Si desea recopilar y compartir el conocimiento profundo de su empresa sobre la industria en la que está involucrada, entonces escribir una plantilla de informe técnico es la manera perfecta de hacerlo. Una plantilla de esquema de papel blanco es un medio para difundir el conocimiento experto de su empresa y una herramienta valiosa también en las estrategias de marketing.
Plantillas de papel blanco
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¿Qué es un libro blanco?
Una plantilla de libro blanco es un informe o una guía que informa a los lectores de manera concisa sobre un tema complejo. Su objetivo es ayudar a los lectores a comprender el problema, cómo resolverlo y formular una decisión. La mayoría de los ejemplos de libros blancos están centrados en datos y generalmente se componen de documentos comerciales que tienen mucho texto.
Crear uno requiere una gran cantidad de investigación y datos. Además, se necesita una cantidad considerable de tiempo para leerlos. En términos de un formato de libro blanco, debe usar un tono de formalidad en los contenidos.
Ejemplos de libros blancos
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Seleccionar el tema de su libro blanco
Las plantillas de libros blancos en el mundo de los negocios sirven como un registro de la experiencia de la empresa en su campo. Estos documentos son para una audiencia fuera de su empresa. Esto los convierte en una herramienta valiosa para atraer lectores a su empresa al brindarles el conocimiento de la mejor calidad de la industria.
Pero tenga en cuenta que una plantilla de diseño de papel blanco no es un simple argumento de venta. Tiene la intención de vender su empresa enfatizando sus valiosas recomendaciones y experiencia interna sin hacer una oferta de negocios. Para llamar la atención de los lectores, tenga en cuenta estos factores al elegir un tema:
- Audiencia
La audiencia es siempre el primer factor a considerar en cualquier comunicación empresarial. Ya debería tener un público objetivo antes de escribir su plantilla de esquema de papel blanco. Las audiencias pueden incluir consumidores de toda la vida que ya están familiarizados con su negocio o nuevos clientes potenciales que no están familiarizados con su empresa e industria.
Debe determinar las principales preguntas del lector o sus «puntos débiles». Investigue sobre los temas y busque aquellos que no han sido completamente investigados o aquellos con información disponible que ya está desactualizada. - Experiencia
Asegúrese de que la plantilla del libro blanco coincida y destaque la experiencia de su empresa. Procure que el documento proporcione al lector un estudio completo que incluya conocimiento interno e investigación externa. Los propios expertos de su empresa deben conocer el contenido del libro blanco y cómo compilarlo. - Basado en problemas y enfocado en soluciones
Por lo general, un libro blanco debe identificar y luego tratar un problema específico. Es importante que tal problema sea oportuno y relevante. El documento podría tratar temas como nuevas tendencias, dilemas comunes, comparación de industrias, técnicas cambiantes, etc.
Formatos de papel blanco
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Preparándose para escribir su plantilla de libro blanco
Es necesario realizar una planificación inicial antes de que pueda comenzar a escribir una plantilla de documento técnico. Tomará un poco de tiempo hacer esto, pero es necesario asegurarse de crear un formato de papel blanco que sea efectivo y útil. Estos son algunos pasos para su preparación:
- Averigua para quién planeas escribir
Esto se refiere a aquellos que leerán tu trabajo. Por lo general, su agencia u organización ya tiene un público objetivo o clientes en mente. Si no lo hace, debe crear una guía completa que pueda ayudarlos. - Identifique los problemas que necesitan soluciones
Después de identificar a su público objetivo, ahora puede pensar en el tipo de información que requieren de usted. Como objetivo secundario, puede relacionar este requisito del cliente con sus propios servicios o productos. - Genere ideas
Conocer los problemas que necesitan soluciones es el tema del libro blanco. Después de esto, su próximo desafío es determinar qué problemas desea discutir en su documento. Necesitas investigar esto. También puede comenzar haciendo algunas preguntas significativas:
¿Cuáles son los temas más importantes?
Comience con los que requieren soluciones inmediatas.
¿Qué problemas se relacionan con mi negocio?
Por ejemplo, su empresa quiere ser reconocida como una autoridad en cualquier área en la que sea nuevo. Necesita encontrar conceptos que se alineen con sus objetivos o con su audiencia.
¿Cuál es su línea de especialización?
Los ejemplos de libros blancos pueden ayudar a fortalecer la percepción de que tiene una gran experiencia o conocimiento en un área específica por la que es conocido. - Utilice el formato adecuado del libro blanco
A veces, llegará a un punto en el que descubrirá que un formato diferente funciona mejor para llegar a su público objetivo y lograr sus objetivos . Si es así, no dudes en cambiar de rumbo.
Esquema del Libro Blanco
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El contorno de tu libro blanco
En promedio, muchos libros blancos son bastante extensos, pero el mismo procedimiento para delinear que usaría para piezas más cortas funciona bien de cualquier manera. Por supuesto, habrá algunos ajustes en la longitud del contorno. Un esquema eficaz para un libro blanco debe incluir lo siguiente:
- Título de Trabajo o Titular
No hay prisa por pensar en un titular, esto podría venir más tarde. Pero siempre es una buena idea comenzar con una “versión de trabajo” que describa el tema de su trabajo. - Resumen ejecutivo
Sea muy conciso con su resumen, una explicación de 200 palabras de lo que trata el documento debería ser suficiente. Piense en esto como una breve introducción sobre el tema sobre el que planea escribir. - Introducción
Introduce aquí los puntos que planeas desarrollar en el resto del documento. - Subtítulos
Al igual que el título, no es necesario que sean las versiones finales todavía. Pero asegúrese de saber qué contendrá cada sección. Como el título define el problema principal que necesita solución, considere cada subtítulo como un punto secundario u otro paso para resolver el problema. - Barras
laterales Muchos documentos técnicos aprovechan los cuadros de desglose o las barras laterales para proporcionar tablas de datos o información adicional. Ha visto el uso de estas barras laterales en muchas revistas. Enumere cualquier idea potencial para la barra lateral que pueda tener en cada sección. - Conclusión
Debe finalizar su libro blanco con un resumen conciso de los puntos clave. Incluso puede incluir declaraciones de llamada a la acción si lo considera apropiado.
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Investigar el contenido de su libro blanco
Las plantillas de informes técnicos sobresalientes generalmente se basan en investigaciones y se basan en hechos. Recuerde que sus opiniones se vuelven más creíbles si las respalda con hechos. La cantidad de datos o investigaciones necesarios para su informe técnico depende del tema que planee cubrir.
Incluso puede salir adelante simplemente usando Google o los propios conocimientos de su empresa. Sin embargo, si desea llevar las cosas a un nivel superior, debe investigar más. Aquí hay algunos consejos para usted:
- Profundice en varios informes
de investigación Utilice informes de investigación de la industria de la que forma parte su empresa. Pueden brindarle una base respaldada por datos para el contenido de su documento. Intente buscar grupos de investigación como los que presentan investigaciones originales. A partir de estos, puede citar estadísticas y hallazgos relevantes cuando corresponda. - Visite los sitios web gubernamentales
Hay muchos sitios web gubernamentales que pueden proporcionarle datos relevantes. Una vez más, esto depende del tipo de negocio en el que se encuentre. - Haga su propia investigación
Quizás este sea el paso más desafiante al escribir un documento técnico. Pero te dará los mejores resultados. Recuerda que tu competencia también puede acceder a cualquier información que esté disponible públicamente. Esto hace que la investigación original que haga usted mismo sea única y exclusivamente suya. Estos son algunos de los beneficios de la investigación original.
Demuestra que usted es una fuente confiable y autorizada junto con su organización. Si su libro blanco de autoinvestigación se convierte en una fuente de información altamente vinculada para otras personas y organizaciones, se podría correr la voz sobre las capacidades de su organización.
Dado que elaboró el documento técnico a través de su propia investigación, esto hace que su trabajo sea único y lo hace mucho más significativo que uno realizado en una tarde de trabajo con Google.
Hacer su propia investigación le brinda la oportunidad de saber más sobre su industria y su audiencia. Como ejemplo, supongamos que una empresa encuestó a la audiencia de su blog. A partir de esto, pudieron usar sus hallazgos para crear una publicación de blog (contenido de formato largo) de más de 5000 palabras.
Esa longitud por sí sola habría sido lo suficientemente buena como para convertirlo en un libro blanco. Aunque la publicación nunca se publicó, la empresa aprendió mucho sobre su audiencia a través de la investigación, incluidas cosas que nunca habrían sabido de otra manera. - Lea otros ejemplos
de libros blancos Es posible que haya otros libros blancos que hayan cubierto el mismo tema que usted está tratando. Encuéntrelos y léalos para que pueda determinar las brechas de conocimiento y las oportunidades para desarrollar contenidos existentes. Esto también asegura que su libro blanco sea más original en lugar de algo copiado. - Use un mapa mental
Hemos mencionado anteriormente que puede crear documentos técnicos extensos. En tal caso, puede sentirse abrumado al realizar un seguimiento de todas las fuentes, contenidos e ideas involucradas en la preparación de uno. Un mapa mental puede ser una herramienta de organización útil en tales casos. Esto le permitiría catalogar y conectar todas las diversas piezas de su libro blanco en una descripción general visual.
