Un Caso de Uso se suele utilizar en el diseño de software, pero como herramienta es eficaz para cualquier tipo de gestión. Un caso de uso define lo que debe suceder con una acción en particular para que esa acción se complete con éxito. Es importante usar un caso de uso porque describe fácilmente todo lo que se necesita para que un proceso en particular tenga éxito y también describe a todas las personas involucradas en él.
También ayuda a garantizar la continuidad del negocio; si las personas originales que diseñaron el sistema ya no están presentes, el caso de uso se puede leer fácilmente para comprender todo el pensamiento que estuvo involucrado en la creación de un sistema. Al diseñar software o cualquier otro tipo de proyecto , se utiliza un caso de uso como herramienta de planificación que garantiza que los usuarios y clientes tengan la mejor experiencia posible.
Plantillas de casos de uso
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Formatos de casos de uso
No existe un formato único para los casos de uso: hay muchos tipos y formatos diferentes que puede usar según la naturaleza de sus requisitos. Lo importante es asegurarse de que el caso de uso sea fácilmente comprensible. Siempre que su caso de uso contenga toda la información necesaria, puede usar cualquiera de los diferentes formatos o incluso puede crear un formato propio. Encontrará diferentes plantillas de casos de uso con diferentes diseños. Algunos tendrán la forma de una tabla, mientras que otros serán descriptivos y llenos de texto.
Ninguno de estos está mal y ninguno de estos está bien. El que es correcto es el que mejor sirve a su propósito. Si está definiendo acciones en términos técnicos, entonces una tabla es todo lo que necesita. Si está escribiendo sobre procesos complejos, necesitará un formato más descriptivo que explique todos los matices del caso de uso.
Es importante asegurarse de escribir todos los casos de uso de su empresa en un formato similar. Una vez que haya establecido un formato, la gente se acostumbrará a escribir de esa manera. Si cambia los formatos entre los casos de uso, se verá desorganizado y también será más difícil de entender para los lectores. Los formatos consistentes también permiten al lector conectar fácilmente diferentes casos de uso de procesos complejos en los que pueden estar involucrados cientos de casos de uso.
Secciones comunes de un caso de uso
Puede crear un tipo único de caso de uso para su organización específica, pero hay algunos términos comunes que se usan en casi todas las plantillas de casos de uso. Cualquiera que sepa qué es un caso de uso podrá comprender fácilmente todo el contexto de una acción siempre y cuando se asegure de que todas estas secciones estén presentes en el caso de uso.
- Nombre del caso de uso
- Resumen
- Actores
- condiciones previas
- Caudal
- Nivel
- Generar
- Partes interesadas
Ejemplos de casos de uso
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Actores
Los actores en el caso de uso son las personas o elementos que están involucrados en el proceso. Tomemos un ejemplo de caso de uso para ayudarnos a comprender todas las partes. Supongamos que una persona genera una solicitud de soporte en un sitio web para productos electrónicos. En tal situación, los siguientes actores están presentes:
actor principal
Un actor principal es la persona responsable del evento para el cual existe el caso de uso. En nuestro ejemplo, el actor principal será la persona que genera la solicitud de soporte haciendo clic en un botón en el sitio web de la empresa . Es importante escribir sobre el actor principal para informar al lector sobre a quién se dirige el caso de uso.
actor secundario
Un actor secundario es una persona o grupo de personas que se necesita para completar el proceso con éxito. Si alguien genera una solicitud de soporte en el sitio web, un representante de atención al cliente deberá brindarle soporte . Esto significa que otra persona tendrá que involucrarse y que el proceso debe notificarle. Por lo general, en la mayoría de las empresas cuando un cliente genera un ticket de soporte, este se entrega directamente a las personas que tienen asignada la tarea de ayudar a los clientes. La entrega al actor secundario, en nuestro ejemplo, es una parte necesaria del caso; de lo contrario, el cliente nunca recibirá el soporte que necesita.
Generar
Un disparador simplemente define la acción exacta que resulta en el caso de uso. Encontrará esta sección en la mayoría de las plantillas de casos de uso. En nuestro ejemplo, el desencadenante es cuando el cliente hace clic en el botón del sitio web para generar un ticket de soporte. Ese clic es lo que inicia el caso de uso dentro del sistema de soporte.
condiciones previas
Las condiciones previas son las condiciones que deben cumplirse para garantizar que se pueda cumplir el caso de uso. Si estas condiciones no se cumplen, entonces el caso no puede seguir su curso. En nuestro ejemplo, las condiciones previas son que:
- La persona que genera la solicitud debe tener una conexión a Internet activa
- El sitio web debe ser accesible para el cliente.
- El agente de soporte debe tener una conexión a Internet activa.
Las condiciones previas son necesarias para definir. Cuando las condiciones previas están mal definidas, la acción que se diseña puede no funcionar en absoluto o puede presentar errores graves.
Caudal
Debe definir el flujo del proceso que se inicia cuando se inicia un caso de uso. El flujo debe detallar cómo fluirá la comunicación, a quién se le mostrará la información, qué deben hacer y dónde terminará el actor principal.
Hay 3 cosas que debe mencionar al escribir el flujo.
Flujo básico
El flujo básico es el mejor escenario de lo que debería suceder en el caso de uso si se cumplen todas las condiciones. Entonces, en nuestro ejemplo, el flujo básico es el siguiente:
- El cliente visita el sitio web de soporte.
- El cliente hace clic en el botón «generar ticket de soporte»
- El cliente es llevado a una página donde se le dice que el soporte estará presente en breve.
- El ticket se envía al departamento de soporte.
- Un representante de atención al cliente se apodera del ticket.
- El representante de atención al cliente es enviado a la misma página que el usuario donde hay un cuadro de chat.
- El representante de atención al cliente brinda ayuda y soporte al cliente.
- El cliente cierra la ventana de chat.
- El representante de atención al cliente cierra el ticket de soporte e ingresa información sobre la sesión.
- El caso de uso termina
Debe definir el flujo del caso de uso si está diseñando el software o el proceso. El flujo le dice a la gente lo que se debe hacer para que el caso de uso sea posible.
suplentes
¿Existen rutas alternativas por las que se puede realizar la acción? En nuestro ejemplo de caso de uso, el flujo alternativo puede ser que el cliente solicite ser contactado por teléfono. O pueden solicitar que alguien vaya a su casa para ayudarlos con el producto. Todas las posibles rutas alternativas que se pueden tomar para el caso de uso deben mencionarse aquí.
Excepciones
Esto dicta lo que sucede cuando ocurre una falla en el flujo. En nuestro ejemplo, hay varias formas en que pueden ocurrir excepciones:
- El cliente pierde su conexión a Internet entre el chat. Luego se les muestra un mensaje de error.
- El representante de servicio al cliente cierra accidentalmente la ventana de chat y finaliza la sesión de soporte. Se informa al cliente que otro representante estará con él en breve.
Las excepciones son tan importantes de definir como el flujo básico. Cualquier buen sistema debe tener precauciones en caso de falla. Al conocer todas las excepciones, podrá definir fácilmente lo que debe hacerse en tal caso.
Nivel
Es importante clasificar el caso de uso con un nivel para explicar la urgencia con la que se debe tratar. El nivel depende del tipo de empresa; una empresa de electrónica normal clasificará la mayoría de las quejas de los consumidores como de nivel alto, mientras que la retroalimentación general se clasificará como de nivel inferior. Debe asegurarse de que quien lea el caso de uso se dé cuenta de su importancia para garantizar que le dedique la cantidad de tiempo adecuada.
Partes interesadas
¿Quiénes son las personas que se verán afectadas por el caso de uso? Cualquier gerente de proyecto podrá decirle cuán importante es esta sección en una plantilla de caso de uso. No hay forma de escribir un buen proceso si sabe quién se verá afectado porque solo cuando conozca a todas las personas involucradas podrá asegurarse de que su diseño haga todo lo que debe hacer. En nuestro ejemplo, hay varias partes interesadas:
- El Departamento de Atención al Cliente: el propósito de todo el departamento es garantizar la satisfacción del cliente.
- El departamento de ventas: si el cliente no puede solucionar su problema, es posible que desee devolver el producto, lo que supondrá una pérdida para el departamento de ventas .
Diagramas de casos de uso
Una excelente manera de asegurarse de que el caso de uso que escriba sea fácilmente descifrable es crear un diagrama que defina todo lo relacionado con el caso de uso. Las personas son mucho mejores en las señales visuales que en la lectura. Solo mire nuestro ejemplo de diagrama de caso de uso que se basa en el ejemplo que hemos estado usando:
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Este es un diagrama muy simple, pero un vistazo le permitirá saber qué se debe hacer y quién lo hace. Puede agregar fácilmente más detalles en función de la complejidad de su propio caso de uso, así como de las personas involucradas en él. Los diagramas de casos de uso, como los propios casos de uso, no tienen un formulario establecido que pueda seguir. Hay formas comunes de hacerlo, pero siempre que su diagrama de casos de uso sea fácil de entender, no importa si se desvía de las normas.
Ventajas de un caso de uso
Si está diseñando un software o un proceso, entonces es necesario desarrollar un buen caso de uso para todo lo que puede suceder. Los casos de uso no están restringidos a procesos o software; son una herramienta eficaz para cualquier tipo de gestión. La mayor ventaja de un caso de uso es que actúa como modelo para todo el proceso. Una vez que escriba un caso de uso, cualquiera que venga después de usted podrá solucionar fácilmente cualquier problema que esté ocurriendo. En lugar de dedicar tiempo primero a comprender el sistema, podrán leer el caso de uso y comenzar directamente a verificar qué salió mal.
Cuanto más detallado es un caso de uso, más fácil es de entender. Asegúrese de que el resumen del caso de uso defina correctamente el contexto del caso de uso.
Crear nombres únicos y explicativos
La denominación de casos de uso generalmente se realiza en función de los estándares de datos de una organización. Si su organización ya ha estado usando casos de uso, asegúrese de nombrar su caso de uso con la misma terminología que los otros casos de uso. Los casos de uso deben poder buscarse y deben estar fácilmente disponibles cuando sea necesario. Algunas empresas simplemente asignan identificaciones numéricas para garantizar que los casos de uso se indexen y mantengan fácilmente.
Ejemplos de casos de uso
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Mejores prácticas al escribir un caso de uso
Un caso de uso no es el lugar para mostrar su creatividad; debe investigarse y detallarse meticulosamente. También tiene que ser sencillo. Al escribir un caso de uso, asegúrese de incluir todo lo que está involucrado en la acción y nada más. Un buen caso de uso también contendrá un diagrama, que ayuda al lector a comprender lo que está sucediendo.
Asegúrese de que todas las secciones del caso de uso se hayan delineado correctamente. Si su acción necesita secciones especiales para explicarla correctamente, siéntase libre de agregar tantas secciones como desee. Algunos casos de uso técnico tienen muchas secciones que detallan las diferentes tecnologías y el software diferente que está involucrado en el caso de uso, mientras que otros son simples como el ejemplo que dimos anteriormente. Al fin y al cabo, lo único importante es que el lector entienda todo sobre esa acción.
