lo mismo que el proceso de planificación de contingencia. La gestión de riesgos se trata más de establecer, evaluar, mitigar, evitar, compartir, transferir y aceptar riesgos, mientras que un plan de contingencia se enfoca en desarrollar pasos para cuando ocurre un riesgo. Pero comparten un aspecto común. Ambos describen los pasos a seguir en tal caso.

En su forma más simple, la definición de un plan de contingencia es lo que debe hacer cuando ocurre un evento inesperado. Más simple aún es «¿Qué pasaría si…?», y luego crear un esquema de los pasos que responden a esta pregunta.

Plantillas de planes de contingencia empresarial

Pasos en la planificación de contingencia

La gestión de proyectos siempre implica varios puntos de entrada para los riesgos que debe tener en cuenta para un ejemplo de plan de contingencia. Aquí hay algunos factores de riesgo que debe tener en cuenta para una plantilla de plan de contingencia:

• El aspecto físico donde pueden ocurrir pérdidas causadas por daños a las instalaciones, equipos o información a causa de desastres naturales o un accidente.
• Los problemas técnicos también pueden ser un factor de riesgo, donde el sistema deja de funcionar según sea necesario para la entrega del proyecto según lo programado y dentro del presupuesto.
• Los recursos humanos también pueden ser otro riesgo, ya que los equipos pueden abandonar proyectos, enfermarse o ser despedidos.
• En una escala mucho mayor, los factores de riesgo más allá del control del director del proyecto son los cambios sociales y políticos. Como ejemplo, puede trabajar con un contrato que puede cambiar drásticamente según quién tenga el control. Nada permanece estable con factores de riesgo. Las comunidades pueden incluso protestar contra los proyectos y detenerlos.
• También existen problemas de responsabilidad en los que existen amenazas potenciales en forma de planes de compensación y acciones legales.

Estos son los pasos básicos en el proceso de planificación de contingencia:

• Asegúrese de saber qué recursos puede usar en caso de una emergencia y en qué parte del plan de contingencia puede aplicar estos recursos.
• Identifique fechas importantes que, si las pierde, podrían afectar negativamente el plan. Por ejemplo, obtener la aprobación de comités que rara vez se reúnen.
• Conozca su plan. Compruebe sus debilidades y fortalezas. Identifique la holgura que puede encontrar.
• Consulta los puntos del plan en los que puedes aplicar rutas alternativas y evalúa cada escenario para flexibilizar tu plan.
• Utilice su conocimiento y experiencia para discernir patrones en el flujo y reflujo de las actividades de su proyecto para hacerlo más eficiente.

Creando tu plan de contingencia

Necesita mucha planificación e investigación al crear un ejemplo de plan de contingencia. Pero planificar con anticipación, con cada plan, te facilita las cosas. Al crear uno para su empresa, siga estos pasos:

• Identifique sus recursos y priorícelos
  
  Realice una investigación en toda la organización para que pueda identificar y priorizar los recursos integrales de su organización.
• Identificar los riesgos más significativos Debe
  
  identificar cualquier amenaza potencial para los recursos investigados. Si es necesario, reúnase con ejecutivos y empleados para obtener una imagen más holística de cómo los eventos pueden afectar sus recursos. Para ser más precisos, traiga consigo un consultor o un especialista en la identificación de riesgos.
• Redacte una plantilla de plan de contingencia
  
  Aunque puede elaborar planes para cada uno de los riesgos individualmente, se recomienda comenzar con las amenazas que considere de alta prioridad. Esto se refiere a los que tienen una alta probabilidad de ocurrir y tendrían los impactos más significativos. A medida que pasa el tiempo, puede comenzar a trabajar para elaborar planes para los riesgos de menor prioridad.
  
  Al redactar planes para los riesgos identificados, comience a preguntarse sobre los pasos a seguir para que la organización pueda volver a las operaciones normales. Tenga en cuenta factores como la actividad de los empleados, las comunicaciones, los plazos y las responsabilidades del personal. Con base en estos, puede hacer un plan para cada uno de los riesgos.
• Comparta los planes
  
  Asegúrese de que todos los empleados y las partes interesadas tengan acceso a cada plan tan pronto como los haya completado y aprobado. Es posible que desee considerar el uso de una aplicación móvil para este paso tan importante.
  
  Esto podría hacer que el plan de contingencia junto con documentos similares estén directamente disponibles para todos los empleados a través de su servicio móvil. Este método también asegura que cada empleado tenga fácil acceso a los planes actualizados para cuando surja la necesidad.
• Mantenga los planes
  
  A medida que la organización experimenta cambios, asegúrese de reflejar dichos cambios en la plantilla de su plan de contingencia empresarial. También es necesario ensayar el plan con las partes interesadas periódicamente para que los actores clave conozcan sus funciones y responsabilidades.

Ejemplos de planes de contingencia

Los desafíos que pueden surgir con la planificación de contingencia

Los gerentes siempre se enfrentarán a desafíos que deben considerar antes y durante la creación de planes de contingencia. Estos desafíos incluyen:

• Centrarse únicamente en el “Plan A”
  
  Por naturaleza, las personas solo quieren trabajar en una única solución. Esta puede ser la razón por la que un plan de contingencia no recibe la atención que merece. Todos esperan que el «Plan A» tenga éxito y piensan que centrarse demasiado en el «Plan B» podría dañar su éxito.
  
  Como gerentes, deben enfatizar cuán importante es un plan de contingencia, ya que sirve como salvaguarda para ayudar a facilitar el éxito en lugar de obstruirlo. Esto significa que el plan de contingencia nunca debe quedar archivado. En su lugar, debe hacerlo fácilmente accesible.
• Una pequeña probabilidad de usar el plan
  
  Debido a la pequeña probabilidad de que alguna vez use el plan de contingencia, muchos creen que no hay urgencia en crear uno. Eso significa que el plan podría encontrarse al final de la lista de tareas de la empresa si alguien lo crea.
  
  Hay una necesidad de este plan para cualquier proyecto, incluso si la empresa tiene que invertir un poco más en él. Cuando decida crear un plan integral de contingencia, sentirá la recompensa cuando termine necesitándolo.