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Las reuniones de la junta generalmente terminan tomando más tiempo de lo esperado. Siempre parece haber escasez de tiempo cuando se trata de discutir el estado de cosas de la empresa. Aún así, hay formas de mantenerlo estructurado para ahorrar tiempo y lo mejor es establecer una agenda de reunión de la junta enfocada para ayudar a maximizar la eficiencia, la productividad y la precisión.

Plantillas de agenda de reuniones de directorio

Estructura de la agenda

La agenda típica de una reunión de directorio generalmente incluye un encabezado con información de identificación. Tiene otras partes delineadas con números romanos, cada una de las cuales identifica elementos que son temas para su discusión. Para crear la estructura de la plantilla de agenda de la reunión de la junta, incluya lo siguiente:

• Encabezado
  
  Aquí es donde indica el nombre y la dirección comercial de su empresa junto con la hora, la fecha y el lugar de la reunión.
• Llamada al orden
  
  Por lo general, la primera orden del día en una reunión de la junta es el anuncio del presidente de la junta sobre la llamada al orden y la hora. El secretario toma nota de esta información en el acta de la reunión. Después de la llamada al orden, el presidente de la junta puede comenzar la reunión.
• Cambios en la agenda
  
  El segundo orden del día es que el presidente de la junta pregunte si hay algún cambio en la agenda. Si los hay, hará eliminaciones o adiciones a la agenda de la reunión de la junta directiva en este momento. Si no hay cambios, el orden del día puede pasar a aprobarse el acta de la reunión anterior.
• Aprobación de Actas
  
  Este es el 3er punto de la agenda. Debe incluir la fecha de la última reunión. Los miembros de la junta deberían haber adquirido su propia copia del acta de la reunión de la junta más reciente. Aquellos que no han tenido la oportunidad de hablar sobre cambios o correcciones durante este punto de la agenda.
• Informes
  
  Esta es la cuarta orden del día en la agenda. El informe debe provenir del Director Ejecutivo e incluir una revisión de proyectos y operaciones. Es responsabilidad del Director Ejecutivo brindar una descripción general de las perspectivas comerciales de la empresa, incluidas las tendencias negativas y positivas, las actualizaciones comerciales, las principales iniciativas y otros aspectos importantes.
• Asuntos
  
  anteriores Incluidos en esta parte de la agenda están los asuntos anteriores que no ha resuelto, que necesitan una votación de la junta o que necesitan mayor discusión. Puede presentar estos elementos o remitirlos a un comité para su discusión.
• Nuevos Negocios
  
  Estas son las discusiones sobre nuevos temas de negocios y planes de acción. El plan puede incluir la presentación de los elementos, la demora de las acciones o la remisión de los elementos a un comité.
• Comentarios, anuncios y otros asuntos
  
  Aquí es donde usted y los demás miembros de la junta pueden hacer anuncios como ofrecer condolencias , mensajes de felicitación u otros anuncios importantes. Puede discutir cualquier otro asunto que no esté incluido en su agenda la próxima vez.
• Clausura
  
  Esto indica el final formal de la reunión anunciado por el presidente de la junta. El presidente de la junta deberá hacer constar la hora en que terminó la reunión para que el secretario incluya esta información en el acta. La fecha de la próxima reunión debe ser posterior a la clausura para que los miembros puedan marcar sus calendarios.

Orden del día de las reuniones de la Junta Directiva

¿Qué debe incluirse en la agenda de una reunión de directorio?

Para cualquier empresa, el directorio es importante como medio para cuestionar las decisiones tomadas por la gerencia ejecutiva. También diseña estrategias que aseguran que los objetivos de la administración y de la empresa se alineen mientras se enfoca en el crecimiento y la viabilidad a largo plazo de su negocio. La agenda típica de una reunión de directorio debe incluir:

• Declaración de los directores
• Acta de la reunión anterior
• Una actualización estratégica que incluye una actualización sobre las condiciones comerciales y el progreso con respecto a los objetivos
• Una actualización financiera que incluye cuentas de gestión, informes financieros e indicadores clave de rendimiento
• Una actualización operativa de los ejecutivos que incluye detalles de alto nivel sobre el rendimiento de los productos y otra información pertinente
• Actualizaciones sobre cualquier proyecto existente o detalles de cualquier proyecto próximo
• Actualizaciones legales o reglamentarias (si es necesario)
• Incluya el riesgo como un tema permanente en la agenda de la reunión de la junta para que pueda monitorear las amenazas potenciales para su empresa y revisarlas regularmente. Además, esto le permite implementar medidas para hacer frente a dichos riesgos.

También es recomendable incluir en las reuniones de directorio los asuntos que atañen al futuro de su empresa. Estos asuntos pueden incluir políticas de toda la empresa, planificación comercial, planificación de la sucesión y estrategias a largo plazo.

En general, hay una serie de temas reservados para una plantilla de agenda de reunión de directorio que se describen en los estatutos y memorandos de la empresa. Por lo general, esto incluye lo siguiente:

• Estrategia y gestión
• Informes y controles financieros
• Controles internos
• Membresía y nombramientos de la junta
• Remuneración ejecutiva
• Evaluación del desempeño
• Delegación de autoridad
• Asuntos de gobierno corporativo

Debe mantener las actas exactas de todas las reuniones de la junta e ingresarlas en un libro de actas. Las actas deben indicar los asuntos que se han tratado en las reuniones junto con las decisiones tomadas y los acuerdos adoptados. Debe dejar que el presidente de la reunión firme esto tan pronto como lo apruebe la junta como un reflejo exacto de su reunión.

Plantillas de agenda para reuniones de juntas sin fines de lucro

¿Cómo se escribe una agenda para una reunión de la junta?

Es posible que ya haya visto ejemplos de preparaciones inadecuadas y temas mal elegidos para las deliberaciones de las reuniones. Esto podría resultar directamente en las actitudes desinteresadas de los miembros de la junta. Este es un ejercicio costoso, ya que solo haría perder el tiempo a las personas más valiosas de su empresa.

Como tal, debe evitar esto tanto como sea posible. La única forma segura de evitar tal percance es idear una agenda dinámica para la reunión de la junta directiva. Solo hay unos pocos pasos a tener en cuenta para crear una agenda de reunión de la junta de muestra poderosa y efectiva para configurar sus reuniones para que sean colaborativas, atractivas y productivas.

• Organice la información de forma lógica
  
  Tener una agenda de reuniones de directorio organizada le ayudará a crear reuniones de directorio que sean mucho más atractivas. Piense en la agenda como la hoja de ruta para el presidente que actúa como fuerza impulsora en sus reuniones. La agenda lo ayudará a pasar de un tema al siguiente, después de abordar todos los asuntos comerciales.
  
  También evita que se tome demasiado tiempo con temas específicos que pueden tratarse mejor en las reuniones del comité. Para que cada tema se cubra lo suficiente, debe utilizar una organización clara en las agendas que cree.
• Evite el error de la sobrecarga de información
  
  No caiga en la trampa de incluir demasiados informes o demasiada información en sus agendas. Si bien es cierto que los miembros de la junta requieren información para funcionar de manera eficiente, no debe abrumarlos con tareas innecesarias. Esto puede llevar a que los miembros de la junta ignoren su agenda porque no tienen tiempo para revisar un documento tan largo.
• Concéntrese en la esencia del documento
  
  Debe asegurarse de que todos los elementos que incluya en su agenda tengan un contenido sólido que invite a la colaboración. Una agenda bien formateada no vale nada si no tiene elementos de agenda accionables. En términos más simples, la apariencia de una agenda importa menos que lo que planea cubrir.
  
  Una buena medida es planificar primero la reunión y luego pensar en la mejor manera de comunicar su plan. Comience eligiendo temas que afectarán a la mayoría de los miembros. Si los temas son muy relevantes para todos los miembros de la reunión, naturalmente será más significativo y estimulante. Si no puede encontrar ningún tema que afecte al menos a la mitad de los miembros de su junta directiva, es posible que se enfrente a un problema más profundo.
• Solicite aportes de otros
  
  Para una agenda más dinámica y efectiva, puede considerar pedir aportes a los miembros de la junta. Como dice el refrán, “dos cabezas, o en este caso, varias, piensan mejor que una”. La recopilación de aportes de los miembros puede generar entusiasmo y también asegurará que no se pierda ningún punto importante de discusión.
  
  Una cosa simple que puede hacer es rodear la mesa antes de que comience la reunión y preguntarle a cada miembro si tiene algo que quiera discutir. En cuanto a los temas ya programados en la agenda, aún puede ir y preguntar a los miembros si quieren agregar algo. A veces, sin embargo, los miembros dirían que no tienen nada que agregar y esto podría ser un mensaje significativo en sí mismo.
  
  Es una indicación de que la persona siente que el tema se ha abordado adecuadamente e indica que está lista para pasar al siguiente punto. Pero recuerda también que si esto sucede con frecuencia, podría significar que tu agenda es demasiado larga.
• Envíe la agenda con anticipación
  
  Si desea que los miembros de la junta vengan preparados para la reunión, debe enviarles la agenda con anticipación. Tan pronto como haya completado la agenda con elementos clave para la toma de decisiones y puntos de discusión prácticos, debe compartirlos con los miembros de la junta.
  
  Hacer esto les da la oportunidad de contribuir activamente y prepararse por completo, especialmente para aquellos a quienes ha asignado para cubrir uno de los elementos. Con suficiente tiempo de revisión, la agenda brindará a los miembros de la junta cierto nivel de detalle sobre los temas de discusión y los inspirará a hacer preguntas provocativas que, en efecto, pueden iniciar una colaboración entusiasta.

Ejemplos de agenda de reuniones de la junta