Más de 60 plantillas de informe de incidentes [empleado, policía, genérico]

En cualquier tipo de entorno, ya sea en una oficina, un entorno escolar o un entorno sanitario, la notificación de incidentes es muy importante. Un informe de incidente es un documento oficial que contiene los hechos y la información relacionada con un incidente que ocurrió en la escuela, el lugar de trabajo o el centro de salud. El formulario de informe de incidentes puede contener información sobre un incidente inusual que haya ocurrido, pero generalmente se referirá a hechos e información sobre un accidente o una lesión que le haya ocurrido a una persona específica.

Si ya ha visto una plantilla de informe de incidentes, debe saber que tendrá que completar mucha información en detalle para que la persona que lo lea obtenga una imagen clara y una comprensión completa del incidente. Los informes de incidentes deben realizarse inmediatamente después de que haya ocurrido el incidente para que todos los detalles sobre él estén aún frescos en la memoria de las personas que lo presenciaron. Dependiendo de cuán leve o grave sea el incidente, una empresa puede utilizar el informe por diferentes motivos, como para la planificación futura, para reclamaciones de seguros o incluso como referencia para la policía o el tribunal.

Formularios de informe de incidentes

En un centro de atención médica como una clínica, un hospital o una casa de retiro, se usaría un informe de incidente para documentar los detalles sobre un suceso inusual o un accidente o lesión que involucre a un paciente. Este informe se entregaría luego a los familiares del paciente y probablemente también se incluiría en su expediente.

En una escuela, se puede entregar una muestra de informe de incidente completa a los padres de un estudiante en los casos en que el estudiante haya sufrido lesiones debido a un accidente o debido a otro estudiante mientras estaba en las instalaciones de la escuela. Sería esencial que el maestro o cualquier miembro autorizado del personal informe este incidente a los padres para evitar problemas como la ira de los padres o, peor aún, problemas legales.

Los informes de incidentes son realmente importantes, por lo que hemos escrito este artículo para ayudarlo a aprender todo sobre ellos. Desde los propósitos y beneficios hasta los pasos útiles para guiarlo en el llenado de un formulario de informe de incidentes, todo esto se incluye aquí. Siga leyendo para obtener más información sobre los informes de incidentes, las plantillas de informes de incidentes y las muestras de informes de incidentes.

 

Propósitos de completar los formularios de informe de incidentes

Los informes de incidentes son muy importantes principalmente para poder conocer los detalles exactos de un incidente cuando ocurre. Hay varias razones para que alguien tenga que hacer un informe de este tipo y sería muy útil que las conozca. Aprender los propósitos de llenar formularios de informe lo guiaría cuando le pediría a una persona en su institución que hiciera uno. Aquí están los diferentes propósitos:

Para activar tu memoria

Cuando ocurre un incidente, debe recordar todos los detalles cuando vaya a realizar un informe de incidente. Si las personas en su empresa, escuela o centro de atención médica conocen el procedimiento cuando ocurren incidentes, lo más probable es que estén más alertas y conscientes de lo que sucede a su alrededor. Una vez que haya completado su informe, lo más probable es que recuerde los detalles del incidente con mayor claridad y podrá recordarlos en el futuro una vez que haya leído su informe nuevamente.

Para solicitar una respuesta rápida

Cuando sucede algo inusual, lo más probable es que las personas en la escena reaccionen rápidamente y tengan más cuidado con la forma en que reaccionarían, especialmente si saben que se realizará un informe del incidente inmediatamente después.

Cuando se ha realizado un reporte de incidente, los responsables –supervisores, administradores o gerentes- tendrían que tomar ciertas medidas para arreglar las circunstancias para poder evitar que se repita tal situación, especialmente en los casos de accidentes o lesiones que puedan se han evitado. Tendrían que encontrar una solución rápida para solucionar esos problemas y evitar demandas.

Servir de guía para la toma de decisiones en materia de compensación

Un informe de incidente contendría información muy importante que la institución requeriría para que las personas clave decidan si el paciente o la persona que tuvo el accidente o lesión debe ser compensado por lo sucedido.

Por ejemplo, si una persona se rompe una pierna o se destruyen o pierden sus objetos personales, la compensación que se le dará a esa persona tendría que depender de las circunstancias del incidente y de quién o qué lo causó.

Para proporcionar todos los detalles e información relevantes con respecto al incidente

Si usted es la persona que descubrió el incidente, estaba allí cuando sucedió o estuvo involucrado, tendría que hacer un informe objetivo que contenga todo lo que sabe. Cuanto más cerca esté del incidente, mayor será su responsabilidad de hacer el informe y anotar todo lo que sabe. Concéntrese en todos los hechos y lo que realmente sucedió en lugar de los rumores y chismes de otras personas o testigos que usted cree que tienden a ser poco confiables.

Nunca incluya información o hechos de los que no esté seguro y asegúrese de colocar comillas para la información que haya obtenido de otras personas. Escriba toda la información necesaria, como los nombres completos de las personas involucradas y los testigos que le están compartiendo la información.

Estos son los propósitos para escribir un informe de incidente o completar un formulario proporcionado por su institución. Como puede ver, los informes de incidentes son muy importantes para que pueda comenzar a agregar este procedimiento a su institución. Ahora echemos un vistazo a los diferentes beneficios de completar y usar informes de incidentes.

Plantillas de informes de incidentes

Los beneficios de completar y usar informes de incidentes

Ahora que conoce los propósitos de realizar reportes de incidentes, pasemos a los beneficios que le brindarían a usted y a su institución. Como verá, estos beneficios son realmente útiles, así que siga leyendo para aprender todo sobre ellos.

• Los informes de incidentes permitirían a los empleados y miembros del personal identificar, describir y reportar incidentes relacionados con la seguridad rápidamente, siguiendo un conjunto de procedimientos establecidos por su institución.
• Cuando sus empleados y miembros del personal son conscientes de que necesitarán hacer informes de incidentes, lo más probable es que se mantengan alerta y sean más sensatos cuando ocurran incidentes a su alrededor. Lo más probable es que hagan todo lo posible por recordar todos los detalles del incidente para poder hacer un informe eficiente y preciso.
• Mejoraría la comunicación entre todos los involucrados, ya que tendrían que llegar a un consenso al escribir el informe para incluir todos los hechos y detalles correctos sobre el incidente.
• Permitiría registrar diferentes incidentes a la vez. No solo eso, sino que le permitiría registrar un incidente desde diferentes perspectivas, lo que le permitiría obtener una imagen más clara de lo que realmente sucedió.
• Tener informes de incidentes permitiría que las investigaciones avancen más rápido ya que se registran todos los hechos y la información. Si hay alguna pregunta, los investigadores solo tendrían que entrevistar a las personas involucradas cuyos nombres también se habrían anotado en el informe del incidente.
• Al estudiar o examinar los informes de incidentes, las personas de la institución podrían identificar y tratar cualquier vulnerabilidad, relacionada con la seguridad o de otro tipo que ayudaría a la institución a largo plazo. El informe del incidente serviría como prueba concreta de las debilidades de las políticas o incluso de los miembros del personal que están presentes en la institución y que deben abordarse.
• Se puede utilizar para establecer la causa de los incidentes en base a los relatos de todas las personas que estuvieron involucradas en el mismo. Dado que se pueden realizar múltiples informes de incidentes para una sola ocurrencia, podrá ver las consistencias entre ellos e identificar qué salió mal y, posiblemente, quién tiene la culpa.
• En caso de que se emprenda alguna acción legal contra la institución, podrá utilizar el informe del incidente como un documento oficial que describa todos los eventos que ocurrieron cuando ocurrió el incidente, así como a todos los involucrados.

Todos estos beneficios podrían ayudar a su institución, por lo que, como puede ver, es esencial que solicite a su personal y empleados que presenten un informe tan pronto como ocurra un incidente, especialmente si se trata de un accidente o lesión. Antes de pasar a aprender cómo completar un informe de incidente, primero echemos un vistazo a algunos consejos para escribir su informe de incidente.

Ejemplos de informes de incidentes

Consejos para escribir un informe de incidente 

Ahora que conoce los propósitos y los beneficios de hacer informes de incidentes, hablemos de algunos consejos para escribir uno. Antes de comenzar a formular una plantilla para un formulario de informe de incidentes, debe saber cómo debe escribir el informe en sí. Debe tener en cuenta estos consejos para poder elaborar un informe que sea valioso para su institución.

• Asegúrese de usar un lenguaje simple y “normal” al escribir su informe. Recuerde que diferentes tipos de personas de diferentes orígenes pueden terminar leyendo su informe, por lo que debe redactar sus declaraciones de tal manera que, sin importar quién las lea, el informe se entenderá. Agregar demasiadas palabras floridas o jerga técnica puede hacer que su informe sea incomprensible.
• Incluya las 5 W en su informe: quiénes estuvieron involucrados, qué sucedió, cuándo sucedió (fecha y hora exacta), dónde sucedió y por qué ocurrió el incidente.
• Asegúrese de escribir solo hechos objetivos. Si no está seguro de lo que sucedió, obtenga la información de fuentes confiables.
• Sea profesional y si puede, documente el incidente tomando fotos y videos con su teléfono móvil o cualquier dispositivo que tenga a mano.

Los incidentes deben informarse de inmediato, sin importar cuán pequeños sean. Informar un incidente de inmediato permitirá que se tomen medidas de corrección antes.

Estos consejos son muy simples, ¿verdad? Ahora que tiene mucha información sobre los informes de incidentes, pasemos a aprender cómo completaría un formulario o crearía su propio informe de incidentes.

Informe genérico de incidentes

Pasos y consejos para completar un formulario de informe de incidentes 

No importa quién sea o en qué tipo de entorno esté trabajando: corporativo, educativo o médico , debe saber cómo completar de manera eficiente un formulario de informe de incidentes. Su informe de incidente tendría que ser comprensible, preciso y preciso. Para guiarlo, aquí hay algunos pasos y consejos que pueden resultarle útiles para completar una plantilla de informe de incidentes.

• Por lo general, una institución ya tendría muestras de informes de incidentes, así como formularios que solo tendría que completar. Cuando ocurre un incidente, lo primero que debe hacer es obtener los formularios adecuados para poder presentar su informe.
• Es posible que no solo tenga que completar un formulario, sino que también deba seguir algunos protocolos o políticas que acompañarían al formulario. Asegúrese de seguir las reglas y pautas de su institución para que no tenga problemas para manejar el incidente.
• Dependiendo de su institución, es posible que deba anotar los detalles del incidente en un formulario o escribir los detalles en una computadora y simplemente imprimir el informe cuando haya terminado. De cualquier manera, debe asegurarse de que cuando esté listo, su informe esté ordenado y se pueda leer con claridad.
• Tan pronto como termine el incidente y todo se haya arreglado, sería una buena idea comenzar a hacer su informe. En lugar de esperar hasta el final del día para documentar el incidente, hágalo lo antes posible para que todos los detalles estén frescos en su mente y pueda anotar todos los detalles relevantes. Si está realmente ocupado, intente completar su informe al menos 24 horas después de que ocurrió el incidente.
• Brinda todos los detalles de lo que sucedió sin agregar ningún detalle irrelevante. Si está llenando un formulario, proporcione toda la información necesaria solicitada en el formulario para que se cumpla en su totalidad. Si no tiene un formulario, puede comenzar su informe con los siguientes datos:
  
  • La fecha, hora y lugar exactos donde ocurrió el hecho.
  • Su nombre completo y número de empleado o cédula.
  • Los nombres de las personas que estaban presentes cuando ocurrió el incidente.
  • Luego puede comenzar a describir el incidente con todo detalle.
• En primer lugar, tendría que escribir una declaración sobre la naturaleza del incidente. Narre las circunstancias por las que estaba en la escena cuando ocurrió el incidente. Si lo llamaron para presentarse en la escena del incidente, describa la llamada que recibió y también tome nota de la hora en que recibió la llamada. Usando oraciones objetivas, describa el incidente y cómo ocurrió.
• Es importante tener en cuenta que no debe escribir un relato de lo que cree que pudo haber sucedido, sino escribir todos los hechos y detalles que sabe que realmente ocurrieron.
• Use la narración en primera persona para describir los detalles de lo que sucedió. Asegúrese de presentar los detalles cronológicamente a partir de cuando llegó a la escena. Si estuviste allí desde el principio, entonces comienza desde allí.
• Asegúrese de escribir los nombres completos de todas y cada una de las personas involucradas en el incidente, incluidas en el informe. Identifique a todas las personas involucradas utilizando sus nombres completos, fecha de nacimiento, sexo y su número de empleado o cédula.
• Con cada párrafo, describa qué hizo cada una de las personas involucradas durante el incidente y qué resultó en sus acciones. Si puede, agregue citas de las personas que estuvieron involucradas en el incidente, así como de los testigos.
• No solo contó las acciones de las personas involucradas, también debe agregar una narración precisa de su propio papel en el incidente. Sea objetivo en su narración y asegúrese de incluir todos los detalles.
• Asegúrese de escribir todo lo que pueda recordar y sea minucioso al incluir los detalles. Esto es para que cualquiera que lo lea tenga una idea clara de lo que sucedió y no termine interpretando detalles vagos de manera incorrecta.
• Además, trata de ser lo más preciso posible. Si no está seguro de lo que sucedió antes de llegar a la escena, solicite información a las personas que realmente estuvieron presentes y que usted sepa que son confiables. También puede escribir cómo actuaron o se comportaron los testigos mientras relataban los detalles del incidente.
• No tiene que agregar palabras o información solo para agregar a su informe. Si es breve, no importa, siempre y cuando esté seguro de haber incluido todos los hechos y datos más importantes. También evite usar lenguaje técnico o jerga que otras personas puedan no entender.
• Recuerde ser honesto mientras escribe su informe. Incluso si se siente mal o avergonzado por la forma en que pudo haber manejado la situación, igual tendrá que escribir esos detalles. Esto garantizaría que su informe sea preciso, veraz y objetivo.
• Antes de enviar su informe, verifique dos veces todos los hechos y la información que anotó o mecanografió. Compruebe toda la ortografía de los nombres, así como los demás detalles. Si hay otros informes, compare el suyo con esos para asegurarse de que los hechos coincidan.
• Verifique, corrija y edite su informe donde sea necesario. Asegúrese de que su gramática sea correcta y que lo que ha escrito sea fácil de entender. También vea si ha escrito todas las palabras correctamente ya que este es un documento oficial.
• Cuando esté satisfecho con su informe, puede enviarlo a la persona a cargo de su institución.